Planlamanın Önemi: Özellikleri, Sınırlamaları, Süreci ve Çeşitleri

Bir organizasyon için planlamanın önemini öğrenmek için bu makaleyi okuyun: özellikleri, kısıtlamaları, süreçleri ve türleri!

Tüm kuruluşlar hükümet, özel iş veya küçük iş adamı olsun planlama yapmalı. Satıştaki artış hayallerini değiştirmek, yüksek kazanç sağlamak ve iş dünyasında başarı elde etmek için tüm işadamlarının geleceği düşünmesi gerekiyor; Tahminlerde bulun ve hedeflere ulaş. Ne yapılacağına, nasıl yapılacağına ve ne zaman yapılacağına karar vermek için planlama yapar.

Anlamı:

Planlama “ne yapılması gerektiği, ne zaman yapılması gerektiği, nasıl yapılması gerektiği ve kimin tarafından yapılması gerektiği” olarak tanımlanabilir. Basit bir deyişle şunu söyleyebiliriz, planlama bugün nerede durduğumuz ile ulaşmak istediğimiz yer arasındaki boşluğu kapatır.

Planlama, hedefleri belirlemeyi ve bu hedeflere ulaşmak için uygun eylem planını önceden karar vermeyi içerir; böylece planlamayı hedefler ve hedefler belirlemek ve bunları başarmak için bir eylem planı oluşturmak olarak tanımlayabiliriz.

Planlamanın bir diğer önemli bileşeni zamandır. Planlar her zaman belirli bir süre için geliştirilir, çünkü hiç bir iş hiç bitmeden planlamaya devam edemez.

Zaman boyutunu göz önünde bulundurarak planlamayı “belirli bir süre için hedefler belirlemek, bunları başarmak için çeşitli eylem kursları formüle etmek ve daha sonra farklı eylem kurslarından mümkün olan en iyi alternatifi seçmek” olarak tanımlayabiliriz.

Özellikler / Doğa / Planlamanın Özellikleri:

1. Planlama, Amaçlara katkıda bulunur:

Planlama, hedeflerin belirlenmesi ile başlar. Amaç olmadan planlama yapmayı düşünemeyiz. Hedefler belirlendikten sonra planlama, belirlenen hedeflere ulaşmak için atılması gereken yöntem, prosedür ve adımları belirler. Planlayıcılar, işler hedeflere doğru hareket etmiyorsa, plandaki değişiklikleri de yardımcı olur ve getirir.

Örneğin, bir kuruluş 1500 çamaşır makinesi üretme hedefine sahipse ve bir ay içinde sadece 80 çamaşır makinesi üretilirse, nihai hedefe ulaşmak için planda değişiklikler yapılır.

2. Planlama, yönetimin birincil işlevidir:

Planlama, her yönetici tarafından gerçekleştirilecek birincil veya ilk işlevdir. Planlama fonksiyonu yerine getirilmeden yönetici tarafından başka hiçbir fonksiyon yürütülemez, çünkü planlamada hedefler belirlenir ve diğer fonksiyonlar sadece amaçlara bağlıdır.

Örneğin, örgütleme işlevinde yöneticiler çalışanlara yetki ve sorumluluk verir ve yetki ve sorumluluk düzeyi şirketin hedeflerine bağlıdır. Benzer şekilde, personel alımı sırasında çalışanlar atanır. Çalışan sayısı ve tipi yine şirketin hedeflerine göre değişmektedir. Yani planlama her zaman ilerler ve hiç olmaz. Diğer fonksiyonlara göre 1.

3. Yaygın:

Yönetimin her kademesinde planlama gereklidir. Yalnızca üst düzey yöneticilerle sınırlı bir işlev değildir, planlama her seviyedeki yöneticiler tarafından yapılır. Büyük planın oluşturulması ve genel politikaların çerçevelenmesi üst düzey yöneticilerin görevidir, bölüm müdürleri ise kendi bölümleri için plan oluşturur. Alt düzey yöneticiler ise genel hedefleri desteklemeyi ve günlük faaliyetleri sürdürmeyi planlıyor.

4. Planlama fütüristik / İleriye bakıyor:

Planlama her zaman ileriye bakmak veya planlamanın fütüristik bir işlev olduğu anlamına gelir. Planlama geçmiş için asla yapılmaz. Tüm yöneticiler geleceğe yönelik tahmin ve varsayımlarda bulunmaya çalışır ve bu tahminler yöneticinin geçmiş deneyimlerine ve genel çevrenin düzenli ve akıllı taramasına dayanarak yapılır.

5. Planlama süreklidir:

Planlama hiçbir zaman bitmeyen ya da sürekli bir süreçtir, çünkü planlar yapıldıktan sonra değişen ortamdaki ve en iyi yolun seçimindeki değişikliklerle de temas halinde olmak gerekir.

Bu nedenle, plan yaptıktan sonra da planlamacılar, şirketin ihtiyacına göre planlarda değişiklik yapmaya devam eder. Örneğin, eğer plan patlama döneminde ve uygulamasında yapılırsa, depresyon süresi vardır, o zaman planlamacılar geçerli koşullara göre değişiklik yapmak zorundadır.

6. Planlama karar vermeyi içerir:

Planlama işlevi yalnızca farklı alternatifler mevcut olduğunda gereklidir ve en uygun alternatifi seçmemiz gerekir. Seçim yapmadan planlama yapmayı hayal edemeyiz, çünkü planlama işlevindeki yöneticiler çeşitli alternatifleri değerlendirir ve en uygun olanı seçerler. Ancak, eğer bir alternatif mevcutsa, planlama zorunluluğu yoktur.

Örneğin, eğer lisans sadece STC (Devlet Ticaret İşbirliği) ile yapılmışsa, teknolojiyi ithal etmek için, şirketlerin teknolojiyi sadece STC ile ithal etmekten başka çareleri kalmaz. Ancak, bu göreve dahil edilen 4-5 ithalat ajansı varsa, planlamacılar tüm ajansların şartlarını ve koşullarını değerlendirmek ve şirketin bakış açısına en uygun olanı seçmek zorundadır.

7. Planlama zihinsel bir egzersizdir:

Bu zihinsel egzersizdir. Planlama, yüksek düşünme gerektiren zihinsel bir işlemdir ve bu nedenle Taylor tarafından operasyonel faaliyetlerden ayrı tutulur. Planlamada, çevreyi düzgün bir şekilde tarayarak varsayımlar ve geleceğe yönelik öngörüler yapılır. Bu aktivite daha yüksek düzeyde zeka gerektirir. İkincisi, planlamada çeşitli alternatifler değerlendirilir ve yine daha yüksek düzeyde zeka gerektiren en uygun olan seçilir. Dolayısıyla entelektüel bir süreç planlaması yapmak doğru olur.

Planlamanın Önemi / Önemi:

1. Planlama Yönü sağlar:

Planlama, önceden belirlenmiş eylem süreci ile ilgilidir. Çalışanların çabalarına yol gösterir. Planlama, çalışanların ne yapması, ne yapılması gerektiği gibi şeyleri açıkça ortaya koyar. İşin nasıl yapılması gerektiğini önceden belirterek planlama eylem için yön sağlar. Çalışanlar, hangi yönde çalışmak zorunda olduklarını önceden bilirler. Bu aynı zamanda Yön Birliğine de yol açar. Eğer planlama yapılmadıysa, çalışanlar farklı yönlerde çalışacak ve organizasyon istenen amacına ulaşamayacaktı.

2. Planlama Belirsizlik riskini azaltır:

Örgütler her gün birçok belirsizlik ve beklenmedik durumlarla karşı karşıya kalmak zorundadır. Planlama yöneticinin belirsizlikle yüzleşmesine yardımcı olur; Bu belirsizliklerin üstesinden gelmek için planlar yapılır. Planlar ayrıca yangın veya kuruluştaki diğer bazı felaketler gibi beklenmeyen riskleri de içeriyor. Bu belirsizliklerle başa çıkma planında kaynaklar bir yana bırakılıyor.

3. Planlama, alıştırma ve israf faaliyetlerini azaltıyor:

Organizasyon planları tüm bölümlerin gereklerini göz önünde bulundurarak yapılır. Bölüm planları ana organizasyon planından alınmıştır. Sonuç olarak, farklı bölümlerde koordinasyon sağlanacaktır. Öte yandan, yöneticiler, yönetici olmayanlar ve tüm çalışanlar plana göre eylem izliyorsa o zaman faaliyetlere entegrasyon sağlanacaktır. Planlar, düşüncelerin ve eylemlerin netliğini sağlar ve işler sorunsuzca gerçekleştirilebilir.

4. Planlama Yenilikçi fikirleri teşvik eder:

Planlama yüksek düşünme gerektirir ve bu entelektüel bir süreçtir. Bu nedenle, belirli bir işi yapmak için daha iyi fikirler, daha iyi yöntemler ve prosedürler bulma konusunda büyük bir kapsam vardır. Planlama süreci yöneticileri farklı düşünmeye ve gelecekteki koşulları kabul etmeye zorlar. Böylece yöneticileri yenilikçi ve yaratıcı yapar.

5. Planlama, Karar Vermeyi Kolaylaştırır:

Planlama yöneticilerin çeşitli kararlar almalarına yardımcı olur. Planlamada olduğu gibi hedefler önceden belirlenir ve gelecek için öngörüler yapılır. Bu tahminler ve hedefler yöneticinin hızlı kararlar almasına yardımcı olur.

6. Planlama, kontrol için standart oluşturur:

Kontrol, planlanan ve gerçek çıktı arasındaki karşılaştırma anlamına gelir ve eğer ikisi arasında bir farklılık varsa, o zaman bu tür sapmaların nedenlerini bulun ve gerçek çıktıyı planlanan ile eşleştirmek için önlemler alın. Ancak, planlanmış bir çıktı olmaması durumunda, kontrol yöneticisinin, gerçek çıktının yeterli olup olmadığını karşılaştırmak için bir tabanı olmayacaktır.

Örneğin, bir hafta için planlanan çıktı 100 ünite ise ve çalışan tarafından üretilen fiili çıktı 80 ünite ise, kontrol müdürü 80 ünite üretimini 100 üniteye getirmek için önlemler almalıdır, ancak planlanan çıktı, yani 100 ünite değilse planlamacılar tarafından verilen 80 birim üretiminin yeterli olup olmadığını bulmak zor olacak. Bu nedenle, kontrolde karşılaştırma için temel, yalnızca planlama işlevi ile verilmektedir.

7. Şirketin hedeflerine dikkat çeker:

Planlama işlevi, yalnızca bu hedeflere ulaşmak için planlamada yapılan hedeflerin, politikaların, prosedürlerin, yöntemlerin ve kuralların vb. Oluşturulmasıyla başlar. Çalışanlar planı takip ederken, hedeflere ulaşma yolunda ilerliyorlar. Planlama yoluyla, tüm çalışanların çabaları örgütsel amaç ve hedeflerin gerçekleştirilmesine yöneliktir.

Planlama Sınırlamaları:

1. Planlama katılığa neden olur:

Gelecekteki eylem sürecine karar vermek için planlar yapıldığında yönetici bunları değiştirebilecek durumda olmayabilir. Koşullar değiştiğinde önceden tanımlanmış bir planı takip etmek organizasyon için olumlu sonuçlar getirmeyebilir. Plandaki bu tür bir rijitlik güçlük yaratabilir.

2. Planlama dinamik ortamda çalışmayabilir:

Ekonomik, politik ve yasal ortamda sürekli değişiklikler olduğu için iş ortamı çok dinamiktir. Bu gelecekteki değişiklikleri tahmin etmek çok zorlaşıyor. Değişiklikler çok sık gerçekleşirse planlar başarısız olabilir.

Çevre, çok sayıda bölümden oluşur ve bir yöneticinin ortamdaki gelecekteki değişiklikleri değerlendirmesini zorlaştırır. Örneğin, ekonomi politikasında değişiklik, modada ve trendde değişiklik veya rakip politikasında değişiklik olabilir. Bir yönetici bu değişiklikleri doğru bir şekilde öngöremez ve ortamda böyle bir çok değişiklik olursa plan başarısız olabilir.

3. Yaratıcılığı azaltır:

Planlamayla örgütün yöneticileri katı bir şekilde çalışmaya başlar ve onlar sadece planın kör takipçisi olurlar. Yöneticiler, iş ortamında yürürlükte olan değişikliklere göre planda değişiklik yapma girişiminde bulunmazlar. Çalışmanın iyileştirilmesi için öneri ve yeni fikirler vermeyi bıraktılar, çünkü çalışma yönergeleri sadece planlamada veriliyor.

4. Planlama, yüksek Maliyet içerir:

Planlama süreci çok fazla maliyetlidir çünkü entelektüel bir süreçtir ve şirketlerin bu süreci sürdürmek için profesyonel uzmanları işe alması gerekir. Bu uzmanların maaşlarıyla birlikte şirket, doğru gerçekleri ve rakamları toplamak için çok zaman ve para harcamak zorundadır. Yani, bu maliyet tüketen bir işlemdir. Planlamanın faydaları maliyetinden fazla değilse, o zaman devam etmemelidir.

5. Zaman alıcı bir süreçtir:

Planlama süreci zaman alıcı bir süreçtir çünkü alternatifleri değerlendirmek ve en iyisini seçmek uzun zaman alır. Planlama tesislerini geliştirmek için çok zamana ihtiyaç vardır. Böylece, bu nedenle, eylem ertelenir. Ve ne zaman hızlı ve acil bir karara ihtiyaç duyulduğunda, planlamadan kaçınmalıyız.

6. Planlama başarının garantisi değildir:

Bazen yöneticiler, planların geçmişte başarılı bir şekilde işe yaradığı için yanlış bir güvenlik duygusuna sahiptir, bu nedenle bunlar gelecekte de çalışacaktır. Yöneticilerin önceden planlanmış planlara güvenme eğilimi vardır.

Bir plan geçmişte başarılı bir şekilde çalıştıysa, gelecekte planın başarısızlığına yol açabilecek pek çok bilinmeyen faktör olduğu gibi gelecekte de başarı getireceği doğru değildir. Planlama sadece geleceği analiz etmek için bir temel sağlar. Gelecekteki eylem süreci için bir çözüm değildir.

7. Doğruluk eksikliği:

Planlamada her zaman önceden düşünüyoruz ve planlama sadece gelecekle ilgilidir ve gelecek daima belirsizdir. Planlamada, gelecekteki eylem süreci hakkında karar vermek için birçok varsayım yapılır. Ancak bu varsayımlar% 100 doğru değildir ve bu varsayımlar mevcut durumda veya gelecekteki koşullarda geçerli olmazsa, bütün planlama başarısız olacaktır.

Örneğin, planda% 5 enflasyon oranı olacağı ve gelecekteki şartlarda enflasyon oranının% 10 olacağı varsayılırsa, o zaman bütün plan başarısız olur ve birçok ayarlama yapılması gerekecektir.

Planlamanın Dış Kısıtlamaları:

Bazen planlama, hangi yöneticilerin kontrol edemediği konusunda aşağıdaki kısıtlamalar nedeniyle başarısız olur.

(i) Doğal felaket:

Sel, deprem, kıtlık gibi doğal afetler planın başarısız olmasına neden olabilir.

(ii) Rakiplerin politikalarındaki değişim:

Bazen, menajer tarafından beklenmeyen daha iyi politikalar, ürün ve strateji stratejileri nedeniyle plan başarısız olabilir.

(iii) Tat / modadaki değişme ve pazardaki trend:

Bazen, pazardaki lezzet / moda ya da trend, planlamacıların beklentisine aykırı olduğunda planlar başarısız olabilir.

(iv) Teknolojilerdeki değişim:

Yeni teknolojilerin sunulması, eski teknolojiyi kullanan ürünler için planların başarısız olmasına da yol açabilir.

(v) Devlet / ekonomi politikasında değişiklik:

Yöneticilerin devlet kararları üzerinde kontrolü yoktur. Devletin ekonomik veya endüstriyel politikaları yönetici tarafından beklendiği gibi çerçevelenmemişse, planlar da başarısız olabilir.

Planlama Süreci:

1. Hedeflerin belirlenmesi:

Planlama fonksiyon yöneticisi, hedefler koymaya başlar, çünkü tüm politikalar, prosedürler ve yöntemler yalnızca hedeflere ulaşmak için çerçevelenir. Yöneticiler, şirketin hedeflerini ve şirketin fiziksel ve finansal kaynaklarını göz önünde bulundurarak şirketin hedeflerini açıkça ortaya koyarlar. Yöneticiler hızlı ve belirli bir süre içerisinde ulaşılabilecek hedefler oluşturmayı tercih ederler. Hedefler belirlendikten sonra, açıkça tanımlanmış hedefler tüm çalışanlara iletilir.

2. Gelişen bina:

Mülkiyet geleceğe ilişkin varsayımlarda bulunma anlamına gelir. Mülkler, planların yapıldığı temeldir. Mevcut planları ve çeşitli politikalarla ilgili geçmiş bilgileri dikkate alarak yapılan bir tür tahmindir. Tüm varsayımlar üzerinde tam bir anlaşma yapılmalıdır. Varsayımlar tahmin bazında yapılır. Tahmin bilgi toplama tekniğidir. Bir ürüne olan talebi, hükümet veya rakip politikasını, vergi oranını vb. Değiştirmek için ortak tahmin yapılır.

3. Hedeflere ulaşmak için çeşitli alternatiflerin listelenmesi:

Hedefler belirledikten sonra, yöneticiler kuruluşun hedeflerine ulaşabileceği bir alternatifler listesi hazırlar; çünkü hedeflere ulaşmak için birçok yol olabilir ve yöneticiler hedeflere ulaşmak için tüm yolları bilmelidir.

Örneğin, amaç satışta% 10 artış yapmaksa satış artabilir:

(a) Daha fazla ürün hattı ekleyerek;

(b) indirim teklif ederek;

(d) Pazardaki payını artırarak;

(e) Kapıdan kapıya satış için satışçı atamak, vb.

Böylece yöneticiler tüm alternatifleri listeler.

4. Farklı alternatiflerin değerlendirilmesi:

Yönetici, kendilerini destekleyen varsayımların yanı sıra çeşitli alternatiflerin listesini yaptıktan sonra, her bir alternatifi değerlendirmeye başlar ve her alternatifin olumlu ve olumsuz yönlerini not eder. Bundan sonra, yönetici daha fazla olumsuz yönü olan alternatifleri ortadan kaldırmaya başlar ve en fazla olumlu yönü olan ve en uygun varsayımı olan bir tanesi en iyi alternatif olarak seçilir. Alternatifler uygulanabilirliklerinin ışığı altında değerlendirilir.

5. Bir alternatif seçmek:

En iyi alternatif seçilir, ancak en iyi alternatifi seçecek matematiksel bir formül yoktur. Bazen bir alternatif seçmek yerine, farklı alternatiflerin bir kombinasyonu da seçilebilir. En ideal plan, en uygulanabilir, karlı ve en az olumsuz sonuçları olandır.

Ana planı hazırladıktan sonra, kuruluşun ana planı desteklemek için çok sayıda küçük plan yapması gerekir. Bu planlar organizasyondaki rutin işlerin performansı ile ilgilidir. Bunlar ana plandan türetilmiştir. Bu yüzden türev planları olarak da bilinir. Bu planlar ana planın amacına ulaşmak için zorunludur. Ortak destekleyici planlar; ekipman satın alma, işe alım ve çalışanların seçimi için plan yapma, hammadde satın alma vb. Planlardır.

6. Planın uygulanması:

Yöneticiler ana ve destekleyici planları kağıda hazırlar veya hazırlarlar, ancak uygulamaya konulmadıkça bu planların kullanımı yoktur. Planları uygulamak veya planlarını uygulamaya koymak için yöneticiler, planlarını tüm çalışanlara açık bir şekilde iletmeye başlar çünkü çalışanlar planların spesifikasyonuna göre faaliyetleri yürütmek zorundadır. Planı çalışanlara ilettikten ve desteklerini aldıktan sonra yöneticiler kaynakları planların şartnamesine göre tahsis etmeye başlar. Örneğin, plan üzerindeki harcamaları artırarak satışın artması durumunda reklam, ardından eyleme geçmesi için yöneticilerin reklam departmanına daha fazla fon ayırması, daha iyi medya seçmesi, reklam ajansı kiralaması vb.

7. Takip:

Planlama, sürekli bir süreçtir, bu nedenle yöneticinin işi, planı basitleştirerek sona ermez. Yöneticiler planı uygularken dikkatli bir şekilde izlerler. Planın izlenmesi çok önemlidir, çünkü planda öngörülen şartların ve tahminlerin mevcut durumda doğru olup olmadığını doğrulamaya yardımcı olur. Bunlar gerçekleşmezse, derhal planda değişiklik yapılır.

Takip sırasında planda birçok değişiklik yapıldı. Örneğin, harcama planlaması% 5 enflasyon oranını göz önünde bulundurarak yapılırsa, ancak mevcut durumda enflasyon oranı% 10'a yükselirse, takip sırasında yöneticiler% 10'luk enflasyon oranına göre planlarda değişiklik yaparlar.

Plan:

Plan, hedeflerin nasıl gerçekleştirileceğini belirten bir belgedir. Kuruluşun amaçlarına ulaşmasına yardımcı olmak için önerilen özel bir eylemdir. Birden fazla yol olabilir ve belirli bir hedefe ulaşmak için araçlar olabilir, ancak mantıksal planlar sayesinde bir kuruluşun hedeflerine kolayca ulaşılabilir.

Tek Kullanım Planları:

Tek kullanımlık planlar tek kullanımlık bir plandır. Bunlar, bir kez başarıldığında gelecekte tekrarlanmayacak özel bir hedefe ulaşmak için tasarlanmıştır. Bunlar benzersiz durumların ihtiyaçlarını karşılamak için yapılır. Tek kullanım planının süresi veya uzunluğu, yapıldığı faaliyet veya hedefe bağlıdır. Bir gün sürebilir veya yapıldığı projenin uzun sürmesi haftalar veya aylarca sürebilir.

Daimi Planlar:

Daimi planlar aynı zamanda Tekrar Kullanım Planları olarak da bilinir. Bu planlar tekrar tekrar meydana gelen durumlara odaklanır. Daimi planlar tekrar tekrar kullanılır. Bir kez yapılırlar ancak değerlerini yıllarca korurlar. Zaman zaman bu planlarda bazı revizyonlar ve güncellemeler yapılmasına rağmen.

Plan Türleri:

Planlama, sadece üst düzey yöneticilerin görevi olmadığı ancak farklı seviyelerde çalışan yöneticilerin planlama işlevini yerine getirdiği anlamına gelen yaygın bir işlevdir. Üst düzey yönetici tarafından çerçevelenen planlar, orta ve alt seviye yöneticilerin oluşturduğu planlardan farklı olabilir. Farklı seviyelerde yöneticilerin oluşturduğu farklı planlar veya ortak planlar şunlardır:

Hedefler - Kurallar

Strateji - Programlar

Politikalar - Yöntemler

Prosedürler - Bütçeler

1. Amaçlar:

Amaçlar, faaliyetlerin yönlendirildiği amaçlardır. Her faaliyetin sonucu bunlar. Bir amaç:

(a) Tek faaliyetle ilgili olmalı;

(b) Sonuçla ilgili olmalı ve yapılacak faaliyetle ilgili olmamalıdır;

(d) Hedefe ulaşmak için bir zaman sınırlaması olmalıdır;

(e) Ulaşılabilir veya uygulanabilir olması gerekir.

Örneğin, satışta% 10 artış veya reddedilme oranlarında% 2 düşüş.

2. Strateji:

Bir strateji, örgütsel hedeflere ulaşmak için kapsamlı bir plandır. Stratejinin boyutları:

(i) Uzun vadeli hedefleri belirlemek.

(ii) Belirli bir eylem planını benimsemek.

(iii) Hedeflere ulaşmak için kaynak tahsis etmek.

Strateji oluşturma, üst düzey insanların görevidir ve stratejiyi çerçevelendirmeden önce iş ortamını açıkça taramak ve anlamak gerekir. Stratejide ortak kararlar, yeni bir ürün sunup sunmamaktır. O zaman nasıl yapılacağını tanıtmak için mevcut ürünlerde değişiklik yapan ürünleriniz için müşteri bulma vb. Tüm stratejik kararlar iş ortamından büyük ölçüde etkilenir. Strateji, uzun vadede kuruluşun yönü ve kapsamı hakkında gelecekteki kararları tanımlar.

Örneğin, reklam medyası seçimi, satış promosyonu teknikleri, dağıtım kanalları vb.

3. Politikalar:

Politika, kuruluşun belirli bir soruna veya duruma karşı genel tepkisi olarak tanımlanabilir. Basit bir ifadeyle, kuruluşun sorunları ele alma şekli kendi yoludur. Politikalar her seviyede yapılır, çünkü her seviyedeki yöneticilerin bir durumla başa çıkma yoluna karar vermeleri veya önceden karar vermeleri gerekir ve politika beklenmeyen durumlarda karar almak için bir rehber görevi görür.

Politika oluşturma her zaman çalışanların girişimlerini teşvik eder çünkü çalışanların durumlarla başa çıkması ve durumla başa çıkma yolunun çalışanlara danışılarak kararlaştırılması gerekir. O zaman durumu daha iyi idare edebilecekler. Örneğin, bir okul yalnızca% 60'tan fazla not alan öğrenciler için başvuru formu yayınlama politikasına sahip olabilir.

“Kredi satışı politikası yok” vb. Piyasaya yeni ürün tanıtımı.

4. Prosedürler:

Prosedürler gelecekteki koşulları ele almak için önceden belirlenmiş adımlar gereklidir. Farklı durumlarda çalışanlar tarafından izlenecek adımların sırası önceden belirlenmeli ve böylece herkes aynı adımları takip etmeli.

Prosedür, bir aktivitenin gerçekleştirilmesi gereken tam yol olarak tanımlanabilir.

Örneğin, belirli bir okula kabul prosedürü şöyle olabilir:

(a) Başvuranlar için bir dosya oluşturmak;

(b) Alan formlarını kabul edin ve bir dosyaya koyun;

(d) Bu belgeleri dosyaya da koyun;

(e) Dosyayı sorumlu kabul ettirmek için verin.

Bütün bölümlerin faaliyetlerini koordine etmeleri için prosedürler ortak yapılır. Bu yüzden prosedürler tüm bölüm çizgilerini keser. Örneğin, siparişin imalat departmanı tarafından işlenmesi prosedürü, satış departmanını da içerebilir.

5. Kurallar:

Kurallar, çalışanların özel eylemlerini veya eylemsizliklerini açıklar. Kurallarda herhangi bir takdir yetkisi yoktur, yani kurallara uyulmalıdır ve kurallara uyulmaması durumunda kurallara uymayan çalışanlara karşı katı önlemler alınabilir. Örgüt içinde disiplin ortamı yaratmak için kurallar yazılmıştır. Örneğin, organizasyonda sigara içmeme kuralı olabilir. Kurallar genellikle çalışanların genel davranışlarına rehberlik eder ve çalışanlar bunlarda herhangi bir değişiklik yapamaz.

6. Programlar:

Programlar, hedeflerin, politikaların, prosedürlerin ve kuralların birleşimidir. Bütün bu planlar birlikte bir program oluşturur. Programlar organizasyonda sistematik bir çalışma için hazırlanmıştır. Programlar politikalar, prosedürler ve hedefler arasında ilişki oluşturur. Programlar ayrıca farklı seviyelerde hazırlanmaktadır. Birincil program üst seviye tarafından hazırlanır ve daha sonra birincil düzeydeki programı desteklemek için şirketin düzgün çalışması için farklı seviyelerde destekleyici programlar hazırlanır.

Örneğin, alışveriş merkezi inşaatı, yeni ürün geliştirme.

7. Yöntemler:

Yöntemler rutin veya tekrarlı işler yapmanın resmi veya sistematik bir yolu olarak tanımlanabilir. Yöneticiler, bir iş yapmanın ortak yoluna önceden karar verir. Böylece

(a) Çalışanların kafasında hiç şüphe yok;

(b) Çalışanların eylemlerinde tek biçimlilik olabilir;

(d) Çalışanlara rehberlik etmek.

İşin ortak yoluna önceden karar verilmezse, karışıklık olur ve karşılaştırma mümkün olmaz. Örneğin, stok değerlemesinde kuruluş hangi yöntemin benimseneceğine karar vermelidir (lifo veya fifo). Böylece herkes aynı yöntemi takip eder ve stok değerinin geçmişiyle karşılaştırılabilir, amortisman hesaplaması yapılır.

8. Bütçe:

Bütçe, sayısal olarak ifade edilen beklenen sonucun ifadesidir. Bütçelerde sonuçlar her zaman ölçülebilir ve çoğu zaman bunlar doğası gereği finansaldır, ancak şirketin yalnızca finansal bütçe hazırladığı anlamına gelmez. Finansal bütçe aynı zamanda şirketin kar planı olarak da bilinir, çünkü bu gelirle beklenen geliri ve ilgili harcamaları ve şirketin gelecek yıl kazanacağı karı içerir.

Finansal bütçe ile birlikte sermaye bütçesi de beklenen sermaye ihtiyacını bulmak için hazırlanır. Çalışanların çalışacağı tahmini saatleri belirten saat başı birimlerin kullanıldığı durumlarda operasyonel bütçe hazırlanmaktadır. Bütçeler her seviyedeki yöneticiler tarafından hazırlanır ve düşük seviyedeki yöneticiler genellikle operasyonel bütçeler hazırlar.

Farklı seviyelerdeki yöneticiler tarafından hazırlanan en yaygın bütçe, nakit bütçesidir. Bu bütçe, bir süre içinde beklenen nakit girişini ve nakit çıkışını tahmin eder. Nakit girişi satışlardan gelir ve nakit çıkışı gider şeklinde olur. İşadamları net nakit pozisyonunu nakit girişinden nakit çıkışını çekerek bulabilirler.

Örneğin, Satış bütçesi

Birimdeki satışlar = Rs 1, 00.000

Birim fiyatı: 20 Rs

Toplam Satış bütçesi = 2.000.000 Rs