Büro Yönetimi ve Önemi

Büro Yönetimi ve Önemi!

Büro yönetimi, ofis faaliyetlerini iş hedeflerine ulaşmak amacıyla planlama, organize etme, koordine etme ve kontrol etme tekniğidir ve büro çalışmalarının verimli ve etkin bir şekilde yapılmasıyla ilgilenir. Bir işletmenin başarısı, ofisinin verimliliğine bağlıdır. Bürolardaki kağıt işleri hacmi, sanayileşme, nüfus patlaması, devlet kontrolü ve çeşitli vergi ve iş kanunlarının herhangi bir işletmeye uygulanmasından dolayı günümüzde artmıştır. Yönetimde anahtar kelimeler olan verimlilik ve etkinlik ancak faaliyetlerin uygun şekilde planlanması ve kontrol edilmesi, ofis maliyetlerinin azaltılması ve tüm iş faaliyetlerinin koordinasyonu ile elde edilir.

“Büro yönetimi, başkalarının ofiste belirli hedeflere yönelik çabalarını motive eden bir planlama, koordinasyon görevi olarak tanımlanabilir.”

“Büro yönetimi, bir işlev olarak, bu işin ne zaman ve nerede yapılması gerektiği ile ilgili olarak ofis çalışmalarının etkin performansıyla ilgilenen sanat ve yönetim bilimidir.” - William If. Leffingwell ve Edwin M. Rot.

“Büro yönetimi, mümkün olan en kısa sürede ve mümkün olan en kısa sürede ve mümkün olan en düşük maliyet ve harcama ile mümkün olan en yüksek kalitede mümkün olan en iyi sonuçları elde etmek için manipülasyon ve erkeklerin, yöntemlerin, makinenin ve malzemenin kontrolüdür. üst yönetim. ”- Harry H. Wylie.

Bu tanım, hedefleri ve sonuçları en iyi ve en ucuz şekilde ve mümkün olan en kısa sürede elde etmek için malzeme, yöntem vb. Gibi iş kaynaklarının kullanımını vurgulamaktadır.

“Ofis yönetimi, ofis çalışanlarına, belirtilen amacına ulaşmak için ortamına uygun araçları kullanma konusunda rehberlik etme sanatıdır.” - Mills ve Standinhford.

Bu tanımlamaya göre, amaç amacının doğru bir şekilde anlaşılması gerekmektedir, böylece tüm çaba ve faaliyetler başarısı için yönlendirilir. Ofis çalışmasının yapılacağı ortamda, uygun planlamadan sonra yönetim tarafından sağlanır. Çevre, bir işletmenin çalışanlarının faaliyet gösterdiği çevre anlamına gelir. Konum, düzen, aydınlatma sıcaklığı, havalandırma, temizlik vb. Gibi fiziksel faktörleri de içerir. Çalışanlara çeşitli iş yasaları, gümrük uygulamaları vb.

Bu tanımda, yazar ofis yönetimini, organizasyondaki kişisel ya da çalışanlara makine teçhizatı, ofis formları, el kitabı, yöntemler vb. Gibi çeşitli araçların kullanımı konusunda rehberlik etme ve yönlendirme sanatı olarak davranmıştır. Tanım, tanımdaki kişilerin gelişimini vurgulamaktadır. ofis ve şeylerin yönü değil. Büro yönetimi, çalışanını davranışını ve ihtiyaçlarını anlamalıdır; böylece onu etkileyerek ve teşvikleri sağlayarak kurumun amacına ulaşması için çalışmaya teşvik eder.

Basit bir ifadeyle, ofis yönetimi, “herhangi bir işletme girişiminin hedeflerine ulaşılmasını kolaylaştırmak için ofisi planlama, organize etme, işe alma, yönetme, koordine etme ve kontrol etme süreci” olarak tanımlanabilir, tanım bir yönetici yöneticinin yönetim işlevlerini gösterir. Aşağıdaki diyagram ofis yönetimi sürecinde çeşitli unsurları veya işlevleri göstermektedir.

Büro Yönetiminin Önemi:

Aşağıdaki hususlar ofis yönetiminin önemini vurgulamaktadır:

(i) Hedeflerin Başarılmasında Yardımlar:

Hedefler veya hedefler, belirli bir zamanda başarılacak olan nicel terimlerdir. Yönetim, insanların hedefleri gerçekleştirmelerini sağlar ve çabalarını bu hedeflere ulaşmalarına yönlendirir.

(ii) Kaynakların Optimum Kullanımı:

Yönetim, kaynakların etkin kullanılmasında yardımcı olur. Kıt kaynaklar, yöneticiler tarafından iyimser olarak kullanılıyor. Yöneticiler, çeşitli kaynakların koordinasyonu ve entegrasyonunu sağlar. Ofiste bulunan personele kaynak kullanımında rehberlik eden yönetimdir.

(iii) Maliyetlerin En Aza İndirilmesi:

Büro maliyetleri ancak etkin yönetimin rehberliği ve kontrolü altında azaltılabilir. Büro yönetimi, büro faaliyetlerini en iyi ve en ucuz şekilde yapmakla ilgilenmektedir. Maliyet azaltma, iş sadeleştirme ve mekanizasyon yoluyla elde edilebilecek yönetimin amaçlarından biridir. Daha iyi planlama, sağlam organizasyon ve etkili kontrol sayesinde yönetim, maliyetleri düşürme ve bir şirketi boğazı rekabeti ile yüzleşmeye hazır hale getirme endişesi yaratır.

(iv) Düzgün İş Akışı:

Kesintisiz iş akışı ancak uygun planlama ve kontrol varsa mümkündür. Yönetim, verimli ve sorunsuz bir iş akışı sağlar.

(v) Ofis Verimliliğinin Korunmasına Yardımcı Olur:

Yönetim, bir ofiste verimliliğin korunmasına yardımcı olur. Bir yönetici sadece sonuçlar elde etmekle kalmaz, aynı zamanda kâr yaratmaya katkıda bulunmak için en verimli şekilde yapar.

(vi) Sağkalım ve Büyümeyi Yönetmek:

Yönetim, organizasyonu canlı tutmada önemli bir rol oynamak zorundadır. Teknolojideki ve yöntemlerdeki değişimin, hayatta kalmak ve büyümek için öngörülmesi ve uyarlanması gerekir. Bunu yapabilen ve işletmeyi böylesine değişen bir ortamda kalıplayan sadece yönetimdir.

(vii) Yenilik Sunuyor:

İnovasyon, mevcut işi yapmanın yeni, farklı ve daha iyi bir yöntemini bulmaktır. İnovasyonu planlamak ve yönetmek için yönetim önemli bir rol oynamak zorundadır. Müşterilerden gelen öneriler, satıcılardan gelen bilgiler, rakiplerin faaliyetlerini yakından takip etmek yenilik kaynağı sağlar.

(viii) Büro Personelinde Yetkinliğin Korunması ve Sadakat Duygusunun Teşvik Edilmesine Yardımcı Olur:

Verimli yönetim, yetenekli ve çalışkan çalışanların kendilerini rahat bir çalışma ortamı sağlayarak elde etmelerine yardımcı olur. Müdür, yeteneklerini tanıyarak ve takdir ederek çalışanlarını motive etmelidir.

(ix) Liderlik Sağlar:

Yönetim, ofis personelini etkileyerek ve yönlendirerek liderlik sağlar. Yöneticiler, alt düzeylerini örgütsel hedeflere ulaşmak için istekli çalışmaya çalışırlar.

(x) Değişimi Yönetmek:

Büro yönetiminin önemi değişimin planlanmasında ve doğru zamanda ve doğru şekilde tanıtılmasında yardımcı olmasıdır. Teknoloji yöntemlerinde yapılan değişikliklerden dolayı verimlilik ve ekonomi açısından iş prosedürleri vs. değiştirilmelidir. İnsanlar, değişikliğin nedenlerini anlama ve yeni yöntemlerde eğitim eksikliğini anlamadıkları için değişime direnirler. Yönetim, insanların direncini en aza indirmeye yardımcı olur ve değişim ajanı olarak hareket eder.

(xi) Halkla İlişkilerin Korunması:

Büro yönetimi, tüketicilerin ve genel halkın şikayetleriyle uğraşarak halkla ilişkilerin iyileştirilmesine ve bir işletmenin iyi niyetinin arttırılmasına yardımcı olur.

(xii) Sosyal Yardımlar:

Yönetim sadece iş dünyasına değil, aynı zamanda toplumun çeşitli kesimlerine de faydalıdır. Çeşitli tedarikçi, banka, sigorta şirketi, devlet dairesi ve kamuoyu ile bağlantı kurar ve sürdürür. Hizmetlerini sunarak topluma bir bütün olarak fayda sağlar.

(xiii) Çeşitli Büro İşlevlerinin Koordinasyonunu ve Kontrolünü Kolaylaştırır:

Büro yönetimi tüm büro faaliyetlerinin uyumlaştırılmasına yardımcı olur. Planlamanın uygunluğunu sağlamak için olayların davranışını etkileyerek kontrolü kolaylaştırır.