Büro Dolgu: Konu ve Özellikler

Office Dosyalama hakkında daha fazla bilgi için bu makaleyi okuyun. Bu makaleyi okuduktan sonra öğreneceksiniz: 1. Ofiste Dosyalama Konusu Madde 2. Ofiste Dosyalamanın Özellikleri.

Büroda Dosyalama Konusu:

Bir dosya, muhafaza için kağıtların ve belgelerin yerleştirildiği bir kaptır. Bu koruma referans, rehberlik, kanıt ve tarih için gereklidir. Dosyalama sistematik, sınıflandırılmış, metodik, düzenli, güvenli ve kesin bir şekilde yapılmalıdır.

Sistematik:

İki dosyalama sistemi vardır - merkezi ve merkezi olmayan. Her iki sistemin de avantajları ve dezavantajları vardır. Bir seçim yapılmalı.

sınıflandırılmış:

Dosyalar farklı şekillerde sınıflandırılabilir - konu bazında, bölge bazında, parti bazında veya isim bazında veya yukarıdakilerden iki veya daha fazlasının bir kombinasyonu. İsimler ayrıca alfabetik, sayısal veya alfabetik-sayısal yollarla sınıflandırılabilir.

Sistemli:

Dosyaları saklamanın farklı yöntemleri vardır - yatay, yatay ve dikey. Herhangi bir yöntem kabul edilmelidir.

Düzenli:

Kağıtlar, belgeler vb. Düzenli bir şekilde yerleştirilmeli ve böylece düzgün görünmeli ve daha korunmalıdır.

Güvenli:

Dosyaların uzun süre ve bazen çok uzun süre saklanması gerekir. Bu nedenle dosyalar güvenli bir şekilde tutulmalıdır. Yangın, böcek vb. Hırsızlık veya tahribata karşı korunmaları gerekir. Modern günlerde bu amaçla çeşitli dosyalama dolapları mevcuttur.

Kesin:

Her dosyanın konumu kesin olmalı, böylece mümkün olan en kısa sürede bulunabilir.

Ofiste Dosyalamanın Özellikleri:

Bir ofisteki kayıt fonksiyonunun bir parçası olarak dosyalama aşağıdaki ayırt edici özelliklere sahiptir:

(1) Ekipman:

Dosyalama işlemi çeşitli ekipmanlara ihtiyaç duyar: dosyalar veya klasörler, raflar, raflar veya dolaplar, tepsiler ve sepetler, farklı kartlar (kılavuz kartları veya indeksleme kartları), vb.

(2) Yöntem:

Dosyaları saklamak için farklı yöntemler vardır - yatay, yatay ve dikey. Dikey yöntem veya en son yöntem en iyisidir.

(3) Prosedür:

Belli işlemlerin bir kağıt doldurma ve nihayet parçalama ya da temizleme işlemlerinin düzenlenmesi yönünde adım adım takip edilmesi gerekir.

(4) Personel:

İşi yapmak için özel olarak eğitilmiş personel gereklidir.

(5) İlkeler:

Etkin dosyalama için uyulması gereken bazı ilkeler vardır.

(6) Endeksleme:

İşlemleri tamamlamak için dosyalama, indeksleme ile birlikte yapılmalıdır.