Büro Maliyet Kontrolü: Azaltma, Sorun ve Uygulama

Ofis maliyet kontrolünün azaltılması, sorunu ve uygulanması hakkında bilgi edinmek için bu makaleyi okuyun.

Ofis Harcamalarının Maliyet Kontrolü İle Azaltılması:

Maliyet kontrolü, fiili harcamaların önceden belirlenmiş bütçe standartlarıyla sık ve düzenli olarak karşılaştırılması yoluyla tüm harcama kalemlerinin kontrolü olarak tanımlanabilir, böylece standarttan uzak istenmeyen eğilimler erken aşamada tespit edilebilir ve düzeltilebilir.

Maliyet kontrolü bu nedenle aşağıdaki adımları içerir:

1. Her madde veya unsur için maliyet standardının belirlenmesi.

2. Maliyet ayarının standart setten farklı olduğunu bulma.

3. Gerçek maliyetlerin gelecekteki standart maliyet ile aynı olmasını sağlamak için düzeltici adımların atılması.

Büro yönetiminin her yönü doğrudan veya dolaylı olarak maliyet kontrolüyle ilgilidir. Bununla birlikte, ofis operasyonunun etkin yönetimi planlı bir maliyet kontrol programına ihtiyaç duyar. Böyle bir program, ofis operasyonunun tüm olası yönleri için birim maliyetin belirlenmesini içerir.

Her operasyon biriminin ne kadara mal olacağını ve her birinin ne kadara mal olacağını belirlemeye çalışır. Farklı işletme birimlerini tanımlar; böylece bu maliyetler, genel giderlerden ziyade bu belirli ofisleri kullanan üretim işlevlerinden tahsil edilebilir.

Büro Maliyet Kontrolü Sorunu:

Ofiste maliyet kontrolü çok önemli olmasına rağmen şaşırtıcı bir teklif. Ofis operasyonunun maliyet verileri, şirketin ürün fiyatlarını sabitlemek ve ürünlerin genel operasyona ne zaman fayda sağlayamayacağını belirlemek için şirketin ürün hattını analiz etmek için gereklidir.

Ofis maliyet kontrolü, en önemlisi olan bir dizi sorun ortaya çıkarmaktadır:

1. Çeşitlilik ve Ofis Maliyeti Kalitesi Sorunları:

Ofis çok çeşitli faaliyetlere sahiptir ve bu nedenle katı sınıflandırma ve birim maliyet oluşturmak kolay değildir. Bu faaliyetler, bazıları önemli olmayan birçok faktörden oluşur. Ofisteki birçok insan farklı sorumluluk seviyelerinde çalışır. Bu detaylar ve farklılıklar çok karmaşık bir problemi ortaya çıkarmaktadır, çünkü özellikle tanımlanabilir ofis operasyon birimi bazında yapılamaz.

2. Sistemin Uygulanabilirliği Sorunları:

Her ne kadar ayrıntılı bir ofis maliyet sistemi mümkün olsa da, sistemin pratik olup olmadığını belirlemek büyük bir problemdir. Hatırlanması gereken bir gerçek, ofis maliyet analizinin ofis maliyetleri küçük öğeler olduğundan ve ayrıntılı bir analizin gerçekleşen tasarruflardan daha pahalı olması nedeniyle büyük bir problem olduğu ve bu nedenle uygulanabilir olmadığıdır.

3. Maliyetlendirilecek İşlemin Vb. Sorunları:

Her türlü ofis operasyonunda maliyet elde edilebildiğinden, hangi operasyonun sorumlu olacağına karar vermek zordur. Doğruluk seviyesi ne olmalıdır? Karar, analizin maliyetine, analizden kaynaklanan olası ekonomilere ve verilerin kullanımına bağlıdır.

Büro Maliyet Kontrolünün Uygulanması:

Ofiste maliyet kontrolünü uygulamak için aşağıdaki hususlara dikkat edilmelidir:

Maliyetlerin Sınıflandırılması:

Büro masrafları bordro kayıtlarından, işçilik kayıtlarından, alış ve satış faturalarından, muhasebe ve diğer kayıtlardan elde edilir.

İngiltere, Fransa, Almanya ve ABD gibi önde gelen bazı ülkelerde, yaygın olarak kullanılan sınıflandırma:

(a) Büro çalışanlarının ve denetçilerinin maaşları, sosyal haklarının ve gider hesaplarının% 60 -% 70'i

(b) Malzemeler, kırtasiye malzemeleri, posta, telefon, telgraf, teleks ve masaj hizmeti gibi malzemeler% 15 -% 20

(c) Büro makinesi, cihaz, aydınlatma, vergi, sigorta% 15 -% 20 bakım ve amortisman gibi genel giderler

Hindistan bağlamında veya bu konuda, gelişmekte olan ülke bağlamında, bu yüzdelerin işletmelerin faaliyet gösterdiği koşullara uygun olarak değiştirilmelidir. Bu yüzdeler geçmiş kayıtlara göre belirlenmelidir. Hintli işletmelerin çoğunda, maaş, ücret ve sosyal hakların yüzdesi% 50 ile% 60 arasında değişmektedir.

Büro maliyeti ayrıca tipik maliyet muhasebesi sistemine ve sınıflandırmasına ayrılabilir:

(a) Doğrudan Malzeme:

Ofis ürününün bir parçası, yani formlar, mektup başları ve posta ücreti.

(b) Dolaylı Malzemeler:

Ofis ürününün bir parçası olmayan ancak işi yapmak için gerekli olan, örneğin silgi, kurşun kalem, lastik, pul, daktilo şeridi vb.

(c) Doğrudan Çalışma:

Ofis ürünlerine typist, katipler, stenograflar ve makine operatörleri tarafından uygulanır.

(d) Dolaylı Çalışma:

Doğrudan ofis ürününe uygulanmayan, örneğin bakım personeli veya OM departmanı tarafından yapılan işler.

(e) Genel giderler:

Özellikle ofis ürün ve hizmetlerinin herhangi bir kısmı için geçerli değildir, örneğin ışık, ısı, kira ve vergiler, telefon, denetleyici vb.