Büro Sistemi: İhtiyaç, Önem, Planlama ve Avantajlar

Ofis sisteminin ihtiyacı, özellikleri, önemi, planlaması, avantajları ve dezavantajları hakkında bilgi edinmek için bu makaleyi okuyun.

Bir Ofiste Sistem Gereksinimi:

Her ofis bir hedefe ulaşmak için hazır. Bunu başarmak için her adımda bir dizi görev yapılmalıdır.

Bu, yönetime büyük talep getirir çünkü işletme genişledikçe zorlu bir rekabetle karşı karşıya kalır.

Bir görevi yerine getirirken yapılan bir yanlışlık olması durumunda, bir sistem eksikliğinden kaynaklanırsa, o zaman görevi düzeltmek, sıraya koymak ve devam etmek için tekrar masraflı bir mesele haline gelir.

Basit bir deyişle, kurulan bir sistem olduğunda ve zaman zaman ofisteki herkes sistemi takip ederse, bu bir ofis prosedürü haline gelir. “Ofis prosedürleri bu nedenle, ofis sistemlerine göre ofiste belirli bir işin yapılması için atılacak bir dizi adımdır.” Örneğin, ofis personelinin işe alımı planlı bir sistem temelinde yapılacaktır.

Büro Sisteminin Özellikleri:

Bunlar iyi bir ofis sisteminin aşağıdaki özelliğidir:

1. Ofis sistemleri, sırayla çalışan, birbirleriyle ilişkili parçalardır ve izole edilmiş eylemler değildir.

2. Büro sistemleri, ofiste çalışma metodu ile ilgilidir.

3. Bir işletmenin amacına ulaşmayı hedefler.

4. Ofisteki veya teşebbüsün herhangi bir yerindeki işyerindeki yer ve zaman ile ilgilidir.

Büro Sisteminin Önemi:

1. Ofis personelinin uygun şekilde kesilmesi gerekiyorsa, iyi bir ofis sistemine sahip olmak zorunludur.

2. Sistemin uygun olması ve ofiste kurulması durumunda, bir çalışanın neden olduğu ortak hata büyük ölçüde azaltılabilir.

3. İyi bir ofis sistemi varsa, ofis çalışmalarındaki hayal kırıklığı, gecikmeler ve tıkanmalar azalır.

4. Bir ofiste uygun koordinasyon, kontrol ve denetimin olmasını sağlamak için çok iyi bir ofis sistemine sahip olmak gerekir.

5. Sisteme dahil olan bir yöntem olduğundan, ofis çalışanlarının sistemi bilmesi ve takip etmesi gibi bir işin daha hızlı hareket etmesine yardımcı olur.

6. Uygun bir sistem kurulursa, emek ve ek işçilikten tasarruf sağlanır.

Büro Sisteminin Planlanması veya Tasarımı:

Bir ofis sistemi tasarlamak için bir coşku ve coşku göstermek, kendilerini dahil etmek ve sorumluluğu paylaşmak, üst yönetimin işidir. Diğer aktiviteler gibi, bir sistem uygun şekilde planlanmalı ve dikkatlice tasarlanmalıdır. Yönetim tarafından planlanan, tasarlanan ve onaylanan ve bir kuruluşta kurulan bir sistem, bir ofisteki düzgün çalışmayı sağlamak ve iyi bir sonuç elde etmek için zorunludur.

Sistem Tasarımı Organizasyonu:

Bu yollardan biriyle bir sistem oluşturulabilir, ayarlanabilir veya formüle edilebilir:

1. Dış danışmanlar: Bu danışmanlar, tavsiyelerin düzenlenmesi için sistem ve prosedürlerin yapılması amacıyla ofise özel bir anket yapmak üzere çağrılabilir.

2. Üst yönetim, sistemin her yönünü göz önünde bulundurmak ve uygun önerilerde bulunmak için bir sistem komitesi atar.

3. Bir sistemi geliştirmek ve belirli yöntem ve prosedürleri önermek için sistem analizinden oluşan ayrı bir bölüm veya bölüm oluşturulur.

4. Eğer bir ofis çok küçükse, o zaman ofis yöneticisine sistem analizi ve kurumları için yapılacak öneri görevi verilir.

Sistem Planlama Adımları:

Sistemin planlanması işi şu bölümlere ayrılabilir:

1. Amaç ve Politikaların Oluşturulması:

Herhangi bir sistemin temel bir gerekliliğidir. Üst yönetimin görevidir.

Amaç oluşturmanın önemli yönlerinden bazıları şunlardır:

(i) Kime verilecek bilgiler ve kimler?

(ii) Mevcut maliyeti düşürmek için bir dava var mı?

(iii) Sistemin kurulması için rekabetin kapsamı nedir?

(iv) Mekanizasyonun kapsamı ne olmalıdır?

(v) Eğer sistem kurulursa, onu takip eden yüzde kaç olur ve sistemin büyüme oranı ne olur?

2. Sistem Sınırlamasının Tanımlanması:

Bu aynı zamanda “sistemin çerçevesinin ne olduğunu bilir” olarak da bilinir. Sınırlar bilindiğinde, sistemi çalıştırmak kolaylaşır. Hedefler belirlendikten sonra, o zaman sınırlar veya çerçevenin tasarımı kolaydır ve daha sonra sistemin somut bir şekil alması için çerçeveye bir dizi ilke ve politika konulabilir.

3. Veri toplanması:

Verileri toplamak için bir yöntem izlenmelidir. Toplanan alakasız, yetersiz veya israf verileri, bir sistemi kurma veya formüle etme amacına hizmet etmeyecektir. Burada sadece sistem için faydalı olan veriler toplanmalı veya toplanmalıdır.

Verilerin toplanması sırasında, aşağıdaki hususlara dikkat edilmelidir:

(i) Toplanan verilerin türü

(ii) Verilerin toplandığı kaynak

(iii) Verilerin toplandığı zaman

(iv) Veri toplamada benimsenecek yaklaşım.

Veri Toplamanın Kaynakları:

1. Organizasyon Kılavuzları ve Çizelgeleri:

Organizasyon şemaları ve el kitapları da kabataslak detaylar veriyor. Ancak, kuruluş kılavuzlarıyla birlikte kullanıldığında, faaliyetlerin nasıl gruplandırıldığını ve görevlerin yapılması için her adımda yapılması gereken eylemin ne olduğunu gösterir. Yapılan işleri, yapıldığı yeri ve herhangi bir çoğaltma olup olmadığını belirlediği için gerçekleştirilen görevlerin bir listesini hazırlamak çok gerekli olacaktır.

2. Bilgi Akışı ve Sistemi:

Bilgi sistemi ile ilgili verileri çıkarmak için tüm ilgili dosyalar kullanılmalıdır. İş performanslarının tarzını gösterirler - geçmişin yanı sıra şimdiki. Ayrıca farklı yöneticilerin tercihlerini gösterirler.

3. İş Makineleri Üreticisi:

İş makinesi üreticilerinin bazıları sistem tasarımında yardımcı olabilir. Bu, endüstriyel olarak gelişmiş ülkelerde yaygın bir uygulama olmasına rağmen, ülkemizde, belki de bilgisayarlar, çoğaltma ve Xerox makineleri hariç, oldukça nadirdir. Üstlerle konuşmak, denetçiler ve çalışanlar yardımcı olur.

Bir sürece dahil olan kişiler sistemi tasarlamak için en iyi verileri sağlayabilirler. Cevaplanmayan birçok sorunun cevabını verebilirler. Bu nedenle denetçilerle ve çalışanlarla yalnızca veri toplama sürecinin sonuna doğru görüşmek tavsiye edilir, çünkü o zamana kadar cevapların arandığı sorular iyi bilinir.

4. Çalışmayı Gözlemlemek:

İşin gözlemi güvenilirdir ve daima kullanılmalıdır. Daha önce başka kaynaklardan toplanan verilerin güvenilirliği yardımı ile kontrol edilebilir. Bununla birlikte, uygun bir gözlem, gözlemcinin bir bölümünde yeterli eğitim yapılmasını gerektirir.

5. Muhasebe Verilerinin İncelenmesi:

Muhasebe verileri, maliyeti ve finansal muhasebe kontrolünü ve bunların nasıl işlediğine ilişkin sistemleri ve yöntemleri ortaya koymaktadır. Bazı durumlarda, eksik, kısmi veya reddedilen muhasebe sisteminin, muhtemelen sistem tasarımındaki bazı problemlerin çözülmesine yardımcı olabilecek şekilde faaliyet göstermesi muhtemeldir.

Sistem Tesislerinin Kurulması:

Sistem tasarımı için önceden belirtilen adımlar, sistemin tesis edileceği temeli oluşturur. Mevcut prosedürler ve sistem hakkında toplanan bilgiler, halihazırda yapılan işin niteliği ve miktarı hakkında gerçekleri verir. Şimdi, sistemi kurmak için gelecekteki olasılıkları göz önünde bulundurmanın gerekli olacağı gerçeğini göz önünde bulundurması gereken bir sistem tasarlanmalıdır.

Başka bir deyişle, sistemin yerleşik bir esnekliğe sahip olması gerekir. Bir sistemin hiçbir parçası belirli bir süre boyunca aynı kalmasa da, pratik amaçlar için, bir sistemi tasarlamak için bazı statik kavramlar üstlenmeliyiz. Ve, bir süre içinde koşul değiştikçe, sistem değiştirilebilir.

Sistemin Uygulanması:

Sistemler planlandıktan sonra, her seviyedeki çalışanlarla iletişim kurmaları gerekir. Pek çok zaman sistemi, mevcut iş yönteminde değişiklikler olduğunu ve mekanizasyonu artırdığını gösteriyor. Bu nedenle, çalışanları yeni çalışma yöntemleri hakkında eğitmek veya eğitmek veya yeni makineler satın almak ve bu makineleri çalıştırmak için çalışanların eğitimi veya işe alımlarını ayarlamak için gerekli olabilir. Sistem entegrasyonu olmadıkça bir sistem uygun şekilde tasarlanamaz veya uygulanamaz.

Büro Sisteminin Avantajları:

1. Yönetimin Kurtulması:

Tek avantaj, çok önemlidir. İyi bir sistem, patronu planlaması, arzu edilen eylemi başlatması, bu eylemin sonucunu incelemesi, performansı değerlendirmesi, kurumun iyileştirilmesi, sistemi tümüyle yapmak için kullanması şartıyla güvenle devretmek için yapabileceği her şeyi yapmakta serbesttir. dikkatini gerektirmeyen iş.

2. Gecikme ve Şişe boynundan kaçınma:

İyi sistem ofisin sorunsuz çalışmasını sağlar ve böylelikle her türlü gecikmeden ve boyundan kaçınır. İş sorunsuz ilerliyor.

3. Hatanın giderilmesi:

Bir sistem tüm uygun analizlere dayandığından, hata olasılığı ortadan kalkar veya en azından küçültülür. Bu ayrıca makinenin verimliliğini de arttırır.

4. Daha İyi Hız:

İşin hızlı bir şekilde gönderilmesi, bir sistemin sadece bireysel bir işçinin veya bir yöneticinin kaprislerine ve hayallerine değil, kullanılan iş yöntemine dayanması nedeniyle mümkündür.

5. Çalışanlara Eğitim:

Ofis sistemi, personelin eğitimini daha iyi hale getirir ve böylece çalışanın ofisteki verimliliği artar. Birkaç iyi eğitimli işçi, eğitimsiz bir işçi ordusundan daha iyidir.

6. Daha İyi Kontrol:

Sistem işin daha iyi kontrol edilmesini sağlar ve sırayla sahtekarlıkların giderilmesine yardımcı olur.

7. Daha İyi Koordinasyon:

Uygun koordinasyon, sistemin temel amacıdır. Bir sistemin tanıtımıyla daha iyi koordinasyon mümkündür. Bu daha fazla uyum ve verimlilik ile sonuçlanır. Şişe boynu kaldırıldı.

8. Ekonomi:

İyi bir sistem aynı zamanda genel gider harcamalarından ve doğrudan işçilikten tasarruf sağlar, çünkü çalışma yöntemi uygun analizlere dayanır ve zaman zaman değişen iş ortamını karşılamak için değiştirilir.

9. Daha iyi form Tasarım ve Form Kontrolü:

İyi bir sistem daha iyi bir form tasarımı ve kontrolü hedeflediğinden, ofisin iş verimliliği artar ve gereksiz gecikmeler ortadan kalkar. Bu, işletmenin tüm bölümlerinde daha fazla verimlilik sağlar.

Office Sisteminin Sınırlamaları:

Faaliyet gösterdiği kısıtlamaları göz önünde bulundurmadıkça, ofis sistemi ve ofis sistemi hakkındaki tartışmamız eksik kalacaktır. Sistemden maksimum faydayı elde etmek için, sınırlamalarını incelemek gerekli olabilir.

Bunlar şöyle yazılmıştır:

1. Entegrasyonun Sınırlandırılması:

Hedefler sistemine ulaşmak için sistem entegre edilmelidir. Sistem entegrasyonu zorlu bir iştir ve bu nedenle çeşitli bölümlerde çalışan sisteme bir sınırlama getirmektedir. Organizasyonda faaliyet gösteren diğer sistemlerin talebini göz önünde bulundurarak belirli sistemlerin değiştirilmesi gerekir.

2. Planlamanın Sınırlandırılması:

Sistemin planlanması büyük bir sınırlama getirmektedir. Bir sistem uygun planlama kurulumuna girmediği sürece sonuç üretemez.

3. Maliyetin Sınırlandırılması:

Maliyet faktörü, sistemin formülasyonu ve benimsenmesine karar verirken önemli faktörlerden biridir. Verimliliği yargılamak için planlama aşamasında bir sistem değerlendirilmeli, böylece genel giderlerin arttırılması ve doğrudan işgücü maliyeti yerine ofiste ekonomiye neden olabilir.

4. Tekrarlayan Kullanım Sınırlaması:

Bir sistem tekrar tekrar ve tekrar tekrar kullanılırsa, büyük ölçüde etkinliğini kaybeder. Ofiste büyük bir kısıtlama olur. Sistemdeki değişiklik zaman zaman mevcut ihtiyaçlara göre yapılmalıdır ve bu da organizasyon için büyük bir harcama yapar.

5. sıkı bağlılık sınırlaması:

Her zaman sisteme sıkı sıkıya bağlı kalmak, sistemi esnek ve çalışma dışı kılar. Bu nedenle, bir sistemin yöneticinin, amirin ve astların takdirine ve değerlendirmesine bir şeyler bırakması esastır.