Sistem Analizi İçin Bilgi Toplama Araçları

Bu makale, sistem analizi için ilk üç bilgi toplama aracı üzerine ışık tutmaktadır. Araçlar şunlardır: 1. Röportajlar ve Anketler 2. Edebiyat, Prosedürler ve Formların Gözden Geçirilmesi 3. Yerinde Gözlem.

Araç # 1. Röportajlar ve Anketler:

Genellikle, yerinde gözlem, olayları ortaya çıktıkça tanımlamaya ve anlamaya yöneliktir.

Bununla karı alamayız.

Öte yandan, insanların bilgisi, duyguları veya motivasyonları hakkında bilgi edinmemiz gerekir. Bu nedenle, diğer bilgi toplama araçları analiz için kullanılır.

Bir şeyi bilmek istiyorsak, doğrudan birisine doğrudan soruyoruz, ancak kesin bir cevap alamıyoruz. Doğrudan sorularla sorulduğunda, katılımcı geçersiz bilgiler verebilir. Bilgi görüşmeler veya anketlerle başarılı bir şekilde elde edilebilir.

Araç # 2. Edebiyat, Usul ve Formların Gözden Geçirilmesi:

birkaç sistem problemi zordur, bu nedenle, ilk adımda olduğu gibi, literatürün profesyoneller tarafından aranması; referanslar ve prosedür kılavuzları, şirket çalışmaları, devlet yayınları veya danışman çalışmaları çok faydalıdır. Bu aramanın birincil dezavantajı zamandır. Bu tür raporlar için çok zor. Yayınlar pahalı olabilir ve yayındaki gecikme nedeniyle bilgiler tarihli olabilir.

Prosedürler kılavuzları ve formları analist için çok faydalı kaynaklardır. Mevcut sistemin oluşumunu ve işlevlerini açıklar. Güncel ve iyi kılavuzlar saatlerce bilgi toplama süresinden tasarruf sağlar. Basılı formlar bilgi yakalamak ve sağlamak için yaygın olarak kullanılır.

Aşağıdaki sorular, formların kullanışlılığına karar verir:

1. Formlar gerekli tüm bilgileri içeriyor mu? Hangi öğeler eklenmeli veya algılanmalıdır?

2. Formdaki bilgiler diğer kullanıcıların daha iyi kararlar almasına nasıl yardımcı olur?

3. Formu kim kullanıyor? Kullanıcı için ne kadar önemlidir?

4. Form ne kadar okunabilir ve izlemesi kolaydır?

5. Mevcut formu kaç tane bölüm alır? Niye ya?

Araç # 3. Sahada Gözlem:

Sistem çalışmalarında kullanılan diğer bir bilgi toplama aracı 'yerinde gözlem' olarak adlandırılmaktadır. Sahada gözlem, insanları, nesneleri ve bilgiyi tanıma ve kaydetme sürecidir. Analistin rolü, gözlemlenen sistemden kopması beklenen bilgi arayanların rolüdür. Bu rol, kullanıcı personeliyle açık ve serbest bir şekilde katılım sağlar.

Yerinde yapılan gözlemlerin temel amacı, çalışılan gerçek sisteme mümkün olduğunca yaklaşmaktır. Bu nedenle analistin sistemin genel yapısı ve faaliyetleri hakkında bilgi sahibi olması önemlidir. Aşağıdaki sorular yerinde gözlemlerde yardımcı olabilir.

1. Organizasyondaki diğer sistemlerle ilişki nedir?

2. Organizasyonda birincil mi yoksa ikincil bir kullanım mı?

3. Sistemi kim işletiyor? İçindeki önemli insanlar kimler?

4. Ne tür bir sistemdir? Bu ne işe yarıyor?

5. Sistemin tarihi nedir? Gelişimin önceden belirlenmiş aşamasına nasıl ulaştı?

Çünkü analist gözlemci olarak rol oynar, analist bir takım kuralları izler. Gözlem yaparken, konuşmaktan çok dinlemesi daha muhtemeldir. Ayrıca, analist, tek kişiyle yoğunlaşmaz ve “diğerlerine karşı samimiyeti gösterir.

1. Doğrudan ve Dolaylı Gözlem:

Analist gerçekten konuyu veya işyerindeki sistemi gözlemlediğinde, bu sisteme doğrudan gözlem denir. Analist bilgi yakalamak için kameralar ve video kasetler gibi mekanik cihazlar kullanıyorsa, bu sistem dolaylı gözlem olarak adlandırılır.

2. Yapılandırılmış ve Yapılandırılmamış Gözlem:

Gözlemci aradığında ve kaydettiğinde, belirli bir eyleme yapılandırılmış gözlem denir ve yapılandırılmamış yöntemler gözlemciyi o anda her birinin kalıcı olabileceğini gözlemlemek için bir duruma getirir.

3. Doğal ve Tartışmalı Gözlem:

Çalışanın çalışan tarafından işin yapıldığı yer gibi bir ortamda doğal bir gözlem yapılır. Laboratuar benzeri bir yerde gözlemciler tarafından kesin bir gözlem yapılır.

4. Obtrusive ve Obtrusif Gözlem:

Ankete katılan kişi gözlemlendiğini bildiği zaman bir rahatsız edici gözlem gerçekleşir. Göze batmayan gözlem, doğal veya tartışmalı bir şekilde gerçekleşir ve bu durumda katılımcı gözlem hakkında bir şey bilmiyor.

Bu yöntemlerden herhangi biri bilgi toplamada kullanılabilir. Doğal, doğrudan, rahatsız edici ve yapılandırılmamış gözlemler, sistemi okumak için sıklıkla kullanılır. Elektronik gözlem ve izleme yöntemleri, hızları, etkinlikleri ve düşük maliyetleri nedeniyle yaygın olarak kullanılan bilgi toplama araçları haline geliyor.

Örneğin, bazı kamyon filoları, bir aracın sürüldüğü saat ve dakikalarla ilgili bilgileri (çevrimiçi olarak) bildiren ve raporlayan ve saatte 60 milden daha hızlı sürülen bilgileri kaydeden bir elektronik kayıt sistemi kullanır. Yerinde gözlem zor sistem için kullanılırsa, böylece yerinde gözlem daha fazla zaman alır.

Sahada gözlemler veri toplama yöntemi aşağıdaki sorunlara sahiptir:

1. Deneklerin tutumları ve motivasyonları kolayca gözlenemez, sadece onlardan kaynaklanan eylemler.

2. Verimsiz, uzun saatler genellikle belirli, bir defalık etkinlikleri veya olayları gözlemlemek için harcanır.

3. Kullanıcılara izin vermek, alan genellikle personel tarafından olumsuz tepkilere neden olur. Bu nedenle, yeterli hazırlık ve eğitim önemlidir.