İşletme bilgi sistemleri: Paylaşılan ve Kişisel İşletme Bilgi Sistemleri

Ticari bilgi sistemlerinin paylaşılan ticari bilgi sistemleri ve kişisel ticari bilgi sistemleri olmak üzere iki temel bileşeni vardır!

1. Paylaşılan Ticari Bilgi Sistemleri:

Bu işletme bilgi sistemleri sınıfı, büyük, daha karmaşık ve pahalı olan bilgi sistemlerini içerir. Detaylı bir planlama süreci, paylaşılan bilgi sistemleri için altyapı oluşturulmasından önce yapılmalıdır.

Bu işletme bilgi sistemlerini geliştirmenin ve kullanmanın avantajı, bu sistemlerdeki bilgilerin paylaşılabilirliğinde yatmaktadır. Bilginin kötüye kullanımını önlemek için yönetim, organizasyon ve kaynak kontrolleri yapılır.

Paylaşılabilirlik bu bilgi sistemlerinde kapsamlıdır ve bilgi, donanım, yazılım ve iletişim hatları gibi hizmet elemanları gibi tüm kaynak gamını kapsar.

Örneğin, paylaşılan bir bilgi sistemi, pahalı lazer yazıcıların, tarayıcıların, E-posta ve İnternet bağlantısının yanı sıra çeşitli metin ve elektronik tablo dosyalarında saklanan bilgilerin paylaşımına izin vermelidir. Bu kaynaklar çok sayıda kullanıcı tarafından paylaşıldığından, kullanıcı başına maliyet, bu devasa bilgi sistemlerine yapılan büyük yatırımı haklı gösterecek kadar düşüktür.

Paylaşılan sistemler kişisel iletişimi geliştirir ve çeşitli fonksiyonlar ve yönetim hiyerarşisi seviyeleri arasında kesintisiz bilgi akışı sağlar. Paylaşılan iş bilgi sistemleri ayrıca, bilgide standardizasyonu sağlar ve bilgi ve diğer kaynaklarda fazlalığı azaltır.

Bu sistemler, bilgi sistemlerindeki teknik uzmanlardan uzman tavsiyesi vermeyi sağlayabilir. Paylaşılan sistemler, BT altyapısına büyük ön yatırım gerektiriyor. Paylaşılabilirlik nedeniyle, güvenlik ve gizlilik risklerine daha fazla maruz kalırlar. Bu nedenle, prosedürler bu tür paylaşılan bilgi sistemlerinin çok önemli unsurlarıdır.

Paylaşılan Ticari Bilgi Sistemleri Türleri:

Çeşitli işletme seviyelerinde yöneticilerin bilgi gereksinimlerini karşılamak için çeşitli işletme bilgi sistemleri kullanılmaktadır. Bu sistemler aşağıdaki kategorilere ayrılır:

(a) İşlem işleme sistemleri,

(b) Yönetim bilgi sistemleri,

(d) Yönetici bilgi sistemleri,

(e) Uzman sistemler,

(f) Büro bilgi sistemleri.

(a) İşlem işleme sistemleri:

İşlem İşleme Sistemleri (TPS), bir işletmedeki işlem türlerine dayanır. Dahili bilgilerin çoğunu idare ederler. Amaçları, işletme personeli ve alt seviye yöneticileri için operasyonel bilgi üretmektir. Ek olarak, bu sistemler Yönetim Bilgi Sistemlerine gerekli girişi sağlamak için çekirdeği oluşturur.

(b) Yönetim bilgi sistemleri:

Yönetim Bilgi Sistemleri (MIS), TPS'de yer alan bilgileri kullanır ve yöneticileri, operasyonları planlamaları ve kontrol etmeleri için bilgi özet raporları oluşturarak işler. Bunlar temel olarak bilgi raporlama sistemleridir. Bu sistemler temel olarak düşük ve orta seviye yöneticilerin bilgi ihtiyaçlarına odaklanır.

(c) Karar destek sistemleri:

Karar Destek Sistemleri (DSS), orta seviyedeki yöneticiler tarafından taktik bilgi üretmek için kullanılır. Karar destek sistemleri sadece TPS'den değil aynı zamanda dış kaynaklardan da girdiler. Ayrıca, bilgileri daha titizlikle analiz etmek için araçlar sunarlar ve taktiksel bilgi üretmelerine ve yöneticiler için "eğer - eğer analiz" yapılmasına yardımcı olurlar.

(d) Yönetici bilgi sistemleri:

Yönetici Bilgi Sistemleri (EIS), özet bilgilerin sunulması, iç ve dış bilgilerin entegrasyonu, istisna raporlama teknikleri ve işletmenin temel işlemleri ile bağlantı kurma konusunda daha fazla vurgu yapan kullanıcı dostu bilgi sistemleridir. Bu bilgi sistemleri stratejik bilgi üretir ve üst düzey yöneticiler tarafından kullanılır. Seçeneklerin belirlenmesinde, alternatif senaryoların değerlendirilmesinde ve iş seçenekleriyle ilgili bilinçli seçimlerin yapılmasında yardımcı olurlar.

(e) Uzman sistemler:

Uzman sistemler uzmanlığı resmileştirmeyi amaçlar ve tekrarlayan iş kararları için uygun hale getirir. Çeşitli ticari faaliyetlerdeki yöneticilerin bilgisinden, mevcut teorilerinden, inançlarından ve deneyimlerinden bilgi üretmek için yapay zeka araçlarını kullanırlar.

İnsani alan uzmanlarının yerine geçmezler, insani uzmanların işlerini daha etkin bir şekilde yerine getirmelerine ve işletmedeki çeşitli yerlerdeki uzmanlıklarını çoğaltmalarına yardımcı olurlar.

(f) Ofis otomasyon sistemleri:

Ofis otomasyon sistemleri, kurumdaki kişilerin iletişimini ve üretkenliğini geliştirmek içindir. Ofis sekreterliğinde ofis prosedürlerini otomatik hale getirmeye ve darboğazları gidermeye çalışıyorlar.

Bu sistemler insanlar tarafından tüm yönetim seviyelerinde kullanılır. Bu sistemlerin önemli unsurları e-posta, masaüstü yayıncılık sistemleri, metin işlemcileri, grafik ve elektronik telekonferanstır.

Gözlenebileceği gibi, farklı türlerde işletme bilgi sistemlerinin farklı yönetim seviyelerinde uygulamaları vardır. İşletme bilgi sistemleri türleri ve kullanıldığı yönetim seviyeleri gösterilmektedir. Uzman sistemler ve ofis otomasyon sistemleri, tüm yönetim seviyelerinde yararlı olabilir.

Bununla birlikte, belirli bir tür işletme bilgi sisteminin faydasının, şirketin organizasyon yapısındaki faaliyetlerin düzenlenmesine de bağlı olacağı belirtilebilir. Örneğin, bir organizasyondaki faaliyetler, alt ve orta seviye yöneticilerin sorumlulukları arasında çok fazla örtüşme olacak şekilde düzenlenmişse, TPS de orta düzeyde kullanılabilir.

Bu işletme bilgi sistemleri, pazarlama, finans, üretim, insan kaynakları geliştirme vb. İşlerin her biri için özel olarak geliştirilebilir veya işlevlerin her biri için faydalı ortak bir yapı olabilir.

İşletmenin çeşitli fonksiyonlarını bütünleştiren işletme bilgi sistemlerine entegre sistemler denir. Bu tür entegre bilgi sistemleri, daha büyük boyutları, daha geniş coğrafi kapsama alanları, çeşitlendirilmiş ürün tabanı vb. Nedeniyle işlevler arası iletişimde darboğaz sorunuyla karşı karşıya olan işletmelerde daha popülerdir. Bu sistemler farklı yazılım üreticileri tarafından farklı şekilde adlandırılmaktadır. Ancak, yüksek derecede entegre bilgi sistemi için en yaygın kullanılan terim Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) sistemidir.

2. Kişisel İşletme Bilgi Sistemleri:

Kişisel iş bilgi sistemleri, yöneticiler tarafından işyerinde üretkenliklerini artırmak için kullanılır. Yöneticilerin işlerini daha verimli yapmalarına yardımcı olurlar. Kişisel bilgi sistemleri, mikrobilgisayarların kullanımı ile birlikte sözcük işleme, elektronik tablolar, kişisel veri tabanı yönetim sistemleri, grafikler ve iş sunumu ve masaüstü organizasyonu için yazılımlar içerir.

Kişisel bilgi sistemlerinin kurulması daha az pahalıdır ve paylaşılan iş bilgi sistemlerine kıyasla kullanımı kolaydır. Tek elle kullanılan sistemler oldukları için daha esnek ve korumalıdır.

Bu tür sistemler söz konusu olduğunda, donanım arızasının olasılığını gözetmek için esas olarak yedeklemeler ile sınırlıdır. Kişisel oldukları için, bir yönetici onu daha üretken bulduğu şekilde kullanabilir.

Böylece, belirli bilgi ihtiyaçlarına odaklanarak kurulur ve kullanılır. Kişisel bilgi sistemlerinin kilit özelliği, tek bir kişinin gereksinimleri belirleme, sistemin çerçevesini tasarlama ve kullanma sorumluluğunu üstlenmesidir. Böylece, yalnızca işletme yöneticilerinin belirtilen amaçlarına hizmet ederler.

Öncelikle, yöneticiye daha iyi bir çalışma ortamı sağlamayı hedefliyor, böylece basit veri işleme sorunları, raporlama sorunları ve iletişim sorunları konusunda yardım alarak verimliliğini artırabilir. Ayrıca bazı ofis otomasyon ekipmanlarının yerine geçiyorlar. Not defteri bilgisayarlarının mevcudiyeti, mikrobilgisayar uygulamalarının bütün vizyonunu tamamen farklı kılmıştır. Şimdi onlar da iletişim araçları olarak görülüyor.

Her ne kadar çoğu durumda, paylaşılan işletme bilgi sistemlerine bağlı olsalar da, daha büyük işletme sorunlarının karmaşık sorunlarını etkin bir şekilde ele alma kapasitesine sahip değillerdir. Bilgi tanımlama ve ihtiyaçları belirleme ve bilgi sistemlerini tasarlama konusundaki sınırlı bilgi ve uzmanlık kullanılabilirliği sınırlamasından muzdariptirler.

Kişisel bilgi sistemlerinde kullanılan donanım genellikle hırsızların hedefidir ve bu nedenle güvenlik kişisel bilgisayarlarda da bir sorundur, yalnızca maruz kalmanın doğası ve risk derecesi paylaşılan bilgi sistemleri için olanlardan farklıdır.