Özel Toplantı Nasıl Düzenlenir?

Bu makale özel bir toplantı düzenlemek için izlenmesi gereken on ana adıma ışık tutuyor.

1. Toplantının tarihi, saati ve yeri, başkan ve kuruluşun diğer üst düzey üyelerine danışarak onun tarafından tespit edilmelidir. Genel olarak toplantı, beklenen katılımcı sayısının az olması veya bir kamu salonunun işe alınması gerekmesi halinde ofiste düzenlenir. Konaklama kesinleşmiş olmadıkça hiçbir haber verilemez.

2. Sekreter, tebligatın yayınlanması gereken süreyi göz önünde bulundurarak ihbarı düzenler. Bildirim, dahil edilmesi gereken tüm öğeleri içeren sırada olmalıdır. Bildirimler, varsa tüm üyelere ayrı ayrı ekleriyle birlikte gönderilmelidir.

Duyurular gazetelerde de yayınlanabilir. İhbar konusu ile ilgili olarak, kuruluşun kendisi veya yasal olması gereken tüm kurallara uyulmalıdır. Bu, toplantı yapmak için hazırlıkların hayati adımlarından biridir.

3. Sekreter, üyelere dağıtılacak tüm belgeleri hazırlamak zorundadır. Örneğin, Yönetim Kurulu veya İcra Kurulu tarafından verilecek raporların taslağını hazırlandığı gibi hazırlar. Kesin hesapların hazır olduğunu ve denetlendiğini görecektir.

Raporların ve hesapların dağıtım için yazdırılması veya çoğaltılması gerekir. Belgelerin basılması veya çoğaltılmasının zamanında yapıldığını ve bu sayede bildirimle birlikte dağıtılmaya hazır olduklarını görmek sekreterin görevidir.

4. Bazen, bir tebligat vermeden önce, sekreter üye listesini incelemelidir. Bir mükellef üye, yıllık genel kurul toplantısına katılma ve oy kullanma hakkına sahip olamaz. Bir şirket olması durumunda, Üye Kaydı, hisse senetlerinin devredilmediği bir süre için askıya alınır, böylece nihai bir üye listesi temettü ödemesi için hazır olur.

5. Ayrıca, oylamanın oylama ile yapılması durumunda, sekreter Oylama Listesini hazır tutmak zorundadır.

6. Komite toplantısı durumunda (Kurul toplantısı gibi) sekreter, toplantıda atıfta bulunacak tüm dosyaları ve belgeleri hazır tutmak zorundadır. Bayraklar veya diğer göstergeler, hazır bulundukları yer için dosyaların içinde ilgili kağıtlara eklenmiştir.

7. Sekreter katılımcıların koltukları için düzenleme yapar. Üyeler bir masanın etrafında otururken bir komite veya yönetim kurulu toplantısı durumunda, karalama defterleri, ayrıntılı gündem notları, kalemler, vb. Masada tutulmalıdır.

8. Sekreter, Toplantıya girmeden önce üyeler tarafından imzalanacak Seyirci Defterinin veya Kaydı'nın hazır olduğunu görmelidir. Yönetim kurulu toplantılarına katılım, yöneticilere ödenecek ücretlerin hesaplanması gerektiği için çok önemlidir.

9. Başkanın konuşmasını yıllık genel kurul toplantısında gazetelerde yayınlamak büyük şirketlerin uygulamasıdır. Sekreter, Başkanın konuşmasının gazetelerde yayınlanmasını düzenler (maliyet şirketin hesabına borçlandırılamaz).

10. Bu arada sekreter, mevcut toplantıda onay için gelecek olan önceki toplantı tutanağını hazırlamış olmalıdır.