Büro Yönetiminin 7 Başlıca Fonksiyonu

Bu makale, ofis yönetiminin yedi ana işlevine ışık tutuyor. Bunlar: 1. Planlama 2. Kadrolama 3. Yönetme 4. İletişim 5. Kontrol 6. Koordinasyon 7. Motivasyon.

Büro Yönetimi Fonksiyonu # 1. Planlama:

Planlama, ofis yönetiminin ilk ve en önemli işlevidir. En iyi ofisin diğer işlevlerine doğru atılan ilk adım olarak tanımlanıyor.

Bu, iyi tanımlanmış bir gelecek eylem sürecidir.

Fayol dikkat çekti:

“Bir ve aynı anda eylem planı, sonuç izlenecek eylem çizgisini, geçilecek aşamaları ve kullanılacak yöntemi öngörmüştü. Uzaktaki olaylar giderek daha az belirgin görünürken, yakın olayların bazı belirginliklerle özetlendiği bir tür gelecek resimdir. Planlama, mevcut olgulara ve gelecekteki olasılıklara dayanan zihinsel bir süreçtir ”.

Planlamanın Amaçları:

Planlama için yapılır:

1. Değişiklikleri ve belirsizliği dengeleyin

2. Ekonomik işlemler kazanmak, ve

3. Kontrolü kolaylaştırmak için.

Büro yönetimi durumunda, bu planlama hedefleri, yöneticilerinin belirttiği ticari işletmelerin hedefleri referans alınarak koordine edilmelidir.

Planlamanın Yararları:

Planlamanın belirli sayılan faydaları vardır:

1. Planlama ofisteki faaliyetlere bir yön verir ve böylece her şey maksatlı hale gelir.

2. Planlama, değişiklikleri hedeflere odaklar.

3. Planlama belirsizliklerin ve değişikliklerin dengelenmesine yardımcı olur.

4. Planlama ofisteki kontrolü kolaylaştırır.

5. Planlama iş faaliyetlerinin büyümesini de önemser. Böylece ofis büyüdüğü zaman istekli bulunmaz.

6. Planlama, ofis personelinin hedef ve hedefler hakkında ve bu yönde nasıl hareket edileceği hakkında bilgi sahibi olduğu bir ofiste ekonomik operasyonlarda yardımcı olur.

7. Planlama ofisteki tam kontrolü kolaylaştırır. Ofisin ikinci unsuru örgütleniyor.

Bir işletmenin amaçlarına ulaşmak için görev ve sorumluluk yapısının oluşturulması anlamına gelir. Urvick, organizasyonu “hangi faaliyetlerin herhangi bir amaç için gerekli olduğunu belirlemek veya planlamak ve bunları bireylere atanabilecek gruplar halinde düzenlemek” olarak tanımlamaktadır. Faaliyet-otorite ilişkisi ile ilgilidir. Ofis örgütlenecek ve otoritenin sorunsuz bir şekilde çalışması için yetki ilişkisini belirlemek için görev ve işlevler tanımlanacak ”dedi.

Büro Yönetimi Fonksiyonu # 2. Kadro:

Yönetimin bir işlevidir, dahası, alt yöneticilerin seçim, işe alım, tazminat, terfi, eğitim ve emekliliğinin yürütme işlevidir. Büro yönetimi aynı zamanda bu kadrolaşma sürecine sahiptir çünkü büro benzer şekilde idare edilmeli ve yönetilmelidir.

Büro Yönetimi Fonksiyonu # 3. Yönlendirme:

Yön komutun işleyişi olarak tanımlanır ve tanımlanır. “Alt koordinatların başarılı olması, işletmelerin hedeflerine doğru verimli bir şekilde çalışan bilgili ve iyi eğitimli kişilerle sonuçlanır. Yön, astların yönlendirilmesi ve denetlenmesi süreci olarak tanımlanabilir. Rehberlik etme ve denetleme fikri, işyerindeki çeşitli faaliyetlere düzgün çalışması için belirli bir yön vermektir. ”

Büro Yönetimi Fonksiyonu # 4. İletişim:

Karşılıklı bir anlayış ve güven ya da iyi bir insan ilişkisi oluşturmak için düşünce ya da bilginin değiş tokuşları olarak açıklanmaktadır. Etkili iletişim, bir şeyin iletişimde olduğu anlamda anlaşıldığı çizgidedir.

İyi bir iletişim kurmak için şu üç prensibi takip etmek önemlidir:

(a) Netlik ilkeleri

(b) Bütünlük ilkeleri

Büro Yönetimi Fonksiyon # 5. Kontrol:

Kontrol, mevcut ilerlemenin planlarda yer alan önceden belirlenmiş standartlara göre, fiziksel ya da finansal olarak yeterli ilerleme ve tatmin edici bir performans sağlanması amacıyla kontrol edilmesinin bir fonksiyonudur. Kontrol ofis yönetimi için esastır.

Ofis çalışanlarının performansları ölçülmeli ve ofis amaçlarına işletmelerin hedeflerine göre ulaşılmasını sağlamak için düzeltici adımlar atılmalıdır.

Kontrol bu ilkelere sahip olmalıdır:

1. Ekonominin ilkesi

2. Esneklik ilkesi.

3. Nesnellik ilkesi.

4. Vizyon ilkesi.

5. Büro ihtiyaç ve doğası ilkesi.

Büro Yönetimi Fonksiyonu # 6. Koordinasyon:

Koordinasyon, çalışma faaliyetlerinin çeşitli üyelere uygun bir şekilde tahsis edilmesini sağlayarak ve üyelerin kendi aralarında uygun bir uyum içerisinde gerçekleştirildiğini görerek ekibi bir araya getirme ve dengede tutma sürecidir.

Ofiste etkin bir koordinasyon sağlamak için, koordinasyonun aşağıdaki ön koşullara sahip olması gerekir:

(a) Alt koordinasyon departmanının amacı, işletmeye katkı sağlayacak şekilde tasarlanmalıdır.

(b) İşletmenin amaçları, grubun her bir üyesi tarafından bilinmelidir.

Koordinasyonun İlkeleri:

Koordinasyon ilkeleri sıralanmıştır:

(a) Doğrudan İletişimin İlkeleri:

Koordinasyon, ilgili taraflar arasında doğrudan temas yoluyla sağlanmalıdır. Bu, bürokrasiden kaçınır ve çabukluk sağlar.

(b) Süreklilik İlkeleri:

Koordinasyon sürekli bir süreç olmalıdır, çünkü çeşitli koşullar birbiriyle değişime devam ediyor ve sürekli değişiyor.

(c) Erken Başlama İlkeleri:

Erken planlama ve politika oluşturma aşamalarıyla eşgüdüm sağlamak gereklidir.

(d) Karşılıklı İlişkilerin İlkeleri :

Bir durumda satış, üretim, yönetim, finans gibi tüm faktörler karşılıklı olarak ilişkili olmalıdır.

Büro Yönetimi Fonksiyonu # 7. Motivasyon:

Bir yönetim şeklinin en karmaşık ve en zor süreçlerinden biri motivasyon sürecidir.

Motivasyon iki türdür:

(i) kendi kendine motivasyon ve

(ii) dış motivasyon.

Motivasyon, gayretle çalışmak ve tutkuyla ve lezzetle çalışmak ve kuruluşun hedeflerine ulaşmak için işbirliği yapmak için bir alt kuruluş dahil etmek anlamına gelir. Motivasyon sistemi, esnek, rekabetçi, üretken ve kapsamlı olmanın yanı sıra grubun son gereksinimlerini karşılamalıdır.

Eğer bir motivasyon sistemi bu özelliklere sahipse, ofiste aşağıdakileri başarır:

(a) Alt koordinatlar için örneklerin belirlenmesinde yardımcı olur

(b) Ahlaki değeri yüksek tutmak

(d) Boy ve sorumlulukta büyüme sağlar

(e) Yöneticilere finansal fırsatlar sağlar.