Büro Bütçesi: Büro Bütçesinin Anlamı, Önemi ve Sınırlamaları

Büro bütçesinin anlamı, önemi, kısıtlamaları, çeşitleri ve hazırlığı hakkında bilgi edinmek için bu makaleyi okuyun.

Büro Bütçesinin Anlamı:

Bir ofis bütçesi “hesaplanan tahminlerle belirlenen ve işletmenin belirli bir zaman dilimindeki tüm aşamalarını kapsayan düzenli bir veri düzenlemesinden oluşan bir cihaz” olarak tanımlanabilir .

Bütçe kontrolü, sonuçların öngörülen harcama, gelir ve üretim hedefleriyle karşılaştırıldığı yöntemi veya tekniği düzeltmek için gerçek sonuçları hesaplanan tahminlerle karşılaştırarak bütçeyi kullanma sürecidir.

Yukarıdaki iki, yani bütçe ve bütçe kontrolünden, bu iki göreceli terim yalnızca birbiriyle ilişkili değil, aynı zamanda birbirine bağımlıdır. Yönetsel bakış açısına göre, biri olmadan diğeri işe yaramaz ve israf edici bir egzersizdir.

Ofis Bütçesi Kullanımının Önemi:

Ofiste ofis bütçesinin kullanılması, aşağıdaki faktörler nedeniyle önemlidir:

1. Planlama ve Kontrol:

Planlama, yönetimin önemli bir işlevidir. Planlama işlevine uygun bir şekle sahip olunması yalnızca bütçe kontrolü yoluyla yapılır. Yönetimin bir diğer önemli işlevi kontroldür. Bütçe kontrolü, güçlü bir kontrol silahıdır. Performansları kontrol etmeye yardımcı olur.

2. Karar Vermede Yardımcı Olur:

Bütçe, karar vermede yönetim üyesine çok yardımcı olur. Bütçe tarafından gösterilen hedeflerin ve ilgili başarıların gerçek bilgilerini alır.

3. Dengeleme:

Bütçe kontrolü genel bir bakış açısı teşvik eder. Bütçe, ofis yöneticisine, çeşitli ofis faaliyetleri arasında istenen bir dengeyi teşvik ederek yardımcı olur.

4. Büro Yapısının Zayıflıklarını Açıklamak:

Bir bütçenin kullanılması, ofis organizasyon yapısındaki zayıflığın ortaya çıkmasına yardımcı olur. Aşırı yüksek bir harcamaya sahip olan birimler, bölümler veya bölümler yönetsel dikkat için işaretlenebilir.

Bütçe Kontrolünün Sınırlandırılması:

Bütçe kontrolü, ofis maliyetini kontrol etmek için bir araç olarak, bunlardan en önemlisi olan kendi sınırlamalarına sahiptir:

1. Tahmini Doğruluk Sınırlaması:

Bütçeler, tahminlerin doğruluğu ile sınırlıdır. Bunu başarmak için, koşullardaki gelişmeler veya değişikliklerin bütçeye yansıtılması için her ay veya üç ayda bir gözden geçirme daha iyi olacaktır.

2. Sadece Bir Yönetim Aracı:

Bütçe bir araçtır. Tek başına yönetim değildir. Bir bütçe işleminde otomatik değildir. Bu nedenle, hazırlanmasında büyük bir özen gösterilmesi gerekmektedir. Verileri doğru yorumlamak da önemlidir.

3. Zamana Göre Sınırlandırma:

Bütçenin kullanımı zaman ister. Mevcut ödemeler bir gecede bütçeye göre tedavi edilmemektedir. İstenmeyen koşulların düzeltilmesi veya ortadan kaldırılması yoluyla acele etmek mümkün değildir. Bütçe kontrolünün uygulanması zaman alır.

Büro Bütçesi Çeşitleri:

İşletmemizin herhangi bir departmanı veya bölümü için ayrı bir bütçe hazırlamak mümkündür. Genellikle ayrı bütçeler, satış, satın alma, üretim, finans, işçilik ve genel giderler için hazırlanır. Bu tür bir bütçeye bölüm bütçesi veya bölüm bütçesi denir. Ofisin organizasyonun önemli bir parçası olduğu kuruluşumuzdaki ofis için de hazırlanabilir.

Bütçeler genellikle para açısından hazırlanır, ancak bugün bütçeyi fiziksel olarak hazırlamak için de yararlı bir uygulama olarak kabul edilmektedir. Bütçede fiziksel hedef rakamlara ulaşmak için gereken fiziksel kaynaklar. Böylece bütçe bir para bütçesi ve fiziksel bütçe olabilir.

O zaman başka bir tür bütçe var. Bu tür bir bütçenin amacı, tahmin hedefinden bir değişiklik meydana gelirse gerçekleştirilecek olan eylemi önceden belirlemektir. Bu bütçe belli bir faaliyet seviyesindeki ödenekleri ve ayrıca çeşitli seviyelerde ödenekleri gösterir. Uygulamada, sapmaların belirlenen amaç için ödeneğinden tahmin edilmektedir.

Büro Bütçesinin Hazırlanması:

Büro bütçesi, yalnızca uygun şekilde hazırlandığı takdirde gereken amaca hizmet edebilir. Bunu yapmak için, ofis bütçesinin hazırlanmasına ilişkin aşağıdaki ilkeleri göz önünde bulundurmak istenir. Büro bütçesini hazırlamak için uygun özen gösterilmelidir; Bütçe hazırlamak için para, zaman ve bireysel çaba harcıyor. Zaten hazırlanmış bütçe, işe yaramaz ve pahalı bir uygulamadır.

Bir bütçe hedefine ulaşmak için, bütçeyi hazırlamak için aşağıdaki adımlar atılmalıdır:

1. Ofis Giderlerinin Sınıflandırılması:

Büro harcamalarının örgütsel kurulumun önemli bir parçası olması durumunda, bunların doğru bir şekilde tanımlanması uygun olacaktır.

Genel olarak konuşursak, ofis giderleri şöyle sınıflandırılabilir:

(a) Sabit — Kira, Kira gibi,

(b) Yarı değişkenler — denetim gibi, ve

(c) Doldurma maliyeti gibi değişken.

2. Büro Masraflarının Tahsisi:

Büro bütçesi, büro harcamalarını çeşitli departmanlara özenle ayırmalıdır.

İki tür ofis gideri vardır:

(a) Doğrudan - doğrudan işletme departmanından tahsil edilebilir, örneğin makine ve ekipmanın amortismanı ve yalnızca belirli bir departman için kullanılan personel maaşları

(b) Dolaylı — doğrudan işletme departmanlarına tahsil edilebilir, ancak bu departmanlara sağlam bir temelde tahsis edilebilir, örneğin merkezi dolum sistemi masrafları, merkezi O & M vb.

3. Personel Danışmanlığı:

Bütçenin çeşitli yönleri hakkında denetçilere danışılır. Her bir birimin geçmiş performansı değerlendirilir ve daha sonraki performans için hedef, kurumun amacı ve hedefleri temelinde belirlenir.

4. Ana Bütçeye Uydurma:

Tamamlanan ofis bütçesi ana bütçeye dahil edilmelidir. Büro Müdürü, makam bütçesinin ana bütçeye entegrasyonunun uygun olduğunu görmelidir. Büro müdürü bencil olmamalıdır. Organizasyonun talep etmesi durumunda bütçesinde uygun düzenlemeler yapmaya istekli olması gerekir.

5. Bütçeyi Yazmak:

Bütçelemede bir sonraki adım bütçeyi yazmaktır. Bütçe özenle yazılmalıdır. Gerektiğinde uygun açıklamalar yapılmalıdır.

6. Bütçenin İletilmesi:

Bu, bütçelemede nihai ve en önemli adımdır. Bütçe, tüm departmanlara ve onu uygulamak zorunda olan yöneticilere gönderilmelidir. Bütçenin bir kısmının kopyaları ayrıca bir bütçenin belirli bir bölümünün uygulanmasından sorumlu olan üst düzey yöneticilere gönderilmelidir.