Etkili İletişimin Özellikleri

Etkili iletişim bir kuruluşun temel ihtiyacıdır. Etkili iletişim örgütsel konulardaki anlayış ortaklığını geliştirdiğinden, yöneticilerin iletişim dinamiklerini anlamaları gerekir.

Etkili iletişimin önemli özelliklerinden bazıları şunlardır:

1. Ortak referans çerçevesi:

Gönderici ve alıcı ortak bir anlayış seviyesinde etkileşime girmelidir. Yöneticiler, aşağıda belirtilen kişilerle kendi algılanan dillerinde iletişim kurarlarsa, sonuçları asla başaramazlar. Bu temel gereksinimi ailemizden anlayabiliriz.

Çocuklarımızla algılanan dilleri ve sembolleriyle etkileşime giriyoruz. Ortak bir referans çerçevesi olmadan, ortak bir anlayış düzeyi geliştirmek pek mümkün değildir. Bu nedenle, yöneticilerin iletişim alıcılarının anlayabileceği şekilde iletişim kurmaları gerekir.

Bunu ayrıca, işçilerle (işçi) algıladıkları şekilde konuşmayı tercih eden birinci sınıf şirket liderlerinden de öğrendik. Ortak referans çerçevesini anlamak için, yöneticilerin öncelikle etraflarındaki insanları ve davranış biçimlerini, kişilerarası yeteneklerini ve bilgi tabanını anlamaları gerekir.

2. Karşılıklı uyum:

Örgütlerdeki iletişim içerikleri karşılıklı uyuşmalı olmalı, yani hem gönderen hem de alıcılar için ortak ilgi alanı olmalıdır. Amaç uyumluluk modelini benimseyerek birçok organizasyon sorunu çözüldü.

Görev yapan işçiler, yöneticiler kendi ilgi alanlarını göz önünde bulundurarak iletişim kurmazlarsa yöneticileri dinlemeyeceklerdir. Toplu pazarlık meseleleriyle ilgilenirken, sendikalar şirketin mali sağlığını kavramak için finansal mantığı anlama konusundaki isteksizliğini göstereceklerdir. Bilgiyi basit olgusal olarak almak istiyorlardı.

3. İletişim dilinde uyumluluk:

Bir eğitim oturumunda, dil ile rahat olmayan işçilere İngilizce bir ders vermek hiçbir işe yaramaz. Eğitim mesajını netleştirmek için, anladıkları dilde onlarla iletişim kurmamız gerekir. Japonya'dan Dr. Ishikawa, ABD Deming ve Juran'ın istatistiksel süreç kontrol araçlarını benimseyerek ve balık-kemik şemasını geliştirerek kalite mesajını iletti. Kalite mesajını, işçi seviyesine, algılanan tarzlarına göre başarıyla basamaklandırmak, Japonya'nın kalite konusunda üstünlüğüne yardımcı oldu.

4. Uyumlu ortam:

Benzer geçmişe sahip insanlarla iletişim kuran çevredeki uyumluluk örgütsel iletişimin etkinliğini sağlar. İletişim için hem gönderenin hem de alıcının kültürel, ekonomik, profesyonel, demografik ve aynı şekilde ilgi çekici olduğu organizasyonlarda iletişim için ortak bir çevre öncülüdür.

Örgütsel iletişim ortamındaki uyumsuzluk için, yöneticiler her zaman öncülü hedef uyum modeliyle senkronize etmeye çalışırlar. Küreselleşme ve rekabet tehdidini çalışanlara satmak, onları ortak çıkar alanlarına çekmeye çalıştığımızda daha etkili olacaktır, yani, birlikte en iyisini başarmaya çalışmadıkça, hepimiz risk altındayız.