Sürekli İş Süreç İyileştirme Döngüsü (4 Aşama)

Sürekli gelişim döngüsü dört aşamadan oluşur.

Faz 1 Süreç seçimi ve tanımı:

Bu, sürekli iyileştirme kapsamına sahip olan kritik bir sürecin (iş stratejisiyle ilgili) seçilmesini ve tanımlanmasını içerir.

Faz 2 Süreç değerlendirme ve standardizasyon:

Bu, iyileştirme için seçilen sürecin tanımlanması, değerlendirilmesi ve standardizasyonundan oluşur.

Faz 3 Süreç iyileştirme:

Bu, PDCA döngüsüne göre (yani, Plan-Do-Check-Act döngüsü) değerlendirilen sürecin sürekli iyileştirilmesini içerir.

4. Aşama Kişisel gelişim:

Bu, süreç gelişimini yeni PDAC döngüsüne göre yapan bireyin sürekli gelişimini ifade eder (yani, Plan-Do-Act-Challenge döngüsü).

Bu dört aşama aşağıdaki paragraflarda kısaca tartışılmaktadır.

Faz 1 Süreç seçimi ve tanımı:

Sürekli iyileştirme döngüsünün ilk aşamasında iyileştirme için kritik sürecin seçimi ve seçilen sürecin tanımı üzerinde durulur. Bu aşama aşağıdaki faaliyetleri içerir.

(i) Örgütsel misyon, vizyon, temel değerler, kritik başarı faktörleri, hedefler, performans ölçüleri, hedefler ve süreç iyileştirme eylemlerini içeren örgütsel bilanço kartını (OBSC) formüle ederek sürekli süreç iyileştirme aşamasını belirlemek. OBSC, finansal, müşteriler, iç süreçler ve bilgi ve öğrenme gibi dört perspektifte ayrılmıştır.

(ii) Yönetimin aktif olarak katıldığı bir yönlendirme grubu oluşturmak. Hem süreç iyileştirmeyi hem de kişisel gelişmeyi teşvik eden ve besleyen bir ortam yaratarak süreç iyileştirme aşaması.

(iii) OBSC ile ilgili kritik süreçleri tanımlamak ve kritik başarı faktörlerine dayanarak ilgili süreçleri belirlemek.

(iv) En kritik süreci seçmek (mevcut durumdaki en büyük sorunu veya en büyük fırsatı ortaya çıkaran). Bu, grubun iyileştirme için odaklanacağı bir süreci seçmek anlamına gelir.

(v) Seçilen sürecin iyileştirilmesinden sorumlu olan, seçilen sürece bir süreç sahibi atamak. Süreç sahibi sponsor olarak, yönlendirme grubundaki kişi iyileştirme projesinin danışmanı olarak görev yapıyor. Süreç sahibi, sürecin düzgün işleyişinden sorumludur ve bu süreci değiştirme yetkisine sahiptir.

(vi) Süreç sahibi tarafından bir iyileştirme ekibi kurmak ve ekibine süreçleri üzerinde sahiplik vermek.

(vii) Süreç sahibinin ve ekip üyelerinin seçilen süreci tanımlaması. Süreci tanımlamak, süreci iyileştirmek için önemli bir önkoşuldur.

Süreç tanımı şunları içerir: (a) iç / dış müşteriler, (b) Girdiler, (c) süreç ve (d) çıktılar.

(viii) İyileştirme yöntem ve tekniklerini kullanmak için takıma eğitim vermek ve aynı zamanda takım liderini eğitmen olmak için eğitmek.

(ix) Takımın misyonunu, proje unvanını, iyileştirme hedeflerini, performans inceleme önlemlerini, yürütme zamanlamasını, istenen araçları, üst yönetimden gereken desteği, iyileştirme sürecini başlatmanın sonuçlarını, beklenen çalışanı içeren bir iyileştirme planı oluşturmak iyileştirme sürecinin tanıtımına direnç

(x) Gerekli bilgileri toplamak, ilgili müşteri verilerini ve şikayetlerini analiz etmek ve akış çizelgelerini kullanarak değiştirilen süreci kaydetmek.

Faz 2 Süreç değerlendirme ve standardizasyon:

Bu aşamada, seçilen işlem, işlemin açıkça anlaşılıp anlaşılmadığını kontrol etmek için ayrıntılı olarak açıklanmaktadır. Bu, sürecin standartlaştırılmasını, sürecin performansını ölçmeyi ve gözden geçirmeyi, sürecin kısa yollarını tespit etmeyi ve işlemle ilgili sorunları analiz etmeyi gerektirir.

Süreci standartlaştırarak, bu işlemi gerçekleştirmenin mevcut en iyi yolu belirlenir. Bu, herkesin süreci anlamasını ve işlemin her zaman aynı şekilde kullanılmasını sağlamak için yapılır. Süreç standartları sürekli süreç iyileştirme için temel sağlar.

Bu aşamadaki önemli faaliyetler şunlardır:

(i) Seçilen süreci tanımlamak ve tanımlamak

(ii) İşlem performansının, açıklanan performans ölçütü temelinde ölçülmesi.

(iii) Mevcut işlem verilerinin analizi

(iv) Sebep ve sonuç analizleri yapmak ve

(v) Kök nedenlerini belirlemek

Faz 3 Süreç iyileştirme:

Bu aşamada, seçilen işlem sürekli olarak geliştirilir. PDCA döngüsü bu amaç için kullanılır.

Bu döngünün çeşitli aşamaları:

(i) Plan:

“Süreç seçimi ve tanımı” aşamasında formüle edilen iyileştirme planı güncellenmiştir. İyileştirme hedefleri belirlenir, iyileştirme eylemleri ve bunların OBSC ile nasıl ilişkilendirildiği belirtilir ve belirtilen gereksinimleri ve sorun nedenlerini ele alan çözümler geliştirilir.

(ii) Yapın:

İyileştirme planı sınırlı bir ölçekte uygulanır, seçilen çözümler test edilir, deneyler yapılır ve ekip üyeleri iyileştirme yöntem ve tekniklerini kullanma konusunda eğitilir.

(iii) Kontrol edin:

Süreç değişiminin etkileri ölçülür, bu iyileştirme eylemlerinin sonuçları performans ölçütlerine göre gözden geçirilir, iyileştirme hedeflerinin bu eylemlerle ne ölçüde gerçekleştirileceği kontrol edilir ve sonuçlar normlarla karşılaştırılır.

(iv) Kanun:

Sonuçlar uygulanır, yani süreç iyileştirme uygulanır, süreç kontrol altına alınır, son süreç değişikliği yapılır, sonuçlar değerlendirilir, süreç sürekli iyileştirilir ve izlenir, iyileştirilmiş performans belgelenir ve olası süreç standartlaştırılır.

4. Aşama Kişisel iyileştirmeler:

Örgütsel değişim, tüm bireylerin kendilerini, çabalarını ve örgütlerini geliştirme çabalarının kümülatif etkisiyle gerçekleşir. Bireysel kişisel gelişim teknikleri, organizasyondaki her bireyin kişisel gelişim çabalarına odaklanmaya yardımcı olur.

Kişisel gelişim aşamasında, odak noktası, bireysel gelişim, kişisel başarı ve refahın temelini oluşturan, bireyin beceri ve davranışlarının sürekli iyileştirilmesidir.

PDAC döngüsü kullanılır. Bu döngünün çeşitli aşamaları :

(i) Plan:

İşinize ve boş zamanınıza odaklanan kişisel dengeli skor kartınızı (PBSC) formüle edin veya güncelleyin.

(ii) Yapın:

Karşılık gelen iyileştirme eylemiyle PBSC'nizden basit bir amaç ile başlayın. İyi olmadığınız şeylere, sizi kısıtlayan alışkanlıklara, yaşamınız üzerinde olumsuz bir etkiye sahip olanlar ve kötü sonuçlar verenlere odaklanın. İyileştirme eyleminizin gayretine odaklanın. PBSC'nizi güvenilir bir meslektaşınızla veya arkadaşınızla paylaşın ve amirinizin desteğini alın.

(iii) Kanun:

İyileştirme eyleminin işe yarayıp yaramadığını kontrol edin ve çalışmadığında harekete geçin. Sonuçları belirlenmiş kişisel performans ölçütlerine ve hedeflerine göre inceleyin. Kişisel hedeflerinizi ne ölçüde gerçekleştirdiğinizi kontrol edin. Seçilen hedeflere ulaşmak için yeteneklerinizi geliştirin. Kanıtlanmış kişisel gelişimi uygulamak ve kişisel sonuçları değerlendirmek.

(iv) Görev:

PBSC'nizden daha zor bir hedef ve buna uygun iyileştirme eylemi seçerek daha büyük zorlukları kabul edin ve devam edin.