Bir Ofiste İzlenecek İlk 10 Dolum İlkesi

Bu makale, bir Ofiste İzlenecek İlk On Dolum İlkesine ışık tutmaktadır. İlkeler şunlardır: 1. Basitlik 2. Uygunluk 3. Erişilebilirlik 4. Servis Kolaylığı 5. Kompaktlık 6. Esneklik ve Uyarlanabilirlik 7. Ekonomi 8. Saklanma 9. Güncelleme 10. Sınıflandırma.

Doldurma İlkesi # 1. Basitlik:

Sistem takip edildi, uygulanan prosedür ve kullanılan ekipman sıradan istihbarat sayesinde personelin herhangi biri tarafından basit ve anlaşılır olmalıdır. Tabii ki, çoğu durumda personele eğitim verilmektedir.

Doldurma İlkesi # 2. Uygunluk:

Sistem ve prosedür, organizasyonun faaliyetlerinin doğasına uygun olmalıdır.

Doldurma İlkesi # 3. Erişilebilirlik:

Dosyalar, ilgililerin kolayca ulaşabileceği şekilde yerleştirilmelidir.

Doldurma İlkesi # 4. Servis Kolaylığı:

Sistem, bir dosyanın hızlı bir şekilde yerleştirilebileceği, uygun bir şekilde ele alınabileceği ve gerektiğinde kullanılabilirliği için korunabileceği şekilde olmalıdır.

Doldurma İlkesi # 5. Kompaktlık:

Gereksiz yere, dosyalama ekipmanı tarafından fazla yer kaplanmayacaktır. Daha fazla fayda sağlayacak, ancak daha az yer kaplayacak yeni ekipman biçimleri keşfedilmiştir.

Doldurma İlkesi # 6. Esneklik ve Uyarlanabilirlik:

Sistem, kaygının gittikçe artan aktiviteleri ile daha fazla sayıda dosyayı barındıracak genişleme alanına sahip olmalıdır. Dosyalama prosedüründeki değişikliklere, örneğin sınıflandırma yöntemindeki değişikliklere uyum sağlayabilecektir.

Doldurma İlkesi # 7. Ekonomi:

Hangi sistem benimsenirse, ekonomik olmalı. Gereksiz tüm masraflardan kaçınılması gerekir. Dosyalama düzenli bir iştir. Pahalı yapılırsa kuruluş maliyeti çok artacaktır.

Doldurma İlkesi # 8. Saklama:

Zaman zaman gereksiz evraklar ve belgeler temizlenmeli ya da gereksiz dosyalar imha edilmeli, aksi halde dosyalar gereksiz yere hacimli, boş yer kaplayacak ve önemli yeni kağıtların yerleştirilmesine izin vermeyecektir.

Doldurma İlkesi # 9. Güncel:

Herhangi bir gecikme olmadan evrak ekleyerek güncel dosyalar.

Doldurma İlkesi # 10. Sınıflandırma:

Kolay kullanım için dosyalar uygun şekilde sınıflandırılmalı ve çapraz referansla indekslenmelidir.