Büro: Bir Büronun Anlamı, Önemi, Düzenlenmesi ve İlkeleri

Bir ofisin anlamı, önemi, bir ofis organizasyonu ve ofis süreciyle ilgili ilkeler hakkında bilgi edinmek için bu makaleyi okuyun.

Büronun Anlamı:

Bir ofisi tanımlamak için birçok tanım olmuştur. Bununla birlikte, basit bir dille, “iş yapılan bir yer” olarak tanımlanabilir. Ancak bu yetersiz bir tanımdır, çünkü bu tanım ofis faaliyetinin kalbi olan büro işini dikkate almaz.

Bir ofisin anlamı, ortak bakış açısında açıkça anlaşılmalıdır. 'Ofis' yazdığınız an, ticari faaliyetin, hesap verebilirliğin ve işlevinin ve büro faaliyetlerinin yan yana harekete geçtiği anlaşılmaktadır.

Bu nedenle, tüm bu işlevleri göz önüne alarak uygun bir ofis tanımı çerçevelendirilebilir. Bir ofis, 'kağıt üzerindeki bilgilerin yakınlaştığı ve belgelendiği, korunacağı ve işin şu anki ve gelecekteki çalışması için kullanıldığı herhangi bir yer' olarak tanımlanabilir.

Bilgi, üretim, pazarlama ve bir işletmenin diğer çeşitli faaliyetleriyle ilgili olabilir. Siparişlerin alınması ve yerine getirilmesi için uygun kayıtlar, satın alma, depolama ve satın alma kayıtları ile kuruluştan ve kuruluş tarafından ödenmesi gereken ödemeler, ofisin sahip olması gereken kayıtlardan bazılarıdır.

Bir Ofisin Önemi:

Bir ofisin önemi, yalnızca işinin, markasının adı ve pazardaki hakkının korunması için değil, aynı zamanda çok uzun bir süre için de sorumlu olmak zorunda olmasından kaynaklanmaktadır. çalışanlarını ve onları uzun süre tutmak, hizmet bazında değil, kalıcı olarak tutmak.

Önem iki gerçeğe dayanıyor. Bunlardan ilki, çalışanların işten ayrılma oranı değil, ya da çok düşük bir çalışanın işten ayrılma oranı, hedeflenen kişidir. İkincisi ve en önemlisi, iş cirosunun bir yıl boyunca çalkantılı ve yürekten zahmetli olmaktan ziyade, bir yıl donuk ve sert olmaktan ziyade, her yıl sürekli olarak yuvarlanmasıdır.

AMUL örneğini al [ANAND SÜT BİRLİĞİ]; Anand, Gujarat merkezli. Geçtiğimiz yirmi yıldan bu yana net karlarındaki iç ticaret cirosu her yıl yüzde 4 oranında artmaya devam etti ve bunun sonucunda 1998'in sonunda işleri Rs'ye değdi. 156 crores. Bu Amul tarafından ofis iş hacmindeki sürekli bir artışın göze batan bir örneğidir ve ofislerin önemi de yatmaktadır.

Son 20 yılda, emeklilik yaşına giren çalışanlar dışında, hiçbir çalışan hiçbir sebeple değil, bu organizasyonu terketmedi. Bu aynı zamanda, çalışanlarını elde tutmak için ofisin öneminden de bahseder.

Büronun önemi ve başarısı aşağıdaki faktörlerde yatmaktadır:

(a) Planlama,

(b) Organize etmek,

(d) Çalışanlar,

(e) Kontrol ve koordinasyon,

(f) Büro yazışmaları,

(g) İşe alım,

(h) Bütçeleme

Ancak, her işletme girişimi durumunda, her olay planlanmalıdır. Planlama yapılmalıdır. İnfazlar talimatlara, denetimlere, kontrol ve koordinasyonlara ihtiyaç duyar. Bu unsurların her biri uygun şekilde senkronize edilirse, o zaman atılan hedefler yerine getirilir ve ofisin önemi, kendi yönünde bir görüntüye kavuşur.

Dolayısıyla bu ofisin önemidir. Bir ofisten pay alması ve önemine bağlı olarak belli faktörler vardır.

Bunlar şöyle sıralanır:

1. Bilgi Merkezi :

Ofis, üzerinde yaptığı işin taşındığı tüm bilgilerin bir bilgi merkezi veya veri bankasıdır. Mevcut ve geçmiş iş rakamlarının tümü ofiste olması gerekir. Bu bilgilere dayanarak, ofis faaliyetlerini ve çalışma alanlarını planlar ve tahmin eder.

2. Ofis, İletişim Kanalı Olarak Çalışmaktadır:

Herhangi bir iletişim olmadan, ofisin işlev görmeyeceği ve amacına hizmet edemeyeceği açıktır. Her iletişim, özellikle yazılı iletişim, yukarıdan aşağıya doğru akar ve raporlama, aşağıdan yukarıya doğru akmak zorundadır. İletişim sık sık akmıyorsa ve raporlar hazırlanmazsa veya öngörülen süre içinde daha yüksek makamlara sunulursa ofis görevden ayrılacaktır.

3. Koordinasyondaki Yardımlar:

Çalışan arasında uygun bir koordinasyon yoksa, herhangi bir ofisteki hedefler karşılanmayacaktır. İşveren-işçi ilişkisi ile işçi-işçi ilişkisi, eğer etkili bir koordinasyon kurulmalıysa iyi olmak zorundadır.

Etkili bir eşgüdüm, çalışma ruhunu artırır, birliği sıkılaştırır ve kurumda çalışan her çalışanın ahlâkını güçlendirir. Buna yardımcı olarak, koordinasyonu sağlamak için gerekli bilgi ve üst seviyeden destek gereklidir.

4. Hükümet ve Genel Halkla İlişkilerde Önemi:

Bugün, her işletmenin var olması için, hükümet tarafından formüle edildiği gibi belirli kurallara, kurallara ve düzenlemelere uyması gerekiyor. Bugün her işletme biriminin bir sosyal enstitünün yanı sıra gelir getirici olduğu düşünülmektedir. Her ofisin bir kanadı vardır ve bu toplumla hükümet arasında bir bağdır.

Aynı zamanda insanlar ve hükümet arasında bir bağlantıdır. Bu nedenle, bir ofis, uygun bir marka imajı ve kurumsal bir imaj oluşturmak için insanların aklında uygun bir imaj türü oluşturmak zorundadır.

5. Yönetim Kontrolünde Yardım:

Kontrol, bir işletmenin hedefine ulaşıldığından ve gerçekleştirildiğinden emin olmak için alt koordinatların performansının düzeltici ve ölçüm tekniklerinin bir kombinasyonudur. Kontrol, “standartlar” oluşturulmasını ve daha sonra öngörülen süre içerisinde ve kaynakların içinde standartların ölçülmesini gerektirir.

Aslında ölçer:

(i) Belirlenmiş standartlara ulaşılıp ulaşılmadığı ve

(ii) Ulaşılmazsa, sapma neydi ve sapma yüzdesinin ne olduğu. Bunlar belirlendikten sonra, ofisi veya işletmeyi doğru yolda tutmak için çeşitli kontrol araçları geliştirilir.

6. Müşterilerle İlişkilerde Önemi:

Herhangi bir ofisin asıl önemi müşterisiyle olan ilişkisidir. İşletmeyi ofise getiren müşteridir ve bu nedenle müşteri de kraldır. Devlet dairesi dışında, diğer tüm ticari kuruluşlar, müşterileri için gelir elde etmesi için müşterisine güvenir. Bu nedenle, ofisin müşteriyle ilgili olarak önemi büyük önem taşıyor - “müşteri”, şimdi “imparator”.

Bunu akılda tutarak, müşteri tarafından alınan siparişler, talepleri ve şikayetleri doğrudan ve kişisel temaslar aracılığıyla ofis tarafından halledilir. Günümüzde, modern ofisin çok önemli bir kişisi var - tüm müşterilere katılıyor ve doğrudan, şahsen veya telefonda, şirket, faaliyetleri ve işleri hakkında her şeyi bilgilendiren Konuk Katılan Görevli [GAO].

7. Hissedarın Önemi:

Her ofis bir yandan hissedar ile diğer yandan şirket arasında önemli bir bağlantıya sahiptir. Hisse senetlerinde temettü, hisse devri, şirket toplantılarının bildirimi ve hissedarlara yapılan tüm soruların cevaplandırılması büyük önem taşımaktadır ve bunlar uygun bir ofis kurulmadan elde edilemez veya elde edilemez .

8. İşçinin Önemi :

İşçi-işveren ve işveren-çalışan şeklinde, iyi bir iş gücü, resmi politikadan, kısmi ve etkili bir ilişkiden uzak iyi bir ortam sağlamak için; bir ilişki gereklidir.

Zamanın maaşının ödenmesi, zamanın ücretlerinin ödenmesi, maaş kağıdının hazırlanması, devamın sürdürülmesi, işçilerin acil durumlarında boşuna gitmelerine izin verilmesi, ofisin yapması gereken önemli işlevlerden bazılarıdır. Bu nedenle, bunlar ofisin sorunsuz ve zekice çalışması için dikkat edilmesi gereken her noktadaki pratik ve genelleştirilmesi gereken birkaç nokta.

Bir Ofis Düzenleme:

Organize etmek, kuruluşun amaçlarına ulaşmak için görev ve fonksiyon yapısının oluşturulmasını ifade eder.

Urwick, organizasyonu “herhangi bir amaç için gerekli faaliyetler veya planlayan ve bunları kişilere atanabilecek gruplar halinde düzenlemek” olarak tanımlamıştır.

Ofis düzenlenecek, faaliyet-otorite ilişkisini belirlemek için görevler ve fonksiyonlar tanımlanmalı, böylece ofis sorunsuz çalışsın.

Kuruluşun yapısı, içinde bulunan aşağıdaki özelliklere sahip olmalıdır:

1. Planları ve ofis özelliklerini yansıtmalı ve yansıtmalıdır.

2. İşletme yönetimine sunulan yetkiyi yansıtmalıdır.

3. Çevresini yansıtması gerekir.

4. Eğitimli personel ile yapılmalıdır.

Organizasyon süreci, ofis de dahil olmak üzere işletmenin her bir bölümüne uygulanmalıdır. Kurumun yapılandırılması gerekiyorsa, ofisten atılması ya da birisinin ilgilenmesi gereken bazı adımlar vardır.

Sürece dahil olan adımlar:

1. İşletme hedeflerinin belirlenmesi.

2. Türevlerin, nesnelerin, planların ve politikaların formülasyonu.

3. Bu amaçlara, planlara ve politikalara ulaşmak için gerekli faaliyetlerin belirlenmesi.

4. Bu faaliyetleri insan ve mevcut maddi kaynaklar ve bunları kullanmanın en iyi yolu ışığında gruplamak.

5. Bu aktivitelerin gruplandırılması ve aktivitenin gerçekleştirilmesi için gerekli yetkiyle her grubun ilgili başkanlarına yetki verilmesi.

6. Bu gruplaşmayı dikey ve yatay olarak yetki ilişkisi ve bilgi sistemi aracılığıyla birbirine bağlamak.

Bu ilkeler şu şekilde sıralanmıştır:

1. Amaç Birliği Prensipleri:

Büro dahil olmak üzere kuruluşun her bölümü, kuruluşun amaçlarına ulaşmak için çalışmaktadır.

2. Verimlilik İlkeleri :

Verimlilik temel bir ilkedir. Hedefe hem kuruma hem de topluma en düşük maliyette ulaşılmalıdır.