İyi Bir Raporun İlk 11 Özelliği
Bu makale, iyi bir raporun ilk on bir özelliğine ışık tutmaktadır. Özellikleri şunlardır: 1. Basitlik 2. Açıklık 3. Kısalıklık 4. Pozitiflik 5. Noktalama 6. Yaklaşım 7. Okunabilirlik 8. Doğruluk 9. Mantıksal Sıralama 10. Uygun Form 11. Sunum.
Karakteristik 1. Basitlik:
Dil, bir raporun kolayca anlaşılabilmesi için mümkün olduğu kadar basit olmalıdır. Jargons ve teknik kelimelerden kaçınılmalıdır. Teknik bir raporda bile, meslekten olmayanlara sunulması gerekiyorsa teknik terimlerin kullanımı kısıtlanacaktır.
Karakteristik # 2. Netlik:
Dil, neyin ifade edilmek istendiğini açıkça ifade eden net ve düz olmalıdır. Bunun için raporun doğru biçimde yazılması ve doğru adımların izlenmesi gerekmektedir.
Karakteristik # 3. Brevity:
Bir rapor gereksiz yere uzun olmayacaktır, böylece okuyucunun sabrı kaybolmaz ve fikirlerin karışıklığı olmaz. Ancak, aynı zamanda, bir rapor tamamlanmalıdır. Bir rapor bir deneme değildir.
Karakteristik # 4. Pozitifliği:
Olumsuz ifadeler yerine olumlu ifadeler yapılmalıdır. Örneğin, ne yapılması ve neyin yapılmaması gerektiğini söylemek daha iyidir.
Karakteristik 5. 5. Noktalama işaretleri:
Noktalama işaretleri dikkatli ve doğru bir şekilde kullanılmalıdır, aksi halde cümlelerin anlamı yanlış anlaşılabilir veya yanlış tanıtılabilir.
Karakteristik # 6. Yaklaşım:
İki tür yaklaşım vardır: (a) Kişi - Kişisel soruşturma veya gözlemlere dayanan bir rapor yazıldığında, yaklaşım kişisel olmalı ve cümleler ilk kişi ve doğrudan konuşmada bulunmalıdır, (b) Kişisel Olmayan - Ne zaman Rapor bir bilgi kaynağı olarak hazırlanır ve yalnızca gerçek olduğunda (örneğin bir toplantıya ilişkin rapor), yaklaşım kişisel değildir ve cümleler üçüncü kişide ve dolaylı konuşmada olacaktır.
Karakteristik # 7. Okunabilirlik:
Bir raporun ana notu okunabilirliktir. Sunum tarzı ve diksiyon (kelimelerin kullanımı), okuyucuların çekici bulmasını sağlayacak ve raporu baştan sona okumaya zorlanacaktır. ' O zaman sadece bir rapor amacına hizmet eder. Aynı konuyla ilgili bir rapor farklı okuyucu sınıfları için farklı şekilde yazılabilir.
Karakteristik 8. 8. Doğruluk:
İçinde gerçekler belirtildiğinde bir rapor doğru olacaktır. Yazarın kişisel duygularıyla taraflı olmayacaktır.
Karakteristik # 9. Mantıksal Sıralama:
Bir rapordaki noktalar, bir telaşlı bir şekilde değil, adım adım mantıklı bir sıra ile düzenlenmelidir. Bir rapor hazırlanmadan önce bir planlama gereklidir.
Karakteristik 10. 10. Uygun Form:
Bir rapor uygun biçimde olmalıdır. Bazen izlenecek yasal formlar var.
Karakteristik # 11. Sunum:
Bir rapor çekici bir sunum gerektirir. Yazma veya yazdırma kalitesine ve kullanılan kağıt kalitesine bağlıdır. Büyük şirketler çok çekici ve renkli Yıllık Raporlar yapar.