Büro Düzeni ve Alan Yönetimi

Amaçların net bir resmiyle başlamak, firmanın özel alan gereksinimlerini dikkatlice düşünmek için mevcut yerleşim planlaması genel prensiplerine özgürce atıfta bulunmak ve yerleşim planını fiilen planlamada adım adım doğru bir yaklaşımı takip etmek.

Ofis yerleşimi, ekipmanın mevcut kat alanı içindeki düzenlenmesi olarak tanımlanabilir. Alan yönetimi Asgari maliyetle maksimum verimlilik ve etkinlik sağlayacak bir alan sağlamak olarak düşünülebilir.

Ofis düzeni, iş akışı, yer ve ekipman ekonomisi, çalışanların rahatı ve memnuniyeti ve ziyaretçilere verilen izlenimler üzerindeki etkileri nedeniyle önemlidir. Yerleşim planlaması, yeni bir binanın planlamasına dahil edildiğinde en etkin şekilde gerçekleştirilebilir.

Alan gereksinimlerinin dikkatlice incelenmesi için böyle bir zamanda fırsatlar sağlanmaktadır. Yapı mimarı ile firmanın yöneticileri arasındaki yakın işbirliği, kuruluşun çalışmalarının performansını kolaylaştıracak tür ve miktarlarda alanın kullanılabilirliğini güvence altına alabilir. Bununla birlikte, en yaygın sorun, belirli firmaların ihtiyaçlarına uyacak şekilde uyarlanmamış bir binada ofis tesisleri kurmak zorunda kalmasıdır. Alan genellikle sınırlıdır ve birimler kullanılabilir olduğu kadar uzaya yerleştirilmelidir.

Her iki durumda da, planlama düzenine temel yaklaşım aynıdır. Amaçların net bir resmiyle başlamak, firmanın özel alan gereksinimlerini dikkatlice değerlendirmek için mevcut yerleşim planlaması genel ilkelerine serbestçe atıfta bulunmak ve fiili planlamayı yaparken adım adım doğru bir yaklaşımı takip etmek akıllıca olacaktır. düzeni. Bu aşamalar şimdi sunulan sırayla dikkate alınacaktır.

Ofis Yerleşiminin Amaçları:

Ofis yerleşiminin genel amaçları:

1. Etkili iş akışı

2. Geniş ve iyi kullanılan alan

3. Çalışan konforu ve memnuniyeti

4. Denetim kolaylığı

5. Müşteriler ve ziyaretçiler üzerinde olumlu izlenim

6. Değişen ihtiyaçlar için geniş esneklik

7. İş akışında her aşamada ekipman ve personelin dengeli kapasitesi

Belirli bir firmanın yönetimi, bu hedeflerden hangisinin - veya başkalarının - operasyonun başarısı için en önemli olduğunu belirlemelidir. Özel öneme sahip olan, iyi iş akışının hedefidir. Ekipman, işin mümkün olduğunca düz bir hat akışını takip etmesi için ve gecikmeler en aza indirilecek şekilde düzenlenmelidir. Planlanmış bir iş akışının yokluğunda, işlerin her yöne doğru ileri, geri ve çapraz geçişli olarak akması, alışılmadık bir durum değildir; sonuç olarak, kağıtların aşırı kullanımı ve personelin gereksiz yere seyahat etmesi gerekir.

Tipik bir örnek siparişlerin işlenmesidir. İş akışı etkiliyse, sipariş posta odasından kaynaklanacak ve daha sonra doğrudan envanter kontrol ofisine, fiyatlandırma birimine sipariş yazma departmanına ve tamamlanmadan önce siparişle ilgilenmesi gereken diğer birimlere akacaktır. İş akışı etkin değilse, sipariş gereksiz yere çok uzak mesafelere gidebilir, yola geri çekilebilir, önceki rotaları çapraz çizebilir ve çeşitli noktalarda kesintiye uğrayabilir.

Aşağıdaki iş akışı testlerinin çoğu kuruluş için etkili olduğu görülmüştür:

1. Grafik düzenini ve iş akışını izleyerek geriye doğru izleme ve çapraz taramayı kontrol edin.

2. İncelenen zeminde yer alan baskın prosedürlerin işlem çizelgelerini hazırlayın, özellikle seyahat edilen mesafeleri ve işlemler arasındaki gecikme zamanlarını kontrol edin. Alternatif bir yaklaşım prosedürdeki üretken adımları zamanlamak ve farkı bulmak olabilir.

3. Bir prosedürde her operasyona atanan işçilerin ve ekipmanların toplam üretkenlik kapasitelerini ölçerek darboğazları kontrol edin, sonra karşılaştırın. Basit bir “boyun tablosu”, 'dengesiz koşulları gösterebilir ve genel hızın operasyonla sınırlı olduğunu gösterebilir en küçük kapasiteye sahip.

4. Bazı işçilerin sık sık baskı altında olup olmadıklarını, bazıları ise sık sık çalışmadığını gözlemleyin.

5. Çok sayıda çalışanın sürekli ayaklarının üstünde olup olmadığını gözlemleyin. Birçok ofiste ortalama yüzde 10 verimlilik için uygun bir maksimum kabul edilir.

Alan, iş ve çalışanların ihtiyaçlarına uygun ve yeterli olmalıdır. Maliyet ve iş akışı ile ilgili konular, uygun alanın iyi kullanılması gerektiğini belirtir. Çalışanların rahatı ve memnuniyeti, düzenden, kalabalık koşullardan, çalışan hizmet tesislerine olan kolaylıktan ve ışık kaynaklarına göre uygun yerlerden güçlü bir şekilde etkilenebilir. Bu kategorideki ihtiyaçların bazılarıdır.

Denetim kolaylığı, denetim otoritesinin çalışanlara atıfta bulunmasından, çalışanların yoğunlaşmasından veya dağılmasından, ilgili bölümlere erişilebilirlikten ve diğer yerleşim faktörlerinden etkilenebilir.

Müşteriler ve ziyaretçiler üzerinde olumlu bir izlenim olması, yabancıların ofis alanının bir kısmını veya tamamını gördüklerinde çok önemlidir. Etkili bir düzen ve modern ekipman ve mobilyaların kullanımı, verimli ve çekici bir ofis oluşturmak için çok şey yapabilir, böylece firmanın kamu imajını artırabilir. İş ihtiyaçları tarafından gerekçelendirildiği zaman mizanpajın kolayca değiştirilmesine izin vermek için esneklik yeterli olmalıdır; Müşteri hizmetlerinde vurgunun değişmesi ve normal büyüme esnekliğin gerekli olmasının sebeplerinden bazılarıdır.

Ofis Yerleşiminin Temel İlkeleri:

Ofis yöneticileri işletme verimliliğine büyük katkı sağlayabilir. Çok fazla yardım, düzen ilkelerinin daha ayrıntılı ifadeleri olabilir; Bunlar birçok firmanın deneyimlerini özetler ve yerleşim planlamacısına özel rehberler sağlar.

Böyle bir ilkeler bildiriminin temel değeri, fiili bir durumla bağlantılı olarak bir kontrol listesi olarak kullanılmasında yatmaktadır.

Seçilen ilkelerin bir ifadesi şöyledir:

1. Çalışma, mümkün olduğunca düz bir çizgide mümkün olduğunca ileriye doğru akmalıdır.

2. Seyahat süresini azaltmak için birbirine benzer fonksiyonlara sahip bölümler ve bölümler birbirine yakın yerleştirilmelidir.

3. Stenografik havuzlar, dosya odaları ve veri işleme birimleri gibi merkezi servis grupları, departmanların ve bunları kullanan çalışanların yakınında uygun bir şekilde konumlandırılmalıdır.

4. Mobilya ve teçhizat, düz çizgi simetrisinde, denetim personeli için ayrılan masa ve sandalyelerin açısal yerleşimi ile düzenlenmelidir.

5. Alan ödenekleri iş ihtiyaçları ve çalışanların rahatı için yeterli olmalı,

6. Eşit büyüklükteki mobilya ve ekipmanlar daha fazla esneklik ve daha düzgün görünüm sağlar.

7. Koridorlar yeterince geniş olmalıdır ki yürüyen insanlar çalışanların masalarına karşı fırçalanmayacak. Masa alanından içme suyuna, dinlenme odalarına vb. Engelsiz bir koridor bulunmalıdır. Güvenlik nedeniyle çıkışlara ve yangın çıkışlarına net erişim sağlanmalıdır.

8. Çalışanlar normalde, çalışma gruplarının arkasına yerleştirilmiş amirler ile aynı yöne bakmalıdır.

9. Masalar, hiçbir çalışanın sakıncalı bir ışık kaynağı ile karşı karşıya kalmayacağı şekilde düzenlenmelidir. Mümkünse, aydınlatma çalışanın çalışma alanını yukarıdan vurmalı ve çalışanın biraz gerisinde bırakmalıdır.

10. Veri işleme makineleri gibi gürültülü ekipmanlardan yararlanan ünitelerin diğer birimleri rahatsız etmemek için bölümlere ayrılması gerekebilir.

11. Çalışması yakın konsantrasyon gerektiren çalışanlar kısmi veya tam uzunlukta bölümleri haklı gösterebilir.

12. Halkla çok fazla temasta bulunan birimler, diğer bölümleri rahatsız etmeden, halkın kolayca ulaşabileceği şekilde yerleştirilmelidir.

13. Büyük, dikdörtgen alan blokları iş akışını kolaylaştırır ve daha fazla esneklik sağlar.

14. Çalışmanın zorunlu olduğu düzensiz bölümlerden uzak durun.

15. Tüm çalışanlar için uygun ışık ve klima sağlayın.

16. En az müdahale ettikleri özel ofisleri bulun.

17. Hem mevcut hem de gelecekteki personel ve ekipmanın ihtiyaçlarını göz önünde bulundurun.

Büroyu Düzenlemek Kim ve Ne Zaman?

Büroyu düzenleme işini kim üstlenmeli? Firmanın bir yönetici yöneticisi varsa, muhtemelen organizasyon için yerleşim planlarını koordine edecektir ve ayrıntılı planlamanın büyük bir bölümünü yapabilir. Bir planlama veya yöntem departmanı varsa, yerleşim planlamasının ayrıntılı çalışması muhtemelen gerektiğinde genel müdürlere ve bölüm başkanlarına yardımcı olacak bir veya daha fazla personel uzmanına aktarılacaktır.

Herhangi bir uzman bulunmuyorsa, yerleşim planlaması çalışması, bu önemli girişime adalet yapmak için gerekli ilgi ve zamana sahip bazı kişilere devredilebilir. Her durumda, mevcut ve önerilen planları departman başkanı ve ilgili çalışanlarla tartışmak iyi bir fikirdir, Bu, bazı mükemmel öneriler ortaya koyabilir ve aksi takdirde elde edilebileceğinden daha yüksek düzeyde bir işbirliğine yol açması neredeyse kesindir.

Ofis yerleşimi ne zaman çalışılmalıdır? Ne zaman bir durum görüldüğü zaman, düzende bir değişiklik yapılması gerekir. Spesifik olarak, yerleşim planında prosedürlerde değişiklikler, gerekli personel sayısında artış veya azalma veya mevcut alandaki yetersizlikler olduğunda çalışmalıdır.

Prosedürdeki değişiklikler, prosedürlerin birbirine bağımlılığı ve ofis düzenlemesi nedeniyle ofis düzenini gözden geçirmek için bir sinyaldir. Örneğin, ofisteki çeşitli faturalandırma ve kayıt prosedürlerini değiştirecek bir muhasebe makinesinin kurulmasına karar verilirse, makineyi düzgün bir şekilde bulmak için ofisi yeniden düzenlemek ve çalışanların iş tayinindeki değişikliklerle ilgilenmek gerekli olacaktır. makinenin kurulumundan etkilenir.

Verilen birimlerdeki personeldeki artış ve azalmalar, ofis düzenini gözden geçirmek için bir işarettir, çünkü yerleşim planı büyük ölçüde ofis içindeki personel sayısına bağlıdır. Örneğin, ofis çoğaltma işlevlerini merkezi bir kuruma aktarmaya karar verilirse, daha önce üretim ekipmanı ve personeli tarafından işgal edilen alanı absorbe etmek için ofisi yeniden düzenlemek gerekecektir.

Mevcut alanın yetersizliği de ofis düzenini gözden geçirmek için bir işarettir. Yetersizliğin, kolayca değiştirilebilecek zayıf bir düzenlemeden kaynaklandığı, ya da ofis için yeterli alan olmadığı ve yönetime ilave alan talebi yapılması gerektiği tespit edilebilir.

Ayrıca, her ofisin ofis düzenini periyodik olarak gözden geçirme planını izlemesi gerekir. Her iki veya üç yılda bir yapılması gereken bu inceleme önemlidir. Nitekim, üç yıl boyunca gözden geçirilmemiş bir ofis düzeninin muhtemelen yanlış olduğu inancı, ofis dinamik ve değişen bir varlıktır; ilerici ofis, değişen gereklilikleri karşılamak için periyodik olarak ve gerektiğinde değişiklikler yapar.

Büyük bir yerleşim düzeni programına başlamadan önce, idari yönetici üst yönetime danışmalı ve farklı düzeylerde çalışanlara yer tahsis etmede uyulması gereken standartlarla ilgili bir anlaşmaya varmalıdır. Bu standartlar planlamada yararlı bir rehber olacak ve organizasyon aracılığıyla alan tahsislerinde bir tekdüzelik için bir temel sağlayacaktır. Ayrıca, ofisin boyutunu genişletmek veya daraltmak için hangi planların bulunduğunu üst yönetimden öğrenmek iyi bir fikirdir. Örneğin, şu anda gerçekleştirilmekte olan mevcut işlevlerin herhangi birinin merkezden dağıtılması için herhangi bir planın olup olmadığını bilmek iyidir.

Ek olarak, beklenen satış ve servis operasyonlarının hacmiyle ilgili öğrenilebilecek kadar bilgi edinmek iyi olacaktır, çünkü işin hacmi artacak, ihtiyaç duyulan çalışan sayısını ve gereken alanın büyüklüğünü belirleyecektir. Örneğin, bir firma satışlarını üçte bir oranında artırması beklenen güçlü bir reklam kampanyası yürütüyorsa, bu siparişleri yerine getirmesi gereken yeni personel için beklenen satışları eşdeğer alan gereksinimlerine dönüştürmek için bir girişimde bulunulmalıdır.

Çalışanlara sağlanacak masa büyüklüğü gibi konularda da bir anlaşmaya varılmalıdır; dosya dolabı tipleri ve boyutları; Koridorların ve özel ofislerin kurulmasında tam, kalıcı bölümler yerine kısmi, hareketli bölümlerin kullanılması gerekip gerekmediği; ve standart ofis mobilyası stilleri yerine modüler ve dilimli mobilyaların kullanılması gerekip gerekmediği.

Planlama Araçları:

Birçok organizasyonda, baş düzen aracı mevcut zemin alanının şeklini ve boyutunu gösteren kaba bir taslaktır. Kaba taslak bazı durumlarda yeterli olsa da, ek araçlar daha kesin bir şekilde izin verir, yerleşim planının planlanması 'Çoğu durumda, mevcut alanın bir planına, zemin alanı ve şablonların veya modellerin ölçekli bir çizimine sahip olmak yararlı olacaktır. masalar, sandalyeler ve dosyalar gibi fiziksel özelliklere sahiptir. Ofis düzenini planlamak için bu araçlar aşağıdaki paragraflarda kısaca tartışılmaktadır.

Kullanılabilir Alanın Planı:

Bu, doğru ölçümler sağlama ve dikkate alınan alandaki tesislerin tam konumlarının belirlenmesinde faydalı olacaktır. Taslak ayrıca elektrik prizlerinin konumu ve elektrik ve telefon kablolaması ile ilgili gerekli olacak bilgileri sağlayacaktır.

Zemin Alanının Ölçek Çizim:

Düzen, bu ayağa, tercihen ayağın dörtte bir inçine dayanarak çizilmelidir. Ek olarak, dinlenme odalarının, merdivenlerin, salonların, pencerelerin, elektrik prizlerinin, kapı kanatlarının, ısıtma birimlerinin ve tüm kalıcı bölümlerin yerleri gösterilmelidir. Tüm ölçümlerde doğruluğu sağlamak için plana atıfta bulunulmalıdır. Bu çizim ofis alanının ve tesislerinin grafik görüntüsünü sunar ve sanki alanın içinde dolaşıyormuş gibi tüm alanların etkili bir şekilde incelenmesine izin verir.

Uzayda Kullanılacak Fiziksel Öğelerin Şablonları veya Modelleri:

Şablonlar, ofisteki her mobilya ve ekipman öğesinin gerektirdiği alanı temsil eden, ölçek boyutuna kesilmiş kağıt şekillerdir. Şablonlar paket halinde satın alınabilir veya elle yapılabilir. Modeller, masaları, dosyaları ve diğer donanım parçalarını temsil eden üç boyutlu ahşap veya plastik figürlerdir. Büyüklük olarak satın alınabilecek olan bu modeller, yerleşim planının hızlandırılmasında değerlidir. 'Modellerin ve şablonların kullanılması, belirli bir ofis planı planının tam olarak nasıl görüneceğini öngörmeyi mümkün kılar.

Akış Proses Çizelgeleri ve Akış Diyagramları:

Yerleşim planlamasında, özellikle kat edilen mesafeye, gecikme sürelerine ve çapraz tarama ve geriye dönüş gibi düzensiz iş akışlarına odaklanmaya çok dikkat ederler.

Ofis Düzenleme Adımları:

Bir ofisteki yerleşimi ele almak üzere görevlendirilen kişinin, organizasyon planını ve temel prosedürleri öğrenmesi önemlidir. Ayrıca, mevcut prosedürlerin mümkün olduğu kadar iyi planlanmış ve verimli olması için işin basitleştirilmesine ilişkin olanakların araştırıldığından emin olmalıdır.

Bundan sonra, gerekli düzen araçlarını birleştirecek ve ofis düzenini planlamada şu adımları izleyecektir:

1. Her bir süpervizör ve bölüm başkanı ile şimdiki ve gelecekteki alan gereksinimlerini ve ofisdeki tüm faaliyetlerde iş akışının yönünü ve planını tartışın. Bu, bireye sadece iş operasyonları hakkında daha yakından görüş sağlamak için değil, aynı zamanda her değişiklik veya inovasyon yapıldığında denetçilere ve idari personele danışılması şartını yerine getirmek için önemlidir.

2. Plana bakın ve ardından pencereler, kapılar ve sütunlar gibi öğelerin konumunu gösteren, söz konusu alanı ölçeklendirmek için bir çizim hazırlayın.

3. Yapılan ölçek çiziminde şablonlar veya modeller düzenleyerek geçici bir ofis düzeni planı oluşturun. İyi düzen ilkelerine uyun. Belirli ilkelerden ödün vermek, farklı hedefler firmasına olan önemine bağlı olmalıdır, doğru yerleşim planı bulununcaya kadar şablonların veya modellerin düzenlenmesi ve yeniden düzenlenmesi önemli miktarda ustalık ve zaman alabilir. Doğrudan etkilenen tüm personelden nihai onay alın.

4. Yerleşim planındaki tüm ekipman öğelerini tanımlayın, ardından karşılık gelen ekipman parçalarını etiketleyin ve karışıklığın en aza indirileceği bir zamanda fiili hareketi yapın.

Ofis Yerleşiminde Alan Gereksinimleri:

Alan gereklilikleri, alanda kullanılacak mobilya ve donanım öğelerinin büyüklüğüne, kullanılabilir taban alanının şekline ve asansörler, merdivenler, pencereler, dinlenme odaları ve çıkışlar gibi kalıcı tesislerin konumlarına bağlı olarak önemli ölçüde değişiklik gösterir. . Aşağıdaki önerilen alan ödenekleri listesi çoğu durumda yardımcı olacaktır:

Bu rakamlar elbette sadece rehber niteliğindedir; herhangi bir ofis için neyin iyi olacağı, koşullara bağlı olacaktır. Görüldüğü gibi, herhangi bir alan kullanım programındaki önemli bir faktör, kullanılan masaların büyüklüğü ve masaların ve dosyaların düzenlenme şekli ile ilgilidir. Masalar çok farklı boyutlarda gelir.

Çoğunlukla, büro çalışanları için 54 x 32 inç masalar, üst düzey çalışanlar için 60 x 34 inç masalar ve üst düzey yöneticiler için 66 x 36 inç ve 76 x 36 inç masalar sağlanmıştır. Farklı çalışan seviyelerinde kurum genelinde kullanılacak masa büyüklüğü ile ilgili karar almak için yeni bir ofis planlaması esastır.

Masa düzenlemesi, alan gereksinimlerinin hesaplanmasında önemli bir faktördür. Her masa merkezlenmişse ve koridor alanıyla çevrelenmişse, masalar iki ve üç masa ünitelerinden birinde uçtan uca gruplandırılmışsa, çok daha fazla alan gerekir.

Özel Ofisler:

Çalışanlara özel ofislerin ne ölçüde sağlanabileceği, yönetimin istek ve kararlarına bağlı olacaktır. Her dava ayrı ayrı ele alınmak zorunda kalabilir. Bazı organizasyonlarda, idari personele masalarının etrafında korkuluk düşüklüğü vererek bir derece gizlilik yaratılmaktadır. Bununla birlikte, böyle bir düzenleme, bireye, özel bir ofisteki temel hedefi olan dikkat dağılma ve gürültüden kurtulma özgürlüğü sağlamaz.

Bir çalışana özel bir ofis verip vermemeye karar vermede sorulabilecek sorular arasında şunlar yer almaktadır:

1. Özel bir ofisi varlığını haklı çıkarmak için yeterli bir prestij pozisyonuna sahip mi?

2. Çalışmaları özel bir ofis tarafından sağlanabilecek en iyi düzeyde bir konsantrasyon gerektiriyor mu?

3. Çalışması başkalarının çalışmasına müdahale eder mi?

4. Çalışmaları, özel bir ofisinin mahremiyetinde, en iyi şekilde ele alınabilecek meseleler hakkında gizli nitelikte ya da başkalarıyla sık sık görüşmeler yapan etkinlikler içeriyor mu?

Üst düzey yöneticilerin çoğu için özel ofislerin sağlanması konusunda çok az soru var gibi görünüyor.

Ancak, özel ofislerin dezavantajlarını dikkatle tartmak iyidir:

1. Denetim personeli açık alanda mümkün olan yakın temasta değil.

2. Daha fazla taban alanı tüketilir.

3. Düzgün ve kesintisiz iş akışı elde etmek zordur.

4. İklimlendirme ve aydınlatma sorunları karmaşıktır.

5. Özel ofislerin kurulması ve bakımı daha pahalıdır.

Bu gibi nedenlerden dolayı, ofis operasyonları için geniş ve açık alanlar sağlama ve üst düzey yöneticileri ve bazen üst düzey yöneticileri ve bölüm başkanları gibi bazen üst düzey yöneticileri, çalışanların gözetiminde tutmaya yönelik yaygın bir eğilim var. Ara sıra tam bir Gizlilik ihtiyacı, bir veya daha fazla konferans odası sağlanarak tatmin edici bir şekilde karşılanabilir. Daha küçük özel ofislere yönelik bir eğilim de belirgindir.

Denetim personeli için veya çalışmaları yakın konsantrasyon gerektiren çalışanlar için sınırlı mahremiyet istendiğinde, cüce bölümler veya modüler üniteler mahremiyeti alan ekonomisiyle birleştirmede mükemmel bir iş yapabilir. Bu tip ekipman aşağıdaki bölümde açıklanacaktır.

Ofis Alanının Maksimum Kullanımı:

Ofis alanının maksimum kullanımı, artan alan maliyetleri göz önüne alındığında, yönetim için giderek daha önemli bir kriter haline gelmiştir. Buruşuk büro üretiminde kısmen büro maliyetlerini arttırır; bu nedenle, daha iyi alan yönetiminin büro verimliliğine yapabileceği herhangi bir katkı doğrudan yansıtılacaktır.

Ofis alanı için ortalama oranlar son birkaç yıldır hızla artmaktadır. Bu artan maliyetleri etkileyen faktörler, ofis alanı için geliştirilmiş çalışma koşullarına olan talep (aydınlatma, iklimlendirme ve dekorasyon) ve artan inşaat maliyetleridir. Günümüzde birçok ofiste kullanılan daha büyük ve daha ağır makineler tarafından artan yapısal maliyetler zorunludur.

Çoğu veri işleme tesisi, özel olarak güçlendirilmiş zeminlerin yanı sıra, kablolar için özel klima ve kablo kanalları gerektirir. Genel bir kural olarak, ofis yerleşimi planlaması yönetim yarısı için yarı basit aritmetik ve yarı yargılamadır. Aritmetik kısım, önerilen alan ödeneklerinin, her bir kategorideki insan sayısı ile çarpılmasından gelir.

Yargı fikstür ve mobilyaların fiziksel düzeninde ve ofis düzeninin ortamının tasarlanmasında ortaya çıkar. JJ Murphy, ofis düzeni tasarımının değerlendirme bölümünü yönlendirmek için ofis alanından azami yararlanma için beş temel ilke geliştirmiştir. Bu ilkeler aşağıda New York uzay planlama ve tasarım organizasyonu Duffy, Inc. tarafından geliştirilen bazı ilkelerle birleştirilmiştir.

1. Yeterli aydınlatma sağlayın. Elli ila seksen ayak mum ışığının, pencerelere bitişik alan üzerine yerleştirilen primi düşürmesi önerilmektedir. Aydınlatıcı Mühendislik Topluluğu, ofisteki her yerde daha fazla ışık tutuyor ve ortalama kabul edilebilir standartların yaklaşık üç katıdır. Toplum, artan aydınlatmanın çalışan yorgunluğunu önemli ölçüde azalttığını iddia ediyor.

2. Akustik ses yalıtımı sağlayın. Bu, özellikle ofis makinelerinin kullanımının artması nedeniyle, gürültü seviyesini kabul edilebilir sınırlar içinde tutmak için esastır. Büyük bir sigorta şirketi ana ofisine akustik malzemeler yerleştirdi ve gürültü seviyesi yaklaşık yüzde 15 düştü. Ortaya çıkan, yazma hataları sayısında ve ciro ve devamsızlık azalmıştır.

3. Yeterli havalandırma sağlayın. İşgücünün büyüklüğü arttıkça, çoğu zaman iklimlendirme ve hava işleme yetersiz kalmaktadır. Maksimum çalışan verimliliği için yeterli hava arıtımını sağlamak için özel çabalar gereklidir.

4. Kalıcı ve yarı kalıcı bölümleri minimum düzeyde kullanın. Bu, tasarımda maksimum esneklik sağlar, çok fazla yer kaplamaz ve aydınlatma ve iklimlendirme tasarımını engellemez. Aslında, mümkün olduğunca çok sayıda duvar ve kapı ortadan kaldırılmalıdır, çünkü bir kapı ofisin on sekiz fit karelik bir alanını kullanır ve bir duvar yaklaşık altı inç As alanı kaplar.

5. Modüler mobilyaların kullanımını en üst düzeye çıkarın. Bu, koridoru ve çalışma alanını en aza indirmeye yardımcı olur ve aynı anda birçok çalışan için gizlilik sağlar.

6. "Üst alanı" kullanın. Bu, depolama rafları için dosya dolaplarının üstündeki alanların kullanılmasını içerir. Bu alan, çoğu durumda, depolama ve çeşitli faaliyetler için kullanılan bir veya daha fazla özel odayı ortadan kaldırabilir. Bazı tahminler, yılda 1.000 doların, özel bir ofis için 12 ile 15 fit arasında yalnızca kiralık olarak kurtarıldığını gösteriyor.

7. Alış ve teşhir için asansörlerin ve girişlerin yakınındaki boşluğu kullanın. Resepsiyon hizmeti, ofisteki çalışma alanı yerine girişe bitişik olarak kurulursa etkili olabilir.

8. Sekreterler için özel odaları kaldırın. Sekreterler tek tek veya küçük gruplar halinde, yürütme ofislerinin dışındaki fuaye veya koridorlara döşenebilir ve rahat bir şekilde döşenebilir.

9. Ölü veya etkin olmayan dosyaları depolamak için özel bir depoya gönderin. Şirkete ait ve işletilen depolar oldukça pahalıdır ve metrekare başına ortalama 5 doların üzerindedir.

10. Esnekliği vurgulayın. Muhtemelen ofis kullanımında en önemli faktör esnekliktir. Ofisin değişen yapısı ve yapısı - genişleyen kadrosu, artan iş faaliyetleri - artı otomasyon ve elektronik alanındaki gelişmelerin devam etmesi ve uzun vadeli kiralama sayısındaki artış, hepsinin bu değişikliklere uyarlanabilecek esnek tesislere sahip olmasını gerektirmiştir. Yeni modüler tasarımlar, yalnızca bir bölümü cüce veya tam boyutlu kaydırarak neredeyse sonsuz yerleşim düzeni değişikliklerine izin verir. İhtiyaç duyulduğu gibi, büyüme veya azalış hükümleriyle birlikte ofis alanı kiralayarak da esneklik sağlanabilir.

Ofis düzeninde dergi yoktur. Bununla birlikte, yukarıda belirtilen basit rehberlerin dikkate alınması, mevcut ofis alanı ile maksimum verimlilik sağlamalıdır. Gerekli değişiklikler ve gözden geçirilmiş düzenler denenene kadar kimse asla bilemez - ancak artan alan maliyetlerine bakıldığında, alan verimliliğine dikkat edilmesi gerektiği vurgulanmaktadır. Ofis alanını etkin ve maksimum şekilde kullanmak için önemli miktarda basit yargılama gereklidir.

Yerleşimdeki Yeni Gelişmeler:

Hareketli bölümleri:

Birçok modern ofis binası, sadece özel uçlu ofislerin kurulmasında hareketli bölümler kullanmaktadır. Metal, ahşap, plastik veya camdan yapılmış olan bu bölmeler ofisler arasında çekici ayrımlar sağlar ve yöneticilere ihtiyaç duydukları prestij ve gizliliği sağlar. Bu bölümler gerektiğinde kolay ve ucuz bir şekilde taşınabilir. Sağlam şartlandırılmış ve yolculara tam bir gizlilik sağlayan hareketli bölümler elde edilebilir. Maliyet, normal daimi bölümlerin maliyetinden çok daha az.

Hareketli, cüce bölümler, 4 ila 6 feet ve daha yüksek, çalışanlara tam bölümlemelerin dezavantajları olmadan mahremiyet ve prestij avantajlarının çoğunu sağlar. Düşük bölümler kullanıldığında, ofisler standart ekipman kullanılarak ısıtılabilir, havalandırılabilir ve aydınlatılabilir; ayrı aydınlatma armatürleri ve ısıtma kanalları gerekli değildir.

Modüler Üniteler:

Ofis yerleşimi alanındaki en önemli gelişmelerden biri modüler birimlerdir, bu birimler normalde her birinin üstünde bir çalışma yüzeyi ve cüce hareketli bölümleri olan birleşik bir masa ve dosya dolabından oluşur. Bu birimler gizliliği, çalışma malzemelerine kolay erişimi ve alan ekonomisini etkili bir şekilde birleştirir. Birleştirme, aynı zamanda yer tasarrufu sağlayan ve aynı zamanda çalışanlara gizlilik unsuru sağlayan popüler bir cihazdır.

Ofis Yerleşimine Sistem Yaklaşımı:

Ofis düzeninde devrim niteliğinde bir yaklaşım olduğu kanıtlanan şey, 1960 yılında Alman yönetim danışmanlığı şirketi olan Quickborner Planlama ve Organizasyon Ekibi tarafından geliştirilen “sistemler” veya “ofis peyzajı” prosedürüdür. Son birkaç yıl içinde Avrupa'da birkaç yeni ofis binasında kullanıldığında, bu yaklaşım ABD'de yaygın ilgi görmeye başlıyor.

Ofis tasarımına yönelik sistem yaklaşımının savunucularına göre, geleneksel ofis geriye doğru tasarlanmıştır: Bürodaki bilgi ve kağıdın etrafına değil, organizasyon şemasına yansıtıldığı gibi organizasyon hiyerarşisi etrafında kurulur. Tıpkı malzeme akışının etrafında bir üretim tesisi kurulurken, ofis bilgi akışına göre tasarlanmalıdır.

Bu nedenle, ofis düzenine sistem yaklaşımı bir kurumdaki doküman akışının ve sözlü iletişim akışının bir analizi ile başlar. Bu iki iletişim akışı tanımlandıktan ve tanımlandıktan sonra, Bilgi Edinme Sayesinde optimum verimliliği sağlayan bir ofis düzeni belirlenebilir.

Çalışma alanı içerisinde gerçekleşen iletişim akışına göre tasarlanmış tipik bir ofis. Normal kare veya dikdörtgen ofis modüllerinin elimine edildiğini ve eğri düzenlemelerle değiştirildiğini unutmayın.

Teorik olarak, böylesi bir tasarım, sıradan gözlemciye düzensiz ve tehlikeli görünmekle birlikte, bilgi akışında optimum verime izin verir ve böylece genel örgütsel etkinliği arttırır. Ofis manzarasının veya sistem yaklaşımının ayırt edici özelliklerinden biri açık alan kullanımı; ofis alanları mümkün olduğunca az sayıda sabit duvarla bölünmüştür; atmosfer açık alanlardan ve özgürlüklerden biridir.

Bu yaklaşımın geliştiricilerine göre, iletişim ve iş akışının kolaylaştırılması, birlikte çalışan tüm birimlerin, bölümlerin ve bölümlerin mümkün olduğunca birbirine yakın konumlandırılmasını ve mümkün olduğunca az kalıcı duvarla ayrılmasını gerektirir.

Mahremiyet vermek veya ofis alanlarını birbirinden ayırmak için, duvarlar yerine dosya dolapları, depolama birimleri, yetiştiriciler ve ekranlar kullanılır; bu nedenle, yalnızca engellerin kaldırılmasıyla sağlanan iletişim akışı değil, serbest bilgi alışverişi değil, aynı zamanda ofis düzenlemesindeki aşırı esneklik, iş akışındaki değişikliklere karşılık gelmek üzere neredeyse anında kullanılabilir. Bununla birlikte, 'Böyle bir esneklik, ışıklandırma, iklimlendirme ve akustik üniformluğu elde etmek kesinlikle şarttır.

Mizanpajdaki Hatalar:

Ofis düzenindeki belirli hata türleri çok özel görünmektedir:

1. Orijinal düzeni canlandırmak için bir eğilim var. İş gereklilikleri önemli ölçüde değişebilse ve ofisin yeni mahallelere taşındığı yerlerde bile, eski yerleşim planına yalnızca emsallerinden dolayı devam edilebilir.

2. Ofisleri, ağır ve yerleşik bölmelere sahip çeşitli ofisleri ve koridorları ayıran az ya da çok kalıcı formda planlama eğilimi vardır. Sonuç olarak, yönetim bunları yapmak isterse bile değişiklik yapmak zor ve pahalıdır.

3. Daha fazla vokal yöneticisinin departmanları ve çalışanları için diğer departmanlara verilenden daha fazla yer edinme eğilimi vardır. Alan tahsisi ve yerleşim ile ilgili nihai kararlar, genel ve bakış açısı alan ve adil ve eşit alan tahsisleri temin etmek için yeterli yetkiye sahip biri tarafından alınmalıdır.

4. Departman yöneticilerinin ve denetim otoritelerinin, yöntemler veya prosedürler grubundan teknik destek almadan kendi düzenlerini planlamalarına izin verme eğilimi vardır. Yerleşimler, ilgili temel bilgiler konusunda uzmanlaşmış bilgisi olmayanlar tarafından planlanırsa, genel sonuç, boşa harcanmış alan, verimsizlik vb.

Büroyu Taşıma:

Çoğu ofis organizasyonu varlıkları sırasında bir süre hareket eder. Bu acı verici ve rahatsız edici bir deneyim olabilir - ancak doğru şekilde planlanması gerekmez. İyi planlanmış bir ofis hareketinin birkaç önemli unsuru vardır.

Bunlar aşağıda kısaca açıklanmıştır:

1. Çalışanları ve müşterileri bu hamle hakkında önceden bilgilendirin. Çalışanlar doğal olarak değişime direniyorlar ve özellikle yeni bir yere taşınma konusunda şüpheli olmaya meyillidirler. Cevap vermesi gereken sorular şunlardır: Hangi katta çalışacaklar, ne tür dekorasyon ve mobilya; yeni konumda pencereler olup olmadığı; ne tür yemek yeme olanakları, özel araç park yeri ve toplu taşıma; diğer departmanların yeni düzende ve daha pek çoğunun bulunduğu yerler.

Taşınma öncesinde yeni yerle ilgili çalışanlar mümkün olduğunca aşina olmalıdır. Küçük grup toplantıları, yöneticilerin bu tür soruları yanıtlamaları ve hareketi kişisel olarak açıklamaları için mükemmel bir araçtır. Çalışanların taşınmaya ilgisi, şirket yayınlarının ve kişisel mektupların etkin kullanımıyla geliştirilmeli ve sürdürülmelidir. Müşteriler ayrıca eğitim programına dahil edilmeli ve yeni tesisleri ziyaret etmeye davet edilmelidir. Hareket sırasında bazı karışıklıklar hüküm sürecek, ancak yeterli bilgi çalışmaları onu en aza indirecek.

2. Yeni sayfa düzeninin detayları dikkatlice çalışılmalıdır. Bölüm atamaları sıkıca yapılmalı, ayrıca ünite konumları, bireysel masalar ve çeşitli teçhizatlar oluşturulmalıdır. Mümkünse, çalışanlara tüm yerleşim yerleri belirtilmiş şekilde yeni düzen gösterilmelidir. Ayrıntılı planlar telefonun ve elektrik prizlerinin yerini içermelidir.

Gelecekteki alan gereksinimleri için ödenmesi gerekenler yüzde genel kabul görmüş bir kılavuzdur; Bununla birlikte, ödenek bireysel firmanın beklenen büyüme veya genişlemesi ışığında yapılmalıdır. Yerleşim planlamasında, zeminin aşırı yüklenmesini önlemek için ağır ekipman ve dosyalar dış duvarlara veya yapısal traverslere yerleştirilmelidir.

3. Taşımayı bir hafta sonu boyunca veya iş hacmindeki gevşeme döneminde programlayın. Çalışanlar yeni çevrelerine ve organizasyonel birimlerin yeni ve farklı düzenlemelerinin getirdiği iş akışı gereksinimlerini değiştirirken, harekete geçtikten sonra kısa bir süre için verimlilik düşük olacak, ancak çalışanlar daha modern hale getirilirken iyileşecek veya geniş çevre.

4. Tüm mobilya, demirbaş ve ekipman kalemlerini etiketleyin ve numaralandırın. Her mülk parçası, ait olduğu birim ve bölümü ve yeni düzende tam yerini tanımlamak için etiketlenmelidir. Her oda, bölüm veya kat için farklı renkli etiketler kullanılabilir.

Hareketin takvimi daha sonra tanımlama etiketlerinin etrafına planlanabilir; yani, ilk taşınması gereken bölüm A 1, kırmızı etiketler, kat—, oda—, kat - odaya gidiyor. Bu, planlı ve kontrollü bir sırayla düzenli bir harekete izin verir. En uzak köşeye giden ekipman ilk önce hareket ettirilmeli ve girişin yanındaki en son hareket ettirilmelidir.

5. Bazı çalışanlara hem eski hem de yeni yerlerde kesin sorumluluklar verilmelidir. Bu çalışanlar hareketi koordine etmek, trafiği yönlendirmek ve sayısız soruyu cevaplamak için değerli yardımlar sağlayabilir.

6. Hareketli minibüslerin yüklenmesini ve boşaltılmasını kolaylaştırmak için yerel trafik bölümünden gerekli destek ve yardımı alın.