Ofis Sistemlerini Yönetme (6 Yol)
Büro sistemlerini yönetme yöntemlerinden bazıları şunlardır: 1. Seyirci Tarafından Yönetme 2. Nakit Defteri Kontrolüyle Yönetim 3. Nakit / Küçük Kasa Kontrolüyle Yönetim 4. Makine, Bölmeler vb. İle Kontrol Yönetimi. Büro Kırtasiyelerinin Kontrolü 6. Büro Hareketi Kayıtları ile Kontrole Göre Yönetim.
Bir Ofis Sistemini Yönetmek # 1. Seyirci Tarafından Yönetim:
Herhangi bir müdürün izleyeceği herhangi bir ofisteki ilk prensiptir. Herhangi bir Ofis Yöneticisinin katı bir katılım çizelgesini koruyarak ofisi kontrol etmesi çok önemlidir.
Her çalışanın ofise başlamadan en az 15 dakika önce ofise girmesi gerekir. Ofis sicilini imzalamalılar.
Program süresinin sona ermesinden sonra kayıt Büro Müdürü tarafından alınmalıdır. Bu temel bir kuraldır. O zaman en azından, geç kalanlarının kayıt defterini imzalamaları için sadece 15 dakikalık bir lütufa izin vermesi gerekir.
Herhangi bir çalışan, 15 dakikalık ödemesiz süreden sonra bile geç kalırsa, Ofis Yöneticisi, onun eksik olduğunu işaretlemeli ve bu devamsızlığı geçici iznine göre ayarlamalı, eğer hesabındaysa veya çalışandan evine geri dönmesini istemelidir. o gün için yok olarak işaretlendi olarak. Yine 3'lük bir kural var, yani ofise geç kalmak için bir ayda üç devamsızlık bir ay sonunda ücretten [LWP] ücretsiz olarak bir izne dönüştürülüyor, ofis yöneticisi HO'yu bu konuda bilgilendirmelidir.
Bir Ofis Sistemini Yönetmek # 2. Yazar Kasa Kontrolüyle Yönetme:
Her ofiste, ofis yöneticisine, ofisi işletmek ve kontrol etmek için bir kasa defteri ve bir miktar nakit verilir. Kasa, büro müdürü altında çalışan muhasebeci ve kasa tarafından da nakit olarak tutulmalıdır. Bazı ofislerde küçük kasa kasiyer tarafından, hesaplar ise muhasebeci tarafından yapılmaktadır.
Nakit çıkışını kontrol etmek ve nakit girişi, çekler ve talep taslaklarını girmek Ofis Yöneticisinin görevi haline gelir. Büro Müdürü, makbuzları günlük olarak ve ofisteki tüm işlemler hakkında günlük olarak kontrol etmelidir.
Kuponu ancak girişlerin uygun olması ve her kuponun faturalar, makbuzlar vb. Tarafından onaylanması halinde onaylaması gerekir. Büro tarafından belirli bir amaç için harcanıp harcanmadığı ve faturaların veya Talep Taslaklarının fotoğraf kopyalarının ödenmesi partiler kuponla birlikte verilir.
Nakit defterin her gün, işlemin günlük esasına göre güncellendiğini ve kasa defterindeki bakiyenin kasadaki parayla olduğunu görmelidir. Tamamlandıktan sonra Muhasebeciden önce imzasını kasa defterine koymasını ve sonra da mührü imzalatmasını istemelidir.
Bir Ofis Sistemini Yönetmek # 3. Nakit / Küçük Nakit Kontrolünün Yönetimi:
Her gün işe başlamak için, ofis müdürü önce muhasebeciyi ve kasiyer olarak bilinen küçük nakit saklama görevlisini aramalıdır. Kasa defterini kontrol etme ve doğrulama modu yukarıdaki gibi gösterilmiştir. Yine, kasada nakit olarak kalan tutarın ne olduğunu bulması gerekir. Bunu bir kez öğrendiğinde, parayı sayarak kendini doğrulaması gerekir.
Kasiyerinden, rupi ve paisa cinsinden nakdin borcu ile ilgili bir kağıt parçası yazmasını ve onayını alması, imza atması ve kaşe altına imza atması gerekir. Bunu bir yıl içinde bütün günler için yapmalı. Bu, ofisteki sistemde hatalı çalışmayı önleyecektir.
Bir Ofis Sistemini Yönetmek # 4. Makine, Bölmeler vs. İçin Kontrolle Yönetim:
Günümüzde bir çok ofiste, personelin telefonlara gereksiz yere zaman harcayarak ve STD telefonlarına çok fazla ofis parası harcayarak çok fazla zaman ve para harcadığı görülmüştür. Benzer şekilde, faks makinesinden mesaj göndererek gereksiz yere çok para harcandığı ve boşa harcandığı ve bazı durumlarda Xerox / fotoğraf kopyalarına vs. çok fazla para harcandığı görülmüştür.
Ayrıca bazı kişilerin bu ofis araçlarını kendi kullanımları için kullandıkları ve aynı şekilde ofise borç kullandıkları görülmektedir. Akıllı bir Ofis Yöneticisi, faksla gönderilen bu tür mesajların veya özel olarak STD tarafından yapılan telefon görüşmelerinin kaydını tutmalıdır. Tutulan sicilin bir örneği gösterilmektedir:
Bürodan Gönderilen Faks Mesajı Beyanı:
Benzer şekilde, telefonu STD için kullanma biçiminde bir kayıt tutulabilir. Bir örnek gösterilmektedir:
Şimdi, bu yöntemde, ödemeler için faturalar, telefon faturalarının ödenmesi için ilgili departman tarafından, masajın gönderilmesi için olan makine faturaları için gönderildiğinde, faturaları temizlemeden önce bir karşı kontrol yapılabilir.
Bir Ofis Sistemini Yönetmek # 5. Ofis Kırtasiye Kontrolünde Yönetim:
Bu, ülkedeki herhangi bir ofisinin karşılaştığı çok yıllık sorunlardan biri. İleti örneği kullanımının yanı sıra ileti örneği öğelerinin israfını da kontrol altında tutmak çok önemli ve önem kazanıyor. Hindistan'da ofis çalışanlarının, çocuklarını kullanmalarını sağlamak için evlerine kağıt, yazı kağıdı, ayak kuralı, kurşun kalem, iğne, klips vb. Gibi kırtasiye malzemelerini evlerine alma gibi pis ve kirli bir alışkanlığı vardır.
Bu sistem devlet dairelerinde daha yaygındır. Uygun bir kayıt tutulmamış ve yıl sonunda kırtasiye üzerine büyük miktarda para harcandığı dikkat çekiyor.
Büro Müdürü, bir büro memuruna, ofisten gelen kırtasiye malzemesinin bir kaydını kesin olarak tutmasını ve kırtasiye makinesini, bunları ofiste kullananlara borçlandırmasını istemelidir. Aynı şekilde bir kayıt defteri tutulmalı ve kırıcıyı kullananları borçlandırmak için bir defter gibi davranacak bir kayıt tutulmalıdır.
Aynısı her ayın sonunda kontrol edilmeli ve ayın bitiminden sonra ofisteki kırtasiye malzemeleriyle konuşulmalıdır.
Bir Ofis Sistemini Yönetmek # 6. Ofis Hareketi Kayıtları ile Kontrole Göre Yönetim:
Her ofiste, ofis personelinin belirli resmi işleri tamamlamak için ofisten çıkması ve sonra ofise geri dönmesi gerekmektedir. Akıllı bir Ofis Yöneticisi, her zaman ofis personelinin hareket kayıtlarının tutulması gereken bir kayıt tutmalıdır.
Ofisten ayrıldığı zaman ve geldiği zaman uygun şekilde kaydedilmelidir. Ay sonunda, ofis yöneticisi bunu kontrol etmelidir, çünkü ofis personeli ofis tarafından geri ödenmek üzere yerel nakil masraflarını sunduğunda, bu durum yerel nakil ödeneğini yerine getirmek için yönetime elverişlidir.
