İnsan Kaynakları Kayıtları: Türleri, Amaçları, Temelleri ve Önlemleri
İnsan Kaynakları Kayıtları: Tipleri, Amaçları, Temelleri ve Önlemleri!
İnsan kaynakları kayıtları, bir kuruluş tarafından işlevlerini yerine getirmek için kullanılan bilgi belgelerine atıfta bulunur. Kuruluşun hafızasını temsil eder. Kayıtlar, yazılı, resimli, çizelge vb.
Bu nedenle organizasyonun faaliyetlerinin somut kanıtıdır. Personel kayıtları, örgütün içindeki İK'nın konumu hakkında bilgi sağlar; örneğin; eğitim, performans, devamsızlık, ücret ve maaş, işgücü devir hızı, verimlilik, moral anketleri, iş tatmini, sosyal güvenlik, çalışan refahı vb. İle ilgili kayıtlar. bildiri, kart, dosya, çizelge, mavi baskı vb. şeklindedir. Ancak modern zamanlarda kayıtlar C.D'ler, video filmler, ses kasetleri vb.
Bilgi Türleri:
Kayıtlar raporlardan, toplantı tutanaklarından, siparişlerden vb. Hazırlanır. Çalışanlar, sendikalar, işveren, hükümet, iş tanımı, iş analizi, işe alım, seçme, terfi, devir, fesih, yeniden işe alma, eğitim ve gelişim hakkında bilgi içerir. kapalı, grevler, PF katkıları, çalışanlara sağlanan faydalar, ücret ve maaş, şikayet anlaşmazlıkları vb.
Personel Kayıtlarının Amaçları:
Kayıtlarda depolanmamak, ancak çeşitli problemlerin analizini yapmak için bilgi sahibi olmak temel amacıdır. Etkili depolanan kayıtlar, sorunların daha iyi analizini sağlar.
Kayıtlar aşağıdaki amaca hizmet eder.
(1) Yöneticilere, çalışanlar için eğitim programları ve yöneticiler için yönetici gelişimi belirleme, hazırlama ve uygulama konusunda yardım edin.
(2) Devir, terfi, indirgeme, yeniden dağıtım vb. Konularında karar vermeyi kolaylaştırır.
(3) Ücret ve maaş levhalarının hazırlanmasına yardımcı olur.
(4) Kamu kurumlarına kazalar, devamsızlık, iş hacmi, ücret ve maaşlar hakkında bilgi vermeyi sağlar.
(5) İnsan kaynakları denetimini kolaylaştırır.
(6) İnsan ilişkilerinde araştırmayı mümkün kılar.
(7) İstihdam testlerinin geçerliliği ve görüşmeler hakkında bilgi vermek.
(8) İzin, eğitim, terfi, devir, işten çıkarmalar, işten çıkarmalar, çalışanlara sağlanan faydalara ilişkin harcamalar vb.
İyi Bir Rekorun Temelleri:
Yukarıdaki hedeflere ulaşmak için iyi bir kayıt aşağıdaki özellikleri içermelidir:
(1) Amaç olmalı. Belirtilen hedeflere ulaşılması sağlanmalıdır.
(2) Kayıt tutma basit ve anlaşılması kolay olmalıdır.
(3) Herhangi bir hata veya dolandırıcılık olasılığı olmadan doğru olmalıdır.
(4) İhtiyaçlarla tutarlı olmalıdır.
(5) Kolayca izlenebilir veya erişilebilir olmalıdır.
(6) Kayıtların korunmasında ekonomi ilkesine uyulmalıdır. Kayıtların bakımı pahalı olmamalıdır.
(7) İşletmenin daha iyi yönetimi için faydalı olmalıdır. Gereksiz evraklar kayıtlarda tutulmamalıdır.
(8) Gerekli bilgilere kolay erişilebilmeli, bu nedenle buna göre devam edilmelidir.
(9) Farklı kayıtlar kolayca ayırt edilmelidir.
(10) Çoğaltma yapılmamalıdır.
(11) Kayıtların bakımıyla ilgilenmek için kayıt sorumlusu görevlendirilmelidir.
Kayıtların Korunmasında Alınacak Önlemler:
Kayıtlar birçok amaca hizmet ediyor. Personelin kayıtları, çalışmalarının yapıldığı tarihten emeklilik veya kuruluştan ayrılma zamanına kadar saklanmalıdır. Jucius Michael'a göre, personel kayıtlarının korunmasında bazı önlemler alınması şart.
Onlar:
(1) Her çalışan için tüm işe alım bilgileri bir klasörde tutulabilir. Personele yönelik performans değerlendirme, eğitim nitelikleri, eğitim, varsa disiplin cezaları vb. Çalışanla ilgili diğer bilgiler klasöre yerleştirilir.
(2) Klasörün yanı sıra, çalışan kaydının herhangi bir zamanda kolay erişilebilir olmasını sağlayan klasörde önemli bilgiler içeren bir kart saklanabilir.
(3) Çalışan sayısının çok fazla olduğu bazı durumlarda, kayıt işlemlerinde veri işleme ekipmanı kullanılabilir.
Personel Kayıt Türleri:
Endüstriyel işletmelerde personelin temel kayıtları aşağıdaki gibidir: -
Bireysel Hizmet Kaydı:
Bu kayıt, isim ve adres, cinsiyet, yaş, eğitim nitelikleri, deneyim, bölüm ve bölüm, randevu tarihi, emeklilik tarihi, ücret, artış, alınan terfi, çalışanın transferini vb. İçerir.
Performans Kaydı:
Her bir çalışana yıllık performans değerlendirmesine göre verilen puanlar bu kayda dahil edilir.
Kayıtları Bırak:
Çalışanlar tarafından alınan farklı izinler ve izinler dengesini içerir.
Talim raporu:
Buna çalışanların katıldığı eğitim programları tarih ve saat süreleri ile dahildir.
Sağlık ve güvenlik Kayıtları:
Bu kayıtlar kazalar, sağlık raporları, sigorta kayıtları vb. Bilgileri içerir.
