İyi Bir Kontrol Sisteminin İlk 3 Özelliği

Bu makale, iyi bir kontrol sisteminin ilk üç özelliğine ışık tutuyor.

İyi Kontrol Sistemi Özelliği # 1. Kontrol Sisteminin Tasarımı ile İlgili Gereklilikler:

Bu kategori altında iyi bir kontrol sisteminin gerekliliklerinden bazıları şunlardır:

(i) Uygunluk:

İyi bir kontrol sistemi, kuruluşun ihtiyaçlarına en uygun (veya uygun) sistemdir.

Kontrol sisteminin uygunluğu kavramının önemi, tartışmanın aşağıdaki yönlerine atıfta bulunularak vurgulanabilir:

(1) Bir sanayi kuruluşuna uygun bir kontrol sistemi; ticari olana uygun olmayabilir.

(2) Büyük ölçekli bir organizasyon için uygun bir kontrol sistemi; Küçük ölçekli bir işletme için tamamen uygun olmayabilir.

(3) Bir kurumun üst düzey yönetimine uygun bir kontrol sistemi; Aynı kuruluşta, daha düşük yönetim seviyelerinde kontrol etme gerekliliklerini karşılamayabilir.

Bu nedenle, istenen sonucu elde etmek için girişimin niteliği, faaliyetlerin ölçeği ve yönetim seviyesi göz önünde bulundurularak bir kontrol sistemi tasarlanmalıdır.

(ii) Nesnellik:

İyi bir kontrol sistemi objektif olmalı, yani bilimsel analiz yöntemlerine dayanmalı ve yöneticilerin önyargılarından, görüşlerinden ve değerlerinden uzak olmalı; performans standartlarının belirlenmesi ve gerçek performansın standartlarla karşılaştırılması söz konusu olduğunda.

(iii) Sayısal ifade:

İyi bir kontrol sistemi, iletişimini ve uygulamasını kolaylaştırmak için mümkün olduğunca sayısal olarak ifade edilmelidir. Yönetimin nitel yönleri bile kontrolün bu yönlerine anlam ve hassasiyet kazandırmak için “makul” olarak ölçülmelidir; aksi takdirde ölçülmesi ve kontrol edilmesi zor olan.

(iv) İşletme hedeflerine, politikalarına ve stratejilerine dayanarak:

İyi bir kontrol sistemi, işletmenin temel amaçlarına, politikalarına ve stratejilerine dayanmalıdır; Böylece sistemin çalışması işletme hedeflerine ulaşılmasına büyük katkı sağlar.

(v) Ekonomik:

İyi bir kontrol sistemi tasarımı ve uygulamasında ekonomik olandır. Değerli organizasyon kaynaklarının değerli bir yatırımı olmalı. Her zamanki "fayda-maliyet formülünü" kontrol sisteminin çalışmasına uygulayarak, iyi bir kontrol sistemi, faydalarının tasarımı ve uygulanmasında yer alan maliyetleri aşan sistemdir.

(vi) Sadelik:

İyi bir kontrol sistemi sadeliğe sahip olmalıdır; dünyadaki en büyük şeyler her zaman en basit olanlardır.

Basit bir kontrol sistemi:

1. tasarımı kolay

2. Operatörlerle iletişim kurmak kolay ve

3. Operatörler tarafından anlaşılması ve uyulması kolaydır.

İyi Kontrol Sistemi Özelliği # 2. Kontrol Sisteminin Çalışması (veya Uygulanması) ile İlgili Gereklilikler:

Bu kategori altında iyi bir kontrol sisteminin gerekliliklerinden bazıları şunlardır:

(i) İstemi:

İyi bir kontrol sistemi hızlı olmalı, yani sapmaları çabucak raporlamalıdır; Böylece gerekli düzeltici eylem, işler daha kötüye gitmeden önce kolaylaştırılır.

(ii) Sorumluluk bazlı:

İyi bir kontrol sistemi operasyonda sorumluluğa dayalı olmalıdır. Personel veya bölümlerdeki sorumluluğu tam olarak belirlemelidir; sapmaların oluşmasından kim / kimin sorumlu olduğu - bu yüzden gerekli düzeltici adımlar doğrudan masum unsurları içermeksizin onlara odaklanır.

(iii) Stratejik ve istisnai nokta kontrolü:

İyi bir kontrol sistemi hem stratejik hem de istisnai olmalıdır. Stratejik bir kontrol sistemi olarak, kontrolün bir zorunluluk olduğu kuruluşun işleyişinin kilit alanlarına odaklanmalıdır; ve operasyonel yaşamın önemsiz yönlerini görmezden gelin.

Tüm Tom, Dick ve Harry performans yönleri, yani her bir yönün kontrol edilmesine gerek yoktur ve kontrol edilmemelidir; sadece zaman kaybı, para ve çaba gerektirdiğinden ve yalnızca ihmal edilebilir sonuçlar doğurduğundan.

Stratejik veya kritik bir sistem, yol geçtikten sonra gönderilen kırmızı ışık sinyaliyle karşılaştırılabilir; talihsiz kaza olasılığını önlemek için trafiğin bir süre kritik kritik noktada durmasına neden olur; Ancak, aksi takdirde, geçitten geçtikten sonra trafiğin yolda kesintisiz bir şekilde hareket etmesine izin verir.

Ayrıca, istisnai bir kontrol sistemi olarak, sapmaların boyutunu dikkate almalıdır. Oldukça büyük sapmalar sıkı kontrol ve acil iyileştirme eylemi gerektirir; küçük veya nominal sapmalar, işletmenin işleyişinin normal nedeni olarak, meydana geldiği gibi tolere edilirken.

İyi Kontrol Sistemi Özelliği # 3. Bazı İstenilen Talepler:

İyi bir kontrol sisteminin ilave olarak istenen bazı gereksinimleri şunlardır:

(i) Esneklik:

İyi bir kontrol sistemi, değişen koşullara rağmen geçerliliğini korumak için esnek olmalıdır.

Bir kontrol sistemine esneklik, alternatif performans standartlarına ilişkin bir hüküm sağlayarak - her alternatifin farklı bir varsayılan koşullar altında geçerli olmak üzere ihlal edilebilir.

(ii) İleriye bakan:

İyi bir kontrol sistemi ileriye dönük olmalı. Sapmaların gerçekleşmesini öngörmeden önce sapmaları önceden tahmin etmeli ve önleyici iyileştirici adımlar atmalıdır.

(iii) Kendi kendini kontrol eden sistem:

İdeal bir kontrol sistemi, başkalarına dayatmayan sistemdir; aksine insanlar, “kendi kendini kontrol etme” kavramına dayanarak onun tarafından düzenlenmeyi tercih ederler. Kendi kendini kontrol eden bir sistem kolaylaştırılmıştır; Karşılıklı hedef belirleme süreci boyunca performans standartları üstler ve altlar arasında müştereken mutabık kalındığında.

Böyle bir ortamda insanlar kendilerine uygulanmayan standartlara ulaşmaya daha yatkındır; ama kendileri için belirledikleri. Böyle bir kontrol sistemi hem örgütsel çalışmanın bir yoludur; ve astları en iyi performanslarına doğru motive etmek için bir araç olarak.