Organizasyon Şeması: Anlam, Yöntem, Kullanım ve Sınırlamalar
Organizasyon Şeması hakkında daha fazla bilgi için bu makaleyi okuyun. Bu makaleyi okuduktan sonra öğreneceksiniz: 1. Organizasyon Şemasının Anlamı 2. Organizasyon Şeması Oluşturma Yöntemleri 3. Organizasyon Şeması Kullanım Alanları 4. Organizasyon Şeması Sınırlamaları.
Organizasyon Şemasının Anlamı:
Organizasyon şeması, yetki seviyelerinin, her seviyedeki göreceli otoritenin, yönetim kapsamının ve iletişim hattının diyagramatik bir temsilidir.
Organizasyon şeması kavramı aşağıdaki tanımlarla anlaşılabilir.
“Grafik, temel fonksiyonlar ve bunların ilişkileri, denetim kanalları ve her bir fonksiyondan sorumlu olan her çalışanın göreceli otoritesini içeren bir organizasyonun önemli yönlerini gösteren şematik bir formdur.” - George Terry
“Organizasyon şeması, organizasyon verilerini gösteren bir grafik aracıdır. Organizasyon şemaları anlıktır; onlar yalnızca resmi örgütlenmeyi gösterir ve zaman içerisinde yalnızca belirli bir an için gösterir. ”—Louis A. Allen
“Bir kuruluş şeması, bir şirket ya da departman birimindeki yönetsel pozisyonları ve ilişkileri gösterir.” - Henry H. Albert
Organizasyon Şeması Oluşturma Yöntemleri:
Organizasyon şemasının hazırlanması üç değişiklik gösterebilir:
(a) Yatay grafik
(b) Dikey grafik
(c) Dairesel grafik
(a) Yatay grafik:
Soldan sağa en soldaki en yüksek konumu gösteren organizasyon yapısını gösterir ve komut satırı soldan sağa doğru hareket eder, en düşük konum gösterilir. (Şekil 6.3).
(b) Dikey Grafik:
Organizasyon yapısını, bir sonraki en yüksek seviyeye göre en alt konumda en üstteki konumu gösteren bir piramit olarak gösterir. İşlem en düşük seviyeye kadar devam eder. (Şekil 6.4).
(c) Dairesel grafik:
Burada kişilerin pozisyonları daire şeklinde gösterilmiştir. (Şekil 6.5).
Organizasyon Şemasının Kullanım Alanları:
Organizasyon şemasının amacı ve kullanımı aşağıdaki gibidir:
1. Örgütsel çatışma çözmede yardımcı
2. Tarafsız kolay işlemeye yol açar
3. Etkili yönetim aracı olarak görev yapar
4. Eğitim rehberi olarak hizmet verir
5. Üst üste binme ve çoğaltmadan kaçınma
1. Yararlı Organizasyonel Çatışmaların Çözümü:
Birçok örgütsel çatışma, yalnızca organizasyon yapısındaki yanlış anlaşılma ve açıklık eksikliği nedeniyle ortaya çıkar. Hiyerarşik seviyelerin ve komut birliğinin net bir resmini sunarak çatışmayı en aza indirir. Herhangi bir yargı meselesi, organizasyon şeması ışığında çözülebilir çünkü organizasyon kılavuzları ile birlikte çeşitli organizasyonel konulardaki son sözdür.
2. Yabancılar ile Kolay İş Yapmaya Yol Açmaktadır:
Organizasyon şeması dışarıdan gelenleri yönlendirir. Kuruluşa yabancı bir kişi, belirli bir amaç için iletişim kurması gereken organizasyon şeması yardımıyla kolayca tanıyabilir. Böylece, dışarıdan ve organizasyondan zaman kazandırır.
3. Etkin'in Yönetim Aracı olarak görev yapar:
Organizasyon şeması, otorite ve ilişkilerin geniş resmini sağlayarak yönetimin elzeminde hayati bir araç olarak hizmet eder ve bu nedenle organizasyonun etkileşimli örüntüsünün açık bir resmini sunar. Etkileşim biçimini bulmada yeni bir geleceğe yardımcı olur, yani, ne tür materyallerle kime iletişim kuracağı ve kimden iletişim alacağı.
4. Eğitim Rehberi olarak görev yapar:
Grafik, yöneticilere doğru kararlar almaları için bir eğitim rehberi olarak hizmet eder, çünkü onlar tarafından bilgi merkezlerini ve uygulama merkezlerini bilirler. Organizasyonun kurulması ve tasarlanması hakkında bilgi edinmek isteyenler, grafik yol haritası veya karar alma ve eğitim aracı olarak haritalandırmaya yarar.
5. Örtüşmeden ve İşin Çoğaltılmasından Kaçınmak:
Organizasyon şeması yetki ve sorumluluğu tanımlar ve belirler. Organize etme egzersizinin tüm sonucunu gösteren fonksiyonları ve aralarındaki ilişkileri gösterir.
Bu, aşağıdaki iki amaca hizmet eder:
(1) Organizasyon yapısının zayıf olduğunu gösterir. Eğer yapı grafikte gösterilmezse, zayıflığının çoğu örgütsel verimsizliğe yol açan fakat yönetimi gerçeğin farkında olmadan yüzeye çıkmış olabilir.
(2) Eğer herhangi bir yönetim ve düzeltici eylemde bulunacaksa, faaliyetlerin çakışması ve çoğalması ile ilgilidir.
Organizasyon Şemasının Sınırlamaları:
Organizasyon şeması aşağıdaki dezavantajlardan muzdariptir.
1. Uygunsuz otorite tasviri
2. Sertlik
3. Psikolojik baskı
4. Kısmi resmi gösterir
1. Uygunsuz Yetki Tasviri:
Otoritenin kapsamı ve sorumluluk miktarı kuruluş şeması tarafından temsil edilmez. Sadece kişilerle olan raporlama ilişkilerini gösterir. Birçok eşit kişiyi eşit olmayan yerlere ya da tam tersine yerleştiren otorite ilişkisini tanımlar. Örneğin, grafik, personel yöneticisine eşit bir üretim yöneticisini gösterir, ancak yumuşatmalar, otorite miktarları vb. Gibi diğer faktörler göz önünde bulundurulursa, bunlar birbirinden ayrıdır.
2. Sertlik:
Kılavuzlar ile birlikte, organizasyon şeması organizasyonel işleyişte sağlamlık sağlar. Çünkü her şey yazılı olduğundan, hedefe ulaşmak için yapılması gereken herhangi bir değişiklik o kadar kolay değildir.
Sertlik iki şekilde ifade edilebilir:
(i) Değişikliklerin dahil edilmesi çok zaman alır.
(ii) Her şey yazılı olduğu için insanları değişim getirmeye ve dahil etmeye motive eder. Bu şekilde esnekliği kaybeder.
3. Psikolojik Baskı:
Grafik, personeli, kuantrasyon yetkilerini temsil eden hiyerarşik düzende göstermektedir. Psikolojik baskı yapıyor. Takım ruhunu harekete geçiren ve sürtünme yaratan insanlarda üstünlük ve aşağılık hissine yol açar. Bununla birlikte, bu durum kısmen doğru olabilir, çünkü üstün-alt ilişki şema değil, kuruluştaki otorite ilişkisi nedeniyle var olur.
4. Kısmi resmi gösterir:
Organizasyon şeması, organizasyonun toplam resminin bir bölümünü gösterir. Organizasyondaki çeşitli pozisyonlar arasındaki resmi ilişkileri gösterir. Ancak, örgütsel davranışın belirlenmesinde çok önemli bir rol oynayan bir kuruluşta var olan gayrı resmi ilişkiler de vardır. Böylece, gerçek örgütsel davranış sadece organizasyon şeması tarafından sağlanmayan resmi ve gayri resmi ilişkilerin etkileşimi ile ortaya çıkar.
