Organizasyon Yapısı: Rol, Tasarım Aşamaları ve Özellikleri

Organizasyon Yapısı: Rol, Tasarım Adımları ve Özellikleri!

Organizasyon Yapısının Rolü:

Bir organizasyon yapısı işletmenin çeşitli fonksiyonlarına hizmet eder. Belirli amaçlara hizmet etmek için tasarlanmıştır. Organizasyon yapısını değişen ihtiyaçlarla eşleştirmeye yönelik çabalar da olmalıdır. İyi bir yapı sadece iletişimi kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda farklı segmentlerde verimlilik getirir.

Yapı aşağıdaki rolleri sağlar:

1. Verimliliği teşvik eder:

Bir organizasyon yapısının temel amacı, çeşitli fonksiyonlarda verimliliği arttırmaktır. Sistematik bir yapı hiçbir şeyi şansa bırakmaz ve her aktivite maksimum performans gösterecek şekilde koordine edilir. Organizasyon üyeleri verilen girdilerden mal ve hizmetlerin çıktılarını en üst düzeye çıkarmaya çalışırlar. Çeşitli atık ve kayıpları kontrol etmek için sistematik, rasyonel ve koordineli bir çaba göstermek için bir çaba vardır. Operasyonlarda verimlilik sağlamak için çeşitli organizasyon modelleri geliştirilmiştir.

2. İletişim:

İletişim her organizasyonun bir numaralı problemidir. İyi bir yapı, organizasyonda çalışan kişiler arasında uygun iletişim kanalı sağlar. Raporlama ilişkisi kurulur ve kimin iyi bir yapı içinde kime bildirildiği hiyerarşisi vardır. Yatay, dikey ve yanal iletişim sürecine ihtiyaç vardır ve iyi planlanmış bir yapı tarafından yapılır.

3. Kaynakların Optimum Kullanımı:

Kaynakların doğru tahsisi, optimum kullanımlarında da yardımcı olur. Organizasyon yapısı organizasyonel hedeflere ulaşmada daha önemli olan faaliyetlere daha fazla yer vermektedir. Faaliyetler yapıdaki önemlerine göre yerleştirilir ve kaynak tahsisi için uygun kılavuzlar verilir. Bir işletmenin büyümesi için kaynakların optimum şekilde dağıtılması önemlidir.

4. İş Tatmini:

İyi bir organizasyon yapısı, işte çalışan çeşitli insanlara görev ve sorumlulukların net bir şekilde verilmesini sağlar. İşler bilgi, uzmanlık ve uzmanlıklarına göre atanır. İnsanlar işlerini açıklamak için bir fırsat bulur. Kişiler öngörülen sınırlar dahilinde faaliyet göstermekte özgür olduğunda iş tatmini olacaktır.

5. Yaratıcı Düşünme:

İyi bir organizasyon yapısında, bir kişinin kendi işini planlama ve yürütme özgürlüğü vardır. Bir kişinin iş yapmanın yeni ve daha iyi yollarını düşünmesini ve geliştirmesini sağlar. Organizasyon yapısı insanları en uygun yerlere koymaya çalışır. Birçok kişi, belirli bir örgütsel yapıdaki yaratıcılıklarından dolayı yönetim düşüncesinin gelişimine katkıda bulunmuştur.

6. Yönetimi Kolaylaştırır:

Bir işte çalışan birkaç kişi var. Çalışmaları belirtilecek ve kuruluşun şartlarına göre görevler verilecek. İyi bir yapı, farklı pozisyonlarda çalışan kişiler arasında ilişki kurulmasına yardımcı olacaktır. Bir organizasyon yapısı, yönetimin çeşitli kişilerin faaliyetlerini yönettiği, koordine ettiği ve kontrol ettiği bir mekanizmadır.

İyi tasarlanmış bir yapı, bir işletmenin hem yönetimine hem de işletilmesine yardımcı olacaktır. Hiçbir faaliyetin katılımsız kalmaması ve iş yapan kişinin kapasitesine göre iş atanması sağlanır. İyi düşünülmüş bir organizasyon yapısı, iyi yönetim için büyük bir yardımdır.

Organizasyon Yapısını Tasarlamak:

Bir organizasyon yapısı işin gereksinimlerini karşılamalıdır. İnsan gücünün optimum şekilde kullanılmasını sağlamalı ve farklı işlevler uygun şekilde yapılmalıdır. Farklı pozisyonlardaki kişiler arasında uyumlu bir ilişkiye ihtiyaç vardır. Bir yapının tasarlanması önemli bir görevdir ve dikkatli yapılmalıdır.

Bir organizasyon yapısını tasarlamak için aşağıdaki adımlar gereklidir:

1. Faaliyetleri Belirleme:

Organizasyonel hedeflere ulaşmak için yapılması gereken faaliyetler tanımlanmalıdır. Farklı hedeflere ulaşmak için gerçekleştirilecek işlevler tespit edilmeli ve bu işlevlerle ilgili etkinlikler belirlenmelidir. Ana faaliyetler bir dizi alt faaliyete ayrılır. Faaliyetleri belirlerken, hiçbir aktivitenin kaçmadığı akılda tutulmalıdır, aktivitelerde çoğaltma yapılmaz ve çeşitli aktiviteler koordineli bir şekilde gerçekleştirilir.

2. Faaliyetlerin Gruplandırılması:

Yakından ilgili ve benzer faaliyetler bölümler, bölümler veya bölümler için birlikte gruplandırılmıştır. Faaliyetler arasındaki koordinasyon ancak uygun gruplandırma ile sağlanabilir. Gruplandırılmış faaliyetler farklı pozisyonlara atanabilir. Faaliyetlerin bireylere atanması yetki ve sorumluluk yaratır. Yetki, çeşitli bölümlerin alt seviyelerine delege edilmiştir ve sorumluluk sabittir.

3. Kurum Delegasyonu:

Delegasyon, başkalarının kendilerine sorumluluk vererek işlerini yapmalarının idari bir süreçtir. Organizasyonda farklı pozisyonlar oluşturulduğunda, bu kişilere iş verilir. İşi bitirmek için otoriteye ihtiyaç var. Yetki, sorumluluk tayinine göre farklı kişilere verilir. Delegasyon sürecinde yetki, kimin kiminle resmen etkileşime gireceğini tanımlayan organizasyonda oluşturulur.

İyi Bir Organizasyon Yapısının Özellikleri:

İyi bir organizasyon yapısı, işletmenin çeşitli ihtiyaçlarını ve gereksinimlerini karşılamalıdır.

İyi bir organizasyon yapısının özellikleri şunlardır:

1. Yetki Çizelgesi:

Yukarıdan aşağıya doğru net bir yetki çizgisi olmalıdır. Yetki devri, adım adım ve verilen çalışmanın niteliğine göre yapılmalıdır. Organizasyondaki herkesin çalışmaları ve kendisine devredilen otorite konusunda net olması gerekir. Bu açıklığın yokluğunda karışıklık, sürtünme ve çatışma yaşanacaktır.

2. Yetkili Makam Delegasyonu:

Yetki devri, verilen sorumluluğa uygun olmalıdır. Yetki verilen görevi almak için yeterli değilse, o zaman iş tamamlanmayacaktır. Bazen yöneticiler kendilerine otoritelere uygun yetki vermeden iş atarlar, kendi taraflarında karar vermedeki yetersizliği gösterir. Yetersiz bir otorite, astlar için problem yaratacaktır, çünkü görevi başaramayabilirler.

3. Daha Az Yönetim Seviyesi:

Mümkün olduğunca asgari yönetim seviyeleri oluşturulabilir. Bu seviyelerin sayısı arttıkça, iletişimdeki gecikmeler de artar. Kararların üstten alta doğru iletilmesi daha fazla zaman alacaktır. Benzer şekilde, düşük seviyelerden gelen bilgiler en üste ulaşmak için çok zaman alacaktır. Yönetim seviyelerinin sayısı operasyonların niteliğine ve ölçeğine bağlıdır. Her endişe için belirli sayıda seviye belirtilemez, ancak asgari düzeyde tutulması için çaba gösterilmelidir.

4. Kontrolün Açıklığı:

Kontrolün kapsamı, yöneticinin doğrudan denetleyebileceği kişi sayısını ifade eder. Kişi, yalnızca doğrudan temas halinde kalabildiği o kadar sayıda astı denetlemelidir. Denetlenecek insan sayısı, evrensel olarak sabit olmayabilir, çünkü işin doğasından etkilenecektir. İyi yönetilen bir grubu süpervizör altında tutmak için çaba sarf edilmelidir, aksi takdirde verimsizlik ve düşük performans olacaktır.

5. Basit ve Esnek:

Organizasyon yapısı çok basit olmalı. Gereksiz yönetim düzeyleri olmamalıdır. İyi bir yapı belirsizlik ve karışıklıktan kaçınmalıdır. Sistem değişen ihtiyaçlara göre ayarlanabilmesi için esnek olmalıdır. Görev ve sorumlulukların yeniden sınıflandırılmasını gerektiren bir genişleme veya çeşitlenme olabilir. Organizasyon yapısı, temel unsurları değiştirmeden yeni değişiklikler dahil edebilmelidir.