5 Etkin İşletme Bilgi Sisteminin Kurulması için Gereken Temel Değişiklikler
Etkili işletme bilgi sistemi kurmak için gerekli Ana Değişiklikler aşağıda listelenmiştir:
Bilgi teknolojisine temel yaklaşımın değiştirilmesi ve etkin işletme bilgi sistemlerinin kurulması için BT'nin rolünün yeniden tanımlanması gerekecektir.
Ek olarak, BT altyapısının kurumsal düzeydeki değişikliklerle desteklenmesi gerekecektir. Yakın görünen değişikliklerden bazıları şunlardır:
1. Bir varlık olarak bilgi:
Ticari bilgiler uzun zamandır işlemleri takip etmek için bir hafıza yardımı olarak ele alınmıştır. İşletmenin bunu kurumsal bir kaynak olarak görmesi ve bu kaynağı geliştirmeye ve içtenlikle beslemeye istekli olması gerekir.
Yöneticiler, bunu bir rekabet gücü kaynağı olarak tanımayı ve işletmenin bilgi bankasını oluşturmayı aktif olarak takip etmeyi öğrenmelidir.
İşletmelerin bilgiye yönelik tutumu, bilgi üretme maliyetinin muhasebe işlemine iyi yansır. Bilgi üretme harcamaları şimdiye kadar yatırımdan ziyade gider olarak değerlendirildi. Muhasebe organları, uzun süredir bilginin uzun süredir kullanıldığını anlamaya başlasa da, bir işletme hala harcamaya gider olarak bakıyor.
Bu muhasebe muamelesi için önerilen ana sebepler şunlardır: (a) Bilgi sistemlerinden elde edilen faydaların çoğunun maddi olmayan olması ve (b) İşletmenin bilgi kaynağından alabileceği kuantum yararına ilişkin bir belirsizlik vardır. Objektif ve güvenilir değerleme yöntemlerinin sağlanmasındaki zorluklar, muhasebecilerin bu konuda muhafazakarlık politikasını izlemesini sağlamıştır.
2. Bilgi yönetilmelidir:
Bir işletmede diğer varlıklar yönetildiği için bilgilerin yönetilmesi gerekir. Organizasyon yapıları, bilgi departmanı veya Baş Bilgi Sorumlusu (CIO) başkanlığındaki bilgi merkezi gibi bir organizasyonel birimin sağlanması için değişmelidir. CIO bilgi stratejileri, mimari, kullanım, standartlar ve bilgi kaynağının sunulması konusunda sorumluluk alacaktır.
Bilgi stratejileri, işletmenin genel stratejik planına uygun olarak tanımlanmalıdır. CIO, geniş kapsamlı iş stratejilerinin başarılı bir şekilde uygulanması için BT'nin yönetime sunabileceği fırsatların belirlenmesinden sorumlu olmalıdır.
CIO ayrıca, BT altyapısının mimarisini tasarlamaktan sorumlu olmalıdır. Mimari, bilgi kaynağının çeşitli kullanıcılarına danışıldıktan sonra tanımlanacaktır.
Bilgiye erişim sağlanmalı ve düzenlenmelidir. Bilgi, kullanma hakkına sahip olanlara akmalı ve başkalarının bilgiye ulaşamayacağı şekilde prosedürlerle düzenlenmelidir.
Bilgi kaynağının kullanımı özenle izlenmeli ve bilgilerin güvenliğini ve gizliliğini sağlamak için çaba gösterilmelidir. Erişim kontrol prosedürlerinin oluşturulması, CIO'nun sorumluluklarının bir parçası olmalıdır.
CIO'nun tüm organizasyon boyunca donanım, yazılım, veri tabanları ve iletişim standartlarını oluşturması beklenmektedir. Bu, bilgi sistemi kaynaklarının kurum içi entegrasyonunu sağlayacaktır.
CIO ayrıca, kurumda mevcut bilgilerin kullanıcılara herhangi bir engel olmadan iletilmesini sağlamaktan sorumludur. Bu, kullanıcılara bilgi sağlayan sistemlerin kurulmasıyla sağlanır. Kullanıcı eğitimi ayrıca bilgi akışı için etkili bir araçtır ve bilgi sistemleri konusunda kullanıcı eğitiminden CIO sorumludur.
CIO bilgi stratejilerinin geliştirilmesinden sorumlu olacağından, CIO'nun organizasyon hiyerarşisindeki pozisyonunun birinci seviye orta seviye yönetim katmanının altında değil, oldukça yüksek olması gerekir. CIO doğrudan kuruluşun Genel Müdürüne rapor vermelidir.
3. Bilgi paylaşılmalıdır:
İşletme bilgi sistemlerinden elde edilen avantajlardan yararlanmaya istekli işletmeler, kendilerini bilgi paylaşımına adamak zorundadır. Bilginin niteliği, bilginin paylaşılması ona değer katacak şekildedir.
Eskime oranının yüksek olması, bilginin etkin kullanımı için paylaşıldığını garanti eder. Tabii ki, paylaşım kötüye kullanım riskini gerektirir ve bilgilerin kötüye kullanılmasını önlemek için bir kontrol sisteminin oluşturulması gerekir.
4. Personelin eğitimine bağlılık :
BT'nin potansiyel faydalarından yararlanılmasını sağlamak için personelin eğitimi de aynı derecede önemlidir. Kullanıcıların bilgi tabanından yapılan bir alıntıya katkıda bulunmak için eğitilmesi gerekir. İşletme bilgi sistemlerinin tasarımcıları yeni teknolojilerle çalışmak için eğitilmelidir. Kullanıcıların çoğu, BT altyapısı hızla değiştikçe cehalet seviyelerinin düşmediğini tespit ediyor.
Bu, hızlı değişen teknolojilerle başa çıkmanın zor olduğunu bilen BT uzmanı için de geçerlidir. Bu nedenle, işletmelerin personellerini yeniden eğitmek için kendilerini adamaları şarttır.
Bu yeniden eğitim sadece yeni teknolojiler ve yeni bilgi sistemleri için değil, aynı zamanda diğer bilgi kullanıcıları ile yakın çalışmak için beceriler kazandırmak için de gereklidir.
5. Üst yönetimin taahhüdü:
İşletme bilgi sistemlerinin başarısı için gerekli olan bir diğer önemli değişiklik, bilgi teknolojisinin kullanımı için üst yönetim kısmına olan bağlılıktır. Taahhüt, yalnızca BT altyapısı için fon tahsisi açısından değil, aynı zamanda işletme bilgi sistemi projelerine genel destek açısından da gereklidir.
Bu nedenle, yalnızca BT, değişen iş senaryosundaki problemler için her derde deva değil. BT'nin ticaretteki rolünü yeniden tanımlamaya ihtiyaç var. BT altyapısındaki değişiklikleri de sağlamak gerekiyor. BT altyapısına yönelik tüm yaklaşım değişmeli ve gerekirse işletme işletmesi, BT'nin işletmedeki yeni rolünü üstlenebilmesi için de değişmeli.
