İyi Ofis Yönetimi: İlkeler ve Dosya Yönetimi İpuçları

İyi ofis yönetimi, kimin neyin sorumlu olduğunu bilen insanlara bağlıdır - işleri yapan kimin sorumlu olduğunu. Örneğin, küçük işletmeniz için satın alma işlemi kim tarafından ne zaman yapılırsa yapılsın? İstediğin zaman bir ataş bulabilir misin?

Ya da gerektiğinde bir rapor yazdırmak? Bir ekipmanı tüm ekipman ve malzemelerin siparişini vermekle yükümlü tutmak sorunu çözer ve işleri sorunsuz şekilde yürütür. (Bilgisayar) sistem yönetimi ile aynı. Bilgisayar sisteminizin güvenliğinden ve hesaplar, şifreler ve yazılımlar gibi şeylerin takibinden sorumlu bir kişiye sahip olmanız gerekir. Aksi takdirde, kaos çoğalır.

Kayıtların saklanması, iyi bir ofis yönetiminin en kolay kısmı gibi görünür - bu kayıtları hem erişilebilir hem de güncel tutmaya gerek duymazsınız. Örneğin, yeni bir müşteri veya müşteri aldığınızda, onu rehber veritabanınıza girmek sadece bir dakikanızı alır. Daha sonra, telefonda konuştuktan sonra kaydı güncellemek sadece bir iki dakika alacaktır.

Ofisiniz bir uzay yönetimi örneği mi, yoksa alanın yanlış yönetilmesi mi? Ofiste yürürken, engellerin etrafında sapmak mı yoksa bir şeyin üstüne atılma riskini mi yaşamak zorundasınız? Bir masada oturduğunuzda, gerçekten orada rahatça çalışabilir misiniz? Masada en çok kullanacağınız şeyler elinize en yakın olacak şekilde mantıksal olarak düzenlenmiş mi? Günümüzde ofislere tıkanmış birçok şey var, yazıcı standlarından dosya dolaplarına kadar. İyi ofis yönetimi için, ofisteki her şeyin maksimum verimlilik - ve maksimum güvenlik için ayarlandığından emin olmanız gerekir.

7 İyi Ofis Yönetimi İlkeleri:

Düzensizlik ve karışıklık rahatsız edici, ama aynı zamanda sadece iş için kötü. İsterseniz bir formül olarak düşünün: Kaosun artması, karların azalmasıyla eşittir. Ne yapalım?

Bu Temel Ofis Yönetimi İlkelerini Uygulayarak Kontrol Kaosu:

1. Büro Yönetimi Rutinleri Oluşturun ve Yapıştırın:

Düzenli kalmak ve işlerin sorunsuz şekilde çalışmasını sağlamak için rutin işlemler rutin prosedürlere ihtiyaç duyar. Evrak işlerini ve ofis sistemlerini kullanmak için rutinler kurun. Örneğin, ofisinize gelen her kağıt parçası bir kez kullanılmalı, davranmalı ve dosyalanmalıdır - bir masanın üstüne yığılmadı.

Bilgisayarlar gibi ofis sistemleri hem yönetim hem de mod prosedürlerine ihtiyaç duyacaktır. Sistem çöktüğünde veya bilgisayarla ilgili bir ekipman arızalandığında, ofisinizdeki herkesin kimi arayacağınızı ve ne yapmayacağınızı bilmesi gerekir (örneğin, sorunu kendileri çözmeye çalışmak gibi). Bu veri yönetimi makaleleri, ofis dosyalama sistemlerinden bilgisayar yedekleme prosedürlerine kadar her şey için faydalı ipuçları sunar.

2. Açıkça Sınırlandırılmış Sorumlulukları Belirle:

Ya da gerektiğinde bir rapor yazdırmak? Bir ekipmanı tüm ekipman ve malzemelerin siparişini vermekle görevlendirmek sorunu çözer ve işlerin sorunsuz şekilde çalışmasını sağlar. (Bilgisayar) sistem yönetimi ile aynı. Bilgisayar sisteminizin güvenliğinden ve hesaplar, şifreler ve yazılımlar gibi şeylerin takibinden sorumlu bir kişiye sahip olmanız gerekir. Aksi takdirde, kaos çoğalır.

3. Kayıtları Tutun - ve İşletme Kayıtlarınızı Güncelleyin:

4. Ofisinizde yürüyün ve oturun :

5. Scut Çalışmasını Zamanlayın:

Maalesef, bir mutfak gibi bir ofis, belli bir miktar scut çalışması yapılmadan iyi bir şekilde çalışmaz. Scut çalışması olarak gördüğünüz şeyi atayamayacak durumda olan küçük bir işletme sahibiyseniz, bunun için her hafta zaman planlayarak kendinizi düzenli olarak almaya zorlayın. Örneğin bir sabah veya öğleden sonra alın ve soğuk aramalar yaparak veya muhasebeye katılarak (veya kayıtları güncelleyerek) geçirin.

6. Delege ve Dış Kaynak:

Mükemmel bir dünyada, herkes yalnızca yapmak ve iyi yapmak için vakti olan işini yapardı. Dünya mükemmel olmadığı için, pek çok insan, iyi vakit geçirebilecekleri veya yetenekleri olmayan şeyler yapıyorlar. Yetki vermek ve dış kaynak kullanımı yalnızca küçük işletmenizin ofis yönetimini iyileştirmekle kalmaz, aynı zamanda yeteneklerinize de odaklanmanızı sağlar, böylece sonuçta kazancınızı artırır. Sanal asistanlar ofisinizin veya idari görevlerin birçoğunu idare edebilirler.

7. İş Planlamasını Öncelikli Yap:

Birçok küçük işletme sahibi günlerini oyunculuk ve tepki vererek geçiriyor - ve sonra neden tekerleklerini döndürdüğünü merak ediyorlar. İş planlaması, iyi ofis yönetiminin önemli bir bileşenidir ve normal ofis yönetimi rutininizin bir parçası olması gerekir. Başarılı küçük işletme sahipleri her hafta iş planlaması için zaman harcarlar ve çoğu günlük iş planlama oturumlarını hedef belirleme ve büyüme için bir araç olarak kullanırlar. Personeliniz varsa, onları resmi veya gayrı resmi olarak iş planlamasına dahil edin.

Hızlı Ofis Dosyalama İçin İpuçları:

Küçük işletme sahibi olarak masanızda hızlı ve kolay bir şekilde işlem yapabilmeniz gerekir. Bir dosyalama sistemi kurmak zor gibi görünse de, birkaç dosyalama ipucu ve püf noktası ile kolaylaştırılabilecek nispeten kolay bir iştir.

(1) Birincil çalışma alanınıza oturmak ve ekipman, malzeme ve dosyalara ulaşmak için birkaç dakikanızı ayırın. Bu, şahsen bu maddeleri dosyalamak için fikir noktasını oluşturmanıza yardımcı olacaktır.

(2) Artık nerede doğal olarak bilgi arayacağınızı bildiğinize göre, alfabetik, sayısal veya konuya göre bir dosyalama sisteminin sizin için en iyi şekilde çalışıp çalışmayacağını belirlemelisiniz. Müşterinin adına göre bir şeyler mi arıyorsunuz? Kategori (yani harcamalar, finansal, pazarlama)? Referans numarasına göre mi? Bu, dosyalama sisteminizi nasıl düzenleyeceğinizi belirleyeceğinden kritik bir adımdır. Dosyalama sisteminiz için bir şey satın almadan önce bunu yapın.

(3) Sonra, depolama ihtiyaçlarınızı kabaca belirleyin. Günlük olarak erişebileceğiniz çok sayıda dosyanız var mı? Dosyalarınıza sadece haftalık mı erişiyorsunuz? Cevaplar bir masaüstü dosya sahibine, masanıza yakın iki çekmeceli dosya dolabına veya odanın karşısındaki dört çekmeceli yanal dosya dolabına ihtiyacınız olup olmadığını belirleyecektir. Bugün çok fazla seçenek var, dikkatlice seçmelisin. Dosyalama dolaplarına bakarken büyümeye izin verin - şimdi sahip olacağınızı düşündüğünüz dosyaların iki katı kadar bir şey satın alın. Bu, başvurunuzu ve dosyalama sisteminizi yeniden düzenlemek zorunda kalacağınız sayıyı sınırlayacaktır.

(4) Netlik ve kolay erişim için iyi bir etiketleme sistemine yatırım yapın. Dosya etiketlerini okuyabilmek açık gibi görünmektedir, ancak etiketlemedeki açıklık, hayal edebileceğinizden daha fazla dosyalama süresi sağlar. Etiket yapan çoğu şirket, en popüler kelime işlem yazılımına entegre olan şablonlar sağlar. Artık bireysel posta etiketlerini de basabilen küçük etiket üretim sistemlerinden birini düşünebilirsiniz. Çifte görev yapan kalemler genellikle akıllıca bir yatırımdır.

(5) Artık dosya klasörlerini satın almaya hazırsınız.

Elektronik Dosya Yönetimi İpuçları:

Dosya yönetimi sadece kağıt dosyalar için miydi? Tekrar düşün. Bilgisayarınızdaki dosyaları düzenli ve güncel tutmak da aynı derecede önemlidir. Tıpkı kağıt dosyalarında olduğu gibi, bilgisayar dosya yönetiminin amacı, oluşturulduğundan yıllar sonra aramanıza rağmen aradığınızı bulabilmenizi sağlamaktır.

Bu dosya yönetimi ipuçları, dosyalarınızı erişilebilir durumda tutmanıza yardımcı olur:

1. Dosya Türlerine Göre Düzenleyin:

Sürücünüzde Program Files adlı bir klasör oluşturarak ve tüm uygulamalarınızı orada tutarak uygulamaları daha kolay bulun. Örneğin, Word, PowerPoint, Simply Accounting ve WinZip için yürütülebilir dosyalar Program Dosyaları klasöründe bulunur.

2. Herkes İçin Bir Yer:

Tüm belgeleri Belgelerim klasörüne ve başka hiçbir yere yerleştirin. Öyleyse bir elektronik tablo, mektup veya PowerPoint sunusu olsun, buraya gelir. Bu, işleri bulmayı ve yedeklemeyi çalıştırmayı kolaylaştıracaktır.

3. Belgelerimde Klasörler Yaratın:

Bunlar, bilgisayarınızın dosya dolabının çekmeceleri, tabiri caizse. Klasörlerinizi adlandırmak için düz dili kullanın; Gelecekte bu klasörler listesine bakmak ve ne "TFK" ya da ne icat ettiğiniz kısaltmanın ne anlama geldiğini merak etmek istemezsiniz.

4. Klasörlerdeki İç Klasörleri:

Gerektiği gibi, bu ana klasörler içerisinde başka klasörler oluşturun. Örneğin, “Faturalar” adlı bir klasörde “2004”, “2005” ve “2006” adlı klasörler bulunabilir. Bir müşteri için adlandırılmış bir klasör “müşteri verileri” ve “yazışmalar” klasörlerini içerebilir. Amaç, listelenen bir sürü yetim dosyaya sahip olmak yerine her dosyayı bir klasörde bulundurmaktır.

5. Dosya Adlandırma Kurallarını izleyin :

Dosya adlarında boşluk kullanmayın, dosya adlarını 27 karakterin altında tutun ve tüm küçük harfleri kullanın. Yani bir müşteri için adlandırılmış bir dosya Jack Dawson yerine jackdawson olmalıdır. Bu kurallardan herhangi birini ihlal ederseniz, bu konuda tutarlı olun.

6. Spesifik Olun:

Dosyalara mantıklı, belirli adlar verin ve mümkünse dosya adlarına tarih ekleyin. Dosyaları adlandırırken amaç, dosyayı açıp aramanıza gerek kalmadan dosyanın ne hakkında olduğunu söyleyebilmektir.

7. Gittiğiniz Dosya:

Bir belgeyi dosyalamak için en iyi zaman, ilk oluşturduğunuz zamandır. Bu nedenle, belgenizi dosyalamanın yanı sıra, ilk etapta doğru yere koyarak, "Farklı Kaydet" iletişim kutusunu kullanma alışkanlığını edinin.

8. Rahatlığınız için Dosyalarınızı Sipariş Edin:

Çok kullandığınız klasörler veya dosyalar varsa, bunları dosya adının başında bir veya AA ile yeniden adlandırarak dosya listesinin en üstüne getirin.

9. Dosyalarınızı Düzenli Olarak Alın:

Bazen eski olan, yukarıda “Faturalar” adlı klasör örneğindeki gibi açıktır. Değilse, eski dosyaları temizleyerek klasörlerinizi düzenli tutun. Bir daha asla dosyaya ihtiyaç duymayacağınızdan emin değilseniz, işle ilgili dosyaları SİLMEYİN. Bunun yerine, Belgelerim'deki ana klasör koleksiyonunuzda, “Eski” veya “Etkin Değil” adlı bir klasör oluşturun ve karşınıza çıktığında eski dosyaları bu klasöre taşıyın.

10. Dosyalarınızı Düzenli Olarak Yedekleyin:

Dosyalarınızı başka bir sürücüye veya kasete kopyalayıp kopyalamıyorsanız, düzenli bir yedekleme rejiminin ayarlanması ve izlenmesi önemlidir.