Organizasyon ve Yöntemler (O & M): Anlam ve Kabul

Örgütlenme ve Yöntemlerin (O & M) anlamı, kabulü, gerekliliği, amaçları, ilkeleri ve adımları hakkında bilgi edinmek için bu makaleyi okuyun.

Örgütlenme ve Yöntemin Anlamı (O & M):

O & M, Hindistan dahil birçok ülkede uzun süredir ofis yönetiminin önemli bir parçası olarak kabul edilmiştir.

“O & M” terimi, hükümet veya diğer kamu kurumlarındaki veya özel şirketteki insan grubunun, yöneticilere veya yöneticilere organizasyon ve yöntemle ilgili soruları konusunda etkinliği artırmak amacıyla tavsiyede bulunmaları istenen faaliyetler olarak tanımlanabilir. İşçinin, yöneticinin sorumlu olduğu işin - daha iyi bir hizmet veya daha ucuz bir hizmet sağlayarak veya her ikisini birden yaparak.

O & M'nin Kabulü:

O & M'nin çalışması tavsiyedir. Dolayısıyla, O & M'nin başarısı, ofis yöneticileri tarafından bir tavsiyenin ne kadar veya hangi ölçüde kabul edileceğine bağlı olacaktır.

Tavsiyenin kabulü üç faktöre bağlıdır:

1. Tavsiyenin iç işleri.

2. O & M personelinin tavsiyeyi formüle etme ve kabul etme becerisi.

3. Yönetimin O & M'nin çalışmalarına verdiği değer

O & M gerekliliği:

O & M'nin neden ofiste kabul edilmesi gerektiği konusunda bir soru ortaya çıkacaktır.

O & M'nin ne olduğunu anladıktan sonra, neden benimsenmesi gerektiğinin nedenleri açıklanmıştır:

1. O & M ofisi çalışanı, yöneticinin bilgisi ile birleştiğinde sorunlara yeni bir ışık tutabilecek tazelik ve görüş bağımsızlığı getiriyor.

2. Özel araştırma teknikleri konusunda eğitim almıştır.

3. Başka bir yerde yapılan SIMILIAR çalışmasının deneyimine karşı fikirlerini test etmek için daha fazla fırsatı var.

4. Genelde bir işte yoğunlaşır ve soruşturma ve düşünceler için yeterince zaman harcar; yöneticinin dikkatini, çoğu organizasyon veya yöntem sorunundan daha acil görünme eğiliminde olan birçok konu arasında DIVERT yapması gerekir.

5. Eylemde bağımsız olmak, herhangi bir verimli soruşturma hattını takip etmek durumundadır ve örgütün bir parçası olmak, yerleşik uygulama lehine herhangi bir önyargıya sahip olması veya personel ilişkisinden etkilenmesi gerekmez.

6. Bir bölüm veya bölüm içerisinde sınırlı değildir, ancak bir bütün olarak tüm organizasyonu kapsar.

O & M'nin amaçları:

O & M'nin amaçları veya amaçları:

1. Personelde bir bilinç oluşturmak.

2. Tüm faaliyetlerde atıkların giderilmesi, O & M'nin temel amacıdır.

3. Büro işi tarafından sunulan hizmetin iyileştirilmesi.

4. İş prosedürünün kodlanması.

5. Doğrulukta gelişme.

6. İş akışındaki iyileşme.

7. Mevcut iş çıktısının iyileştirilmesi.

O & M'nin İlkeleri:

Aşağıdaki O & M'nin yol gösterici ilkeleridir:

1. Akış Çalışması İlkesi:

İşin çalışana düzenli olarak akması gerekir. Düzensiz iş akışları bazen çok ağırdır ve diğer zamanlarda çalışanlara bir küçük düşürme hissi verme eğiliminde değildir. Asla 'dünyanın tepesine çıkma' hissini almadı. Düzgün bir iş akışı bu nedenle arzu edilir.

2. Her Çalışana Katılma 'Promosyonunun' Prensipleri:

Bu, herhangi bir organizasyondaki herhangi bir faaliyetin başarısının temelini oluşturur, dahası, birçok çalışanın sunabileceği değişiklikler, yenilikler ve iyileştirmeler içeren O & M durumunda. Tüm çalışanların katılım duygusunu teşvik etmek gereklidir.

3. Mesafenin Azaltılması İlkesi :

Bürodaki evraklar ve insanlar en kısa rotayı takip etmelidir. Uzun ve dolambaçlı yollar, çaba, para ve verimlilik açısından israflıdır. O & M görevlisi, erkekler ve bildiriler tarafından alınan rotaları incelemeli ve en kısa mesafeden seyahat edecek şekilde yeniden düzenlemelidir.

4. Çalışma Faaliyetlerinin Hakimiyeti İlkesi:

Mümkünse, yeniden kopyalamaktan kaçınılmalı ve işin faaliyetleri birleştirilmelidir. Belirli iş türlerinde, yeniden kopyalama yapılacaktır, ancak işin her sistemi ve türü O & M görevlisi tarafından çalışılmalı ve çalışmanın birleşimi yapılmalıdır.

5. Temel İlke:

Her faaliyetin esası nedeniyle haklı gösterilmeli ve gereksiz olanlar elimine edilmelidir. Temel ilkeler, mutlak bir asgariye indirilmesi gereken üretken olmayan unsurları en aza indirmeyi amaçlar ve bir prosedürün sözde üretici unsurları en üst seviyeye çıkarılmalıdır.

O & M Çalışmasında Yer Alan Adımlar:

O & M çalışması bir organizasyonda önemli bir faaliyet olduğunu ortaya koydu ve konuyla ilgili birçok kitap yazıldı.

Kendimizi Temel Adımlarla Sınırlayacağız:

1. İş veya Görevlerin Seçimi:

O ve M için uygun olabilecek pek çok alan olabilir. Ancak, tüm çalışmalar aynı anda yapılamaz, ancak sınırlı sayıda O ve M soruşturmasına tabi tutulabilir. Görev daha ileri olarak değerlendirilmeden önce ofis yöneticisine veya şubeye veya bölüm başkanına danışmanız uygun olacaktır.

2. Soruşturma Formu :

Soruşturmaya referansla aşağıdaki faktörler dikkate alınır:

(a) Amacın doğrulanması

(b) Sorumlulukların ve görevlerin belirlenmesi

(d) Sistem ve kullanılan yöntem

(e) İşin ölçülmesi

(f) İşin maliyeti

(g) Büro makineleri ve ekipmanlarının istihdamı

(h) Hareket ve fiziksel çaba

(i) Çalışma koşulları

(j) Form tasarımı.

Her noktayı kısaca tartışacağız:

(a) Amacın Doğrulanması:

Soruşturma şekline yalnızca bir amaç ile karar verilebilir. OCM görevlisi, ilgililerden, incelenen faaliyet veya prosedürün her bir ayrı bölümünün bir amaç bildirimini almalıdır.

(b) Görev ve Sorumlulukların Belirlenmesi:

İnsanların görev ve sorumluluklarının doğru bir şekilde belirlenmesi şarttır. Bu, elbette çok zor bir iştir, çünkü net bir görüntü ve insanların görev ve sorumluluklarının tanımını vermek her zaman kolay değildir.

(c) Kullanıcının veya Müşterinin İhtiyacı:

Büro prosedürleri ve eylemleri yalnızca kendileriyle uğraşanların bakış açısıyla değil aynı zamanda müşterilerin bakış açısından da - genel bir halkın bir üyesi, insanların belirli bir bölümü veya kişilerin iş organizasyonu grubu.

(d) Sistem ve Kullanılan Yöntem:

Büro sistemleri ve kullanılan yöntemler benimsendikleri nesne bağlamında incelenmelidir. Bir iş yapmanın en basit yolunu bulmak için çaba gösterilmelidir.

(e) İşin Ölçümü:

İşin ölçülmesiyle, yani seçilen bir sürede gerçekleştirilen iş miktarının ölçülmesiyle, hacim, görülme sıklığı, sıklık, işin yapılması ve gerçekleştirildiği hız hakkında kesin bilgiler elde edilebilir.

(f) İşin Maliyeti:

İşin maliyeti, verimliliğin çok yararlı bir göstergesidir. O ve M çalışması, karşılaştırmayı kolaylaştırmak için bu kavramdan faydalanmalıdır.

(g) Büro Makineleri ve Ekipmanlarının İstihdamı:

Büro makineleri ve ilgili prosedürleri incelemek için kullanılan ekipman hakkında bir araştırma yapılmalıdır.

(h) Hareket ve Fiziksel Çaba:

Bir ofiste çalışan çalışanların çoğu beyin yerine beyin kullanıyor olsa da, örneğin kağıtların taşınması, dosya hareketleri, makinelerin kullanımı, zaman zaman mobilya hareketleri vb. Gibi bazı asgari fiziksel çabalar da söz konusudur.

Sorgulama formu, fiziksel efor, işin düzgün akışı, kağıtların akışı ve insanların hareketi vb. İçin mümkün olan en kısa rotaların oluşturulması nedeniyle yorgunlukların azaltılmasını içerir.

(i) Çalışma Koşulları:

Uygun çalışma koşullarının çalışmaya elverişli olduğu iyi bilinmektedir. O ve M ofisi, verimliliği arttırmak için normalde iş için belirlenmiş olanlardan daha yüksek çalışma koşulları standardının gözlenmesi gereken durumları ve işleri bulmalıdır. Kendilerine çalışan işçiler ve yakındaki birimlerde çalışanlar üzerindeki etkilerini en aza indirmek için makine ünitelerine daha fazla dikkat etmek gerekir.

(j) Form Tasarımı:

Formlar ofis çalışmalarının çok önemli bir parçasıdır. O ve M memuru, formların tasarlandığı prosedürleri incelemeli ve böylece uygun önerilerde bulunulmalıdır.

3. İşin Nasıl Düzenlendiğinin İncelenmesi:

Bu yöntemde aşağıdaki faktörler önemli bir rol oynar:

(a) Kuruluşun yapısı.

(b) Planlama ve organizasyonun kontrolü.

(d) Çalışanların derecelendirilmesi - terfi, transfer vb.

(e) Personel yönetimi.

O ve M yetkilileri tarafından yukarıda belirtilen hususlarda büyük çalışmalar yapılmalıdır.

4. Gerçekler ve Rakamlar Koleksiyonu:

Bu çalışma ekonomik ve seçici bir şekilde yapılmalıdır. Doğru kullanılamayan verilerin toplanmasına yol açan kör olgu bulmada işe yaramaz. Yalnızca amaç ile ilgili olan gerçekler toplanmalıdır. O ve M subayı toplanacak gerçekleri belirlemek için yargılarını ve deneyimlerini kullanmak zorunda kalacak. Gerçekleri elde ederken, olanları not almak yeterli değildir.

Aşağıdaki faktörler sürece dahil edilir:

(a) Bilgiyi alma yöntemi

(b) Bilgilerin kaydedilmesi

(d) İşi yapanların niteliği, miktarı, amacı ve insanları.

5. Veri Çalışması ve Sonucun Oluşumu:

O ve M'deki bir sonraki adım veri çalışması ve sonuçların oluşturulmasıyla ilgilidir. Düşünme ve akıl yürütme, belirli bir atama aşaması ile sınırlı olmamalıdır.

Verileri incelemek için aşağıdaki adımlar yer almaktadır:

(a) Verileri incelemek

(b) Tecrübe ve bilgi üzerine çizim

Regresyon analizi, İşbirliği analizi, Faktör analizi, vb. Gibi istatistiksel araçlar, yorumlamaları vb. Çizmek ve bir sonuca ulaşmak için de kullanılır.

6. Teklifi Oluşturma ve Aranma Düzenlemeleri:

Bir teklifin kabul edilebilir olması için aşağıdaki özelliklere sahip olması gerekir:

(a) Pratik olması gerekir.

(b) Teklif iyi bir şekilde test edilmelidir. Öyle değilse, teklifi uygulayacak olan departman bunu isteyerek ve zorluk çekmeden yapmalıdır.

7. O ve M Raporunun Yazılması:

O ve M raporunun yazılması, O ve M soruşturmasının sonucudur.

O ve M raporlarını yazarken, aşağıdaki hususları aklınızda bulundurmanız yararlı olacaktır:

(a) Tartışmalar

(b) Alıcılar

(d) Raporun niteliğine ve şekline karar vermek

(e) Raporun yapısı.

8. Resmi Bir Raporun Gönderilmesi:

Bir rapor doğru ve resmi olarak sonuçlandırıldıktan sonra, gecikme olmadan sunulması gerekir, çünkü gerçekler eskidir. Raporun sunulması sırasında, amaç için hazırlanılması gereken kopya sayısını bulmak esastır. Rapor, görevlendirilen yöneticilere sunulmalıdır.

9. Uygulamalar:

O ve M memurlarının görevi mutlaka rapora bağlı değildir.

Raporun uygulanması ile kendisini ilişkilendirmek zorundadır ve aşağıdakiler için daha fazla eylem gerekebilir:

(a) Raporda basit prosedür değişiklikleri yapılır, ancak daha fazla bilgiye ihtiyaç duyulduğunda, O ve M yetkilileri ilgili kişinin yardımına gelmelidir.

(b) Prosedürlerde yapılan önemli değişikliklerin söz konusu olduğu durumlarda, öneriler detaylı bir şekilde formüle edilmelidir. O ve M memuru, makine ve teçhizat, formlar ve kırtasiye, düzen, eğitim ve bilgi ile programlar ve zaman çizelgeleriyle ilgili büyük değişiklik prosedürlerinin uygulanmasında mümkün olan her türlü yardımı yapmalıdır.

(d) Diğer tavsiyeler hakkındaki yanlış anlaşılmaları gidermek için, O ve M personelinin tavsiye noktalarını açıklığa kavuşturması istenebilir.

10. İnceleme:

O ve M çalışması, O ve M çalışmasının başarısızlığı veya başarısı hakkında geniş bir yargıya varmaya yardımcı olacak tüm görevlilere yardımcı olacak ödevlerin sonucunun sürekli olarak gözden geçirilmesini ve izlenmesini gerektirir. Kararı verirken, ofis faktörleri göz önünde bulundurulmalı ve O ve M, işlerini daha yakından ve objektif bir şekilde ele almak için yönetim ve personeli gözden geçirmelidir.

Ekstra personel, makineler ve bazı tavsiyelerin, hemen kabul edilmemesine rağmen, daha sonra çalışmanın organizasyonu üzerinde kayda değer bir etkiye sahip olduğu görülmesine neden olabilir.