İşletme Satın Alma: İşletme Satın Alma Karar Verme Birimi ve İşletme Satın Alma Süreci

İşletme Satın Alma hakkında bilgi edinmek için bu makaleyi okuyun : İşletme Satın Alma Rolü Karar Verme Birimi ve İşletme Satın Alma Süreci!

Bir kuruluş farklı türde ürünler satın alır. Makine ve ekipman gibi bazıları çok pahalıya mal olabilir ve daha da önemlisi, şirketin verimliliğini ve rekabet edebilirliğini uzun süre etkiler. Kırtasiye ürünleri gibi diğer kalemler de şirketin faaliyetlerini önemli ölçüde etkilememektedir, ancak satın alım hacmi nedeniyle önemli olmaktadır.

Resim Nezaket: blog.rocketlawyer.com/wp-content/uploads/2011/01/Business_haandslag_sh_lille.jpg

Düzenli olarak ihtiyaç duyulan hammadde ve bileşenler gibi başka ürünler de var ve tedariklerin sürekliliğini sağlamak zorunda.

Satın alınan ürünlerin farklı niteliklerine ek olarak, ticari satın alma davranışı, birçok insanın satın alma sürecine dahil olması ve çatışan gereksinimleri olabilecek katılımları ile daha da artmaktadır. İşletmelere satış yapan pazarlamacıların, iş alıcılarına satış ile ilgili komplikasyonları anlamaları önemlidir.

İş Satın Alma: Karar Verme Birimi (DMU) Kimdir?

Hemen hemen her şirketin ya satın alma departmanı ya da satın alma kararını veren, satın alma kararını etkileyen ya da satın alma yetkisine sahip olan tek kişi onlar değildir.

Satın alınacak nihai karar, Karar Verme Birimine (DMU) veya Satın Alma Merkezine aittir. DMU, şirketin organizasyon şemasında görünmüyor ve bu mutlaka sabit bir varlık değil. DMU üyeleri, satın alınan ürünün türüne ve satın alma sürecinin aşamasına bağlı olarak katılır ve ayrılırlar.

Karmaşık ekipman için, satın alma işleminin ilk bölümünde mühendisler birincil etkileyiciler olabilir, ancak makine özelliklerine ve tedarikçiye karar verildikten sonra, mühendisler DMU'dan ayrılacaktır.

Ekipman üretim, teslimat ve kurulumundaki ilerlemenin izlenmesini içerebilecek olan satın alma sürecinin sonraki bölümünde, alıcılar ve tesis mühendisliği departmanı personeli DMU'nun çalışmasında öncü bir rol oynayabilir.

Başarılı bir satış için, DMU üyelerinin tedarikçilerin satıcıları tarafından tanımlanması zorunludur. Satıcı, çeşitli fonksiyonlara sahip personel ile tanışmadığı ve gelecekte şirketin muhtemel alımlarını ve bunlarla ilgilenecek kişileri takip etmediği sürece yapılamaz.

Tedarikçinin satış elemanlarının satış faaliyetlerini yalnızca satın alma departmanındaki insanlara yoğunlaştırması ölümcül olur. Bir ziyarette bulunduğunda, bir satıcı, alıcının şirketinin mümkün olduğu kadar çok kişiyle buluşmalıdır. Ayrıca, satışçıların satın alma işlemleri arasında alıcı şirketleri ziyaret etmeleri ve olası alımların farkında olmaları da önemlidir.

Satıcıların gelecekteki alımlarında satıcı firmadan önemli roller oynayabilecekleri için, satıcıların, satın alma şirketinin çeşitli fonksiyonel uzmanlarıyla ilişkileri sürdürmeleri de önemlidir.

Ticari pazarlarda, alımlar arasında gerçekleşen olaylar, alımlar sırasında olanlardan muhtemelen daha önemlidir. Ticari pazarlamacılar yıl boyunca iş başında olmak zorunda. Bir satış onlar için asla kapalı değildir.

DMU’daki roller:

Bir kuruluştaki satın alma sürecinde farklı insanlar farklı roller oynarlar. Roller, bir organizasyondaki farklı fonksiyonel alanlara ait olmaları nedeniyle farklılık gösterir.

başlatıcı:

Satın alma işlemine başlayanlar onlar.

Sermaye ekipmanı alımlarında, ekipman yeni bir bileşen veya yeni bir ürün yapmak için kullanılacaksa, girişim mühendislik departmanından gelebilir. Ekipman zaten kullanılıyorsa, mevcut ekipman yeterli miktarda veya yeterli kalitede üretilmiyorsa, üretim departmanı tarafından yeni bir tane talep edilebilir.

Nihai ürünün bir parçası haline gelen bileşenlerin olması durumunda, yeni lotların satın alınması için inisiyatif üretim ve planlama kontrol departmanından gelecek. Ekipmanın yedek parçaları için, girişim bakım departmanından veya mağaza personelinden gelebilir.

Ofis ekipmanı için, satın alma rutin nitelikte ise girişim idari departman tarafından başlatılabilir, ancak ekipman şu anda kullanılmakta olanlardan farklıysa, kullanıcıların inisiyatif alması gerekebilir.

Genişleme durumunda, başlangıç ​​üst yönetimden gelebilir. Satış elemanlarının, alıcının şirketindeki her bölümün sorumluluklarını anlamaları çok önemlidir. Bir departmanın bir ürünün satın alma sürecinde başlatıcı olarak rolü, organizasyondaki sorumluluklarının türüne bağlı olacaktır.

Etkileyici unsurlar:

Satın alma sürecinde bilgi sağlayan ve karar kriterleri ekleyen kişilerdir. Ticari satın alımlarda, etkiler doğada değişmektedir. Sermaye ekipmanı ve bileşen alımları için önemli hususlar kalite, çıktı, miktar, birim başına üretim maliyeti, teslimat süresi ve bakım kolaylığı olabilir.

Bu önlemlerden sorumlu olan çeşitli departmanlar satın alma sürecini etkilemeye çalışacak ve en sonunda satın alınan ekipmanın kendi kriterlerini yerine getirmesini sağlayacaktır. Bazen çeşitli bölümlerin gereksinimleri birbiriyle çelişebilir. Örneğin, aynı ekipman aynı anda yüksek kalite ve düşük üretim maliyeti gereksinimlerini karşılayamayacak.

Satın alma sürecindeki çeşitli paydaşların birbirlerinin gereksinimlerini net bir şekilde anlamaları ve ödün vermeye hazır olmaları ve sadece kendi bireysel gereksinimlerini karşılamak için çok fazla zorlamamaları çok önemlidir.

Güçlü bir etkileme bölümü, genel ekipman etkinliğinin zararına karşı kendi yoluna sahip olabilir. Üst yönetim, satın alınan seçim ekipmanının genel iş hedeflerine zarar veren belirli bir departmandan gereğinden fazla etkilenmediğinden müdahale etmemeli ve bu garantiyi sağlamalıdır.

Satış elemanlarının, satın alımda ilgilenen departmanların hisselerini anlamaları önemlidir. Bir departman, gereksinimleri karşılanmazsa satın alma işlemini durdurabilir.

Tedarikçi firma uzmanları, kendi endişelerini gidermek için ayrı ayrı bölümlerle konuşmaya hazırlanmalıdır. Satıcılar, alıcı şirketin üyelerinin bir ekip olarak yönetilebileceğine ve DMU'nun bireysel üyelerine yaklaşmanın uygun olmadığına inanıyor.

Ancak, DMU'nun sınırsız üyeleri, tedarikçinin ürünü hakkında, temizlenmesi gereken gerçek şüphelere sahiptir. İş pazarlamacısı, satın alma şirketinin çeşitli bölümleri arasındaki gereksinimlerdeki farklılıkları uzlaştırmak konusunda sorumluluk almak zorundadır.

Bu farklılıkların alıcı şirketin iç meseleleri olduğuna inanırsa, bu hiçbir yararı olmaz. İlgili tüm departmanlar farklılıklarını uzlaştırıp ürününe razı olmadıkça ürününün satılmayacağını anlamalıdır.

Farklı şirketlerde seçim kriterleri farklı şekilde sıralanabilir. Belirli bir şirkette kalite baskın kriterler olabilir ve satış görevlileri ürünün kalite yönlerini göstermek zorunda kalacaklar, oysa diğer bazı şirketlerde çıktı kapasitesi ana düşünce olabilir.

Bu nedenle, herhangi bir iş ürününün satıcısı, ürünün farklı alıcılarına farklı düşüncelerini vurgulamak zorunda kalacaktır. Bir satıcı, alıcının baskın seçim kriterlerini anlamıyorsa, ürününü yanlış parametreler üzerinde sertleştirmeye çalışabilir.

Bazen satış elemanı, alıcıyı, daha az önemli olan seçim kriterleri üzerinde daha üstün bir değer sunarak, kendi baskın seçim kriterlerinden bir fedakarlık yapmaya ikna etmek zorunda kalabilir. Satıcının alıcının aradığı değere kıyasla teklif ettiği değerleri açıklığa kavuşturması gerekir.

Örneğin, bir alıcı satıcının rakibinin bileşenlerini daha düşük bir fiyata sunduğunu iddia ederse, satış elemanı, alıcı için daha iyi bir değer, üstün kalite, daha iyi teslimat koşulları (zamanındalık gibi) veya Alıcının alıcısı. Satıcının alıcı ile güçlü bir ilişkisi varsa ve alıcıya güveniyorsa, alıcının aslında yanlış seçim kriterlerini kullandığını söyleyebilir.

Final:

Bir tedarikçi seçme yetkisi olanlar. Bazı satın alımlar için, ana etkiler satıcıya toplu olarak karar verebilir. Başlıca etkiler, aslında bir grup olarak oturabilir, farklılıkları çözebilir ve bir tedarikçiyle ortaklaşa anlaşabilir. Ancak, diğer durumlarda, büyük etkileyiciler, üst yönetimde olacak olan gerçek bir karar verici için çalışabilir, ancak resmi olarak büyük etkileyiciler grubu karar alıcılar olarak belirlenebilir.

DMU nihai kararı verse bile, grup normalde, satın alınacak üründen departmanı en belirgin şekilde etkilenecek kişi tarafından etkilenmesine izin verir. Ekipman gibi büyük alımlar için nihai karar üst yönetim tarafından alınabilir.

Kullanıcı:

Kullanıcılar ürünü kullanan bireyler veya gruplardır. Ekipmanlar için kullanıcı üretim departmanıdır; bileşenler için, kullanıcı montaj departmanıdır; Sarf malzemelerinin çalıştırılması için kullanıcı bakım departmanı olabilir.

Kullanıcı departmanından gelen geri bildirimler, gelecekte de şirketle iş yapan tedarikçi için önemlidir. Satıcı firma, kullanıcı departmanı ile bir iletişim hattını sürdürmek ve ürünün kullanımıyla ilgili her türlü şekilde yardımcı olmayı teklif etmek zorundadır.

Kullanıcılarla uzun vadeli ilişkiler geliştirmek mümkündür, çünkü çoğu ekipman uzun süredir çalışmaktadır. Kullanıcı, yaklaşmakta olan alımlar ve önemli etkileyiciler hakkında ihbarlar sağlayabilir. Bu bilgiler, bir tedarikçiye satın alma sürecinde rakipler üzerinde bir liderlik kurmasında yardımcı olur, çünkü şirkete erken dönemde tespit edilen etkileyicilerin seçim kriterlerine göre bir teklifle yaklaşabilir.

Alıcılar:

Bazı şirketler, kullanıcıların kendi seçtikleri bir tedarikçi grubundan düşük fiyatlı ürünleri satın almalarına izin verebilir. Ancak çoğu şirket, tüm satın alımların satın alma departmanından yönlendirilmesini gerektirir. Bu nedenle, satın alma departmanı bir tedarikçi seçiminde marjinal bir role sahip olsa da, sipariş satın alma departmanı tarafından verilecektir.

Satın alma departmanı, satıcının mülkündeki ürünün tamamlanma sürecini takip edebildiği ve zamanında teslimatını sağlayabildiğinden bu uygulama yararlıdır. Bazen etkileyiciler, teçhizatın fiyatının göz ardı edilebileceği bireysel parametrelerine odaklanabilir. Çoğu etkileyici ve kullanıcı, fiyattan gerçekten rahatsız değil.

Üründen elde etmek istedikleri değere odaklanırlar. Akıllı işletme pazarlamacıları, ürünlerinin ve yüksek fiyatlarının haklı çıkmasında kullanıcıların ve etkileyicilerin onayını alacaklardır. Etkileyenlerin ve kullanıcıların en büyük kaygısı, gereksinimlerinin ürün tarafından karşılanması ve tüm gereksinimlerinin karşılanması durumunda ödenmesi gereken fiyat hakkında alıcılara sürekli olarak hatırlatılması gerektiğidir. Satın alma departmanı, ekipmanın, tüm etkileyicilerin tüm parametrelerini karşılayacak şekilde uygun fiyata satın alınmasını sağlar.

Birden fazla tedarikçinin onayladığı ürünler var. Satın alma departmanı, çeşitli tedarikçilerin kotasına karar vermede önemli bir rol oynamaktadır. Hazır satın alınabilecek standart ürünler için alıcılar gerçek karar vericilerdir. Satış görevlileri, bu tür ürünler için satın alma departmanlarını etkilemeye çalışmalıdır.

Kapı görevlileri:

Bir kapı bekçisi bilgi akışını kontrol eder veya bir DMU üyesine erişim izni verir veya önler. Bir tedarikçi, DMU’nun diğer üyeleriyle irtibata geçmeden önce izni alınması gereken bir alıcı olabilir. Satın alma departmanı, tedarikçi ile şirketteki çeşitli karar vericiler arasındaki tüm tartışmaların bu yolla yönlendirilmesi konusunda ısrar edebilir.

Bu, satın alma departmanı nihayetinde iyi bir satın alımdan sorumlu olduğu için iyi niyetli olabilir, bu yüzden tedarikçi ile karar vericiler arasında neyin kararlaştırıldığını bilmeli ve tedarikçi tarafından uygulanmasını sağlamalıdır. Ancak bu gereklilik satın alma departmanına çok fazla güç veriyor. Ayrıca, ürünlerini sunabilecek az sayıda tedarikçi satın alma departmanı tarafından seçilir.

Çok önemli kararlar için, karar alma birimi karmaşıktır ve satın alma organizasyonu içindeki çok sayıda yöneticiyi içerir. Satış elemanı, DMU’nun kilit üyelerini tanımlamalı ve bunlara ulaşmalı ve onları kendi ürün seçim kriterlerini karşıladığına ikna etmelidir.

Tedarikçi seçimindeki birçok etkileyici arasında yalnızca biri olabileceğinden, yalnızca satın alma müdürüyle iletişim kurmak yetersiz kalacaktır. Çözülecek sorun oldukça teknik olduğunda, tedarikçiler sorunları çözmek için alıcı firmadaki mühendislerle çalışmak ve siparişi güvenceye almak zorunda kalabilirler.

Karar alma birimi üyelerine satış elemanlarına erişilemez ise, onlara ulaşmak için reklam veya doğrudan posta kullanılabilir. Kullanıcıların önemli etkenler olduğu ve ürünün nispeten ucuz ve tüketilebilir olduğu durumlarda, serbest numuneler tercih edilmesinde etkili olabilir.

İş Satın Alma Süreci:

Çoğu satın alma durumunda, bir şirket bazen bilinçsiz bir şekilde aşağıdaki süreci izleyecektir. Tedarikçi tüm bu aşamalarda alıcıyı etkileme şansına sahiptir.

Bazı durumlarda, rutin yeniden satın alma durumundaki gibi bazı aşamalar atlanacaktır. Alıcı rutin olarak mevcut bir tedarikçiden yeniden sipariş verir (kırtasiye). Karar ne kadar karmaşıksa ve madde ne kadar pahalıysa, her aşamadan geçilme olasılığı o kadar fazla olur ve süreç daha fazla zaman alır.

Bir problemin veya ihtiyacın tanınması:

İhtiyaçlar ve sorunlar, iç veya dış ipuçlarıyla tanınabilir. Dahili bir faktör, yeterli kapasiteye sahip olmamak, ekipman satın alma kararına yol açmak veya makinelerinin kaliteli ürünler üretmediğini ima eden müşterilerden ürün iadeleri olabilir.

Bir ihtiyacın içsel olarak tanınması, yeni ekipman için bir talep gönderen üretim müdürü gibi aktif davranışa yol açar. Dahili olarak tanınan bazı problemler, daha fazla sıkıntı yaşanması nedeniyle ele alınmayabilir.

Bir satış elemanı, bir departman veya bir bireyin bazı ekipman gerektirdiğini ancak satın alım ile baskı yapmadığını keşfettiğinde, satış elemanı bazı teşvikler sunabilir veya en azından ona bir teklif gönderebilir. Bazı potansiyel sorunlar dahili olarak tanınmayabilir ve yalnızca dış ipuçları nedeniyle sorun olabilir. Satış görevlileri gerekli ipuçlarını sağlayabilir.

Üretim yöneticileri, başka bir daha verimli yöntemden haberdar oluncaya kadar üretim sürecinden memnun olabilir ve ayrıca rakipler zaten onu kullanıyor. Ancak, ürün hala satışta olabileceği için şirketten harekete geçmesi istenmeyebilir. Bu farklı ihtiyaç tanıma seviyelerinin, tedarikçilerin satıcıları için önemli etkileri vardır.

Alıcının pasif koşulu, bir satıcının sorunu, maliyet yetersizliklerinin ve diğer semptomların dikkatli bir şekilde analiz edilmesiyle vurgulamak zorunda olduğu anlamına gelir, böylece sorunun daha acil ve çözüme ihtiyaç duyduğu algılanır.

Satış elemanı, alıcının operasyonları ile her şeyin iyi olmadığını ve geliştirilebileceğini vurgulamalıdır. Bir alıcı bir sorunu anladıktan sonra, sorunu çözmek istiyor ve şimdi tedarikçi, ürünlerinden rekabet karşısında farklı bir avantaj göstermesi gerekiyor.

Şartname ve ihtiyaç duyulan kalem miktarının belirlenmesi:

Karar verme birimi, neyin gerekli olduğunu açıklar. Satış elemanlarının spesifikasyonları etkileme kabiliyeti, şirketlerine satın alma sürecinin sonraki aşamalarında avantaj sağlayabilir. Satın alan şirketi, yalnızca ürünlerinin sahip olduğu özellikleri belirlemeye ikna ederek, satış bu aşamada neredeyse tamamen kapatılabilir.

Bu nedenle, satış ekibinin satın alma sürecinde çok erken bir zamanda alıcıyla ilgilenmesi ve alıcıların yöneticileriyle spesifikasyonlarını etkilemesine izin verecek kadar güçlü ilişkileri olması önemlidir.

Potansiyel kaynakların aranması ve nitelendirilmesi:

Ürün ne kadar ucuz ve önemliyse ve alıcı o kadar fazla bilgiye sahip olursa, o kadar az arama yapılır. Satınalma departmanı potansiyel tedarikçiler hakkında bilgi tutar. Tedarikçilerin satın alma departmanı ile irtibat halinde olması önemlidir. Bir tedarikçi broşürlerini şirketlere göndermelidir, böylece ürünü için bir gereksinim geldiğinde şirketler tedarikçiyle iletişim kurabilir.

Tekliflerin kazanılması ve analizi:

Teknik uzmanlıkları ve genel itibarı ile, ürünü tedarik etmeye yetkili firmalar seçilir.

Bu nedenle, bir tedarikçinin alıcı tarafından bilinmesi önemlidir ve bunu, ikincisi satın almadığı zamanlarda bile alıcı ile ilişkilerini sürdürerek ve ilgili medyada görerek yapabilir. Seçilen tedarikçilerden teklifler aranır ve analiz edilir.

Tekliflerin değerlendirilmesi ve tedarikçi seçimi:

Tedarikçilerin önerileri, karar alma biriminin her bir üyesi için önemli olduğu düşünülen seçim kriterleri ışığında değerlendirilir. Teklifleri değerlendirirken farklı üyelerin farklı kriterler kullanabileceğini anlamak önemlidir.

Örneğin, kalite kontrol yöneticisi bir ekipman parçasını kaliteli ürün üretme kabiliyetine göre değerlendirirken, üretim müdürü aynı ekipmanı daha büyük hacimlerde üretme kabiliyetine göre değerlendirecektir.

Bu noktada satış elemanının asıl görevi, DMU üyelerini belirlemek ve onları etkilemektir. Ve işte burada, satış elemanının alıcı şirkette yöneticilerle kurdukları ilişkiler son derece kullanışlı hale geldi. Etkileyicileri ve karar vericileri bulmasına yardım eder ve her birinin önerisini değerlendireceği seçim kriterlerini bulmasına yardım eder.

Sipariş rutini seçimi:

Ödeme ve teslimat detayları önemlidir. Bu satın alma departmanı tarafından yapılır.

Performans geribildirimi ve değerlendirme:

Kullanıcı departmanı, ürün hakkında geri bildirimde bulunur. Tedarikçi, ürünün kullanıcı memnuniyeti için çalışmasını sağlamak için kullanıcı departmanı ile birlikte çalışmalıdır. Kullanıcı departmanının geri bildirimi tedarikçi için önemlidir, çünkü iyi bir geri bildirim gelecekte şirketten sipariş almasını sağlayacaktır.

Ekipman alıcı ile uzun süre kullanılmaya devam ettiğinden, iyi çalışan ekipman tedarikçi için canlı bir reklamdır. Bir tedarikçi, şirketten başka bir emir ararken, tedarik ettiği iyi teçhizatı alıcısına hatırlatabilir.

Tersine, kötü olan ekipman alıcıya, tedarikçiden yaptığı yanlış alımları hatırlatır ve gelecekte onunla iş yapmak konusunda isteksizlik gösterebilir. Bir alıcı, bir tedarikçiden yanlış bir satın alma işlemi yaptığına ikna olduğunda, tedarikçi, alıcının durumunu almaya çalışmalıdır.

Ekipmanı geri almak veya yeni ekipmanı tedarik etmek dışlanmamalı çünkü bir alıcının ekipmanı acı çeken bir tedarikçiden herhangi bir şey satın alması pek olası değildir.

Bir satış elemanı, başka bir şirketin ürününü kullanarak nasıl bir fayda sağladığını vurgulayarak bir alıcının gereksinimlerini tanımasına yardımcı olabilir. Örneğin, satıcının ekipmanını kullanarak diğer şirketin ürün kalitesini nasıl artırabildiğini gösteren verileri gösterebilir.

Alıcının operasyonlarını incelemek ve iyileştirmeler önermek için kendi mühendislerini getiriyor. Ürününün rakiplerininkinden nasıl daha iyi olduğunu gösteriyor. Ayrıca, alıcının nihayetinde tedarik edeceği ürünü tasarlamasına yardımcı olmak için mühendislerini de getirir.

Erken katılım sayesinde, bir tedarikçi sürünen taahhüdü sürecinde faydalanır, böylece alıcı, bir tedarikçiye tasarım sürecine katılımı ve sağladığı teknik yardım sayesinde giderek daha fazla bağlı kalır.