Büro Yönetimi: Planlama, Yöneticilerin Rolü ve İK İnsan Kaynakları Görevleri

Büro Planlama:

Her ofis çalışanı seviyesinin oldukça farklı sorumlulukları vardır. Temel fark, mekanik rutinlerinin çalışanın çalışmalarında ne derecede rol oynadığıdır; Tahmin edilebilir görevler katipler gününün büyük bir bölümünü oluşturur, ancak bir bölüm müdürünün hayatında çok daha küçük bir bölümünü oluşturur.

'Bütünleşik bir ofisi' görselleştirmek, aynı elektronik araçların her iki seviyede de daha iyi üretkenlik ihtiyacına cevap vermesi yanlış algılanmasına yol açabilir. Bir daktilodan daha fazlası, meslektaşının çalışmalarını hesaplarda dönüştüren aynı mikrobilgisayarı kullanarak sözcük işlemeye geçebilir.

Yönetici için etkinlik meselesi; memurlar, sekreterler ve destek personeli için verimliliktir. Genel olarak yöneticilere kârlı kararlar vermek ve bunların astları tarafından doğru bir şekilde yapılmasını sağlamak için ödeme yapılır, bu süreç ne gerektirir? İlk olarak, bilgi toplama.

Sözlü iletişim, günümüz iş dünyasında en sevilen yöntemdir ve konuşmanın gerçekleri elde etmek ve iletmek için en uygun araç olarak kalacağı konusunda çok az şüphe vardır. Belgeler bu sürecin temelini oluşturur ve insan hafızasının sınırlı kapasitesi ve sınırsız yanılabilirliği göz önüne alındığında, yöneticilerin genellikle kağıt şeklinde bir geçici veya kalıcı depolama biçimine bilgi vermeleri şaşırtıcı değildir.

Yöneticinin işlevinin ikinci kısmı analiz, hayal gücü ve varsayımdan ibarettir; Elde ettiği bilgileri kullanarak karar vermek. Bu, verilerin diğer insanlarla daha az değiş tokuşunu gerektirir, ancak yöneticinin etkinliği, düşünce sürecine ayak uydurabilmek için bilgiye hızlı bir şekilde erişme yeteneğine dayanır. Analizin kalitesi kötü organize edilmiş veya yavaş depolama ve geri alma sistemlerinden zarar görecek ve ham, düzenlenmemiş verilere dayanması gerekiyorsa çalışmaları daha da zorlaşacak; hızlı çalışmak için göze çarpan gerçeklerin endeksli özetlerine ihtiyaç duyuyor ve gecikmeden onlara el koyması gerekiyor.

Bir karara varıldığında, başkalarının da bilmesi gerekir. Yönetici, görüşmelerinin sonuçlarının hem üstlerini hem de alt düzeylerini bilgilendirmek ve talimatlarının uygulanma doğruluğunu sürekli olarak kontrol etmek için iletişim sistemlerini kullanır. Etkinliği, yine iletişim ortamının hızına ve güvenilirliğine bağlıdır; % 100'lük bir iletişim servisiyle, yönetimsel etkinliğindeki tek sınır onun kişisel kabiliyeti olacaktır.

Garip bir şekilde, ofis otomasyonuna yatırım yapmaya istekli olan birçok Avrupa kuruluşu, verimlilikteki bir artışın, verimlilikte bir iyileşme yapmasının beklenebileceği elektronik araçlar sağlamadan daha düşük bir sermaye finansal kazancı sağladığından, destek personeli için ofis otomasyonuna yatırım yapmaya isteklidir. kuruluş için kayda değer bir miktar tasarruf edin.

Bu, yönetsel çıktının ölçülmesinin zorluğundan kaynaklanabilir veya elektronik yönetim yardımlarının büro terminalinden veya kelime işlem sisteminden daha büyük, daha pahalı bir bağlamda çalışmasından kaynaklanabilir. Sebep ne olursa olsun, bu tercihin çarpıcı biçimde değişmek üzere olduğuna dair işaretler var.

Yürütücü iş istasyonlarının ortaya çıkışı, uluslararası bir iletişim altyapısının oluşturulması ve üreticilerin ortak tasarım şartnamelerini benimsemelerine teşvik etme konusundaki uluslararası standart organizasyonlarının başarısı, hepsi orta ve üst için elektronik destek araçlarını ciddi şekilde planlayan şirketler için yeni bir fırsat alanını müjdeliyor. yönetim kadrosu.

Yönetici iş istasyonlarının maliyeti, öncülleri olan büro sistemlerinin yaygın olarak kabul edilmesi sayesinde, artık haklı sınırlar içinde. Üreticiler bu ürünler için bir boyutta bir pazar öngörebilirler, sırayla masaüstü sistemlerini yönetimsel tabakaların özel ihtiyaçlarına göre ayarlamak için gereken donanım ve yazılım yatırımlarını haklı çıkarabilirler.

Belki de en önemlisi, yönetimsel işçilik şimdi oldukça pahalı bir kaynak olarak kabul edilmektedir ve işverenlerin yöneticilerin daha fazla veya daha iyi çalışmasını sağlamak için makul bir vaatte bulunma sözü veren herhangi bir adım atma yönünde teşviki bulunmaktadır. tam olarak karşılaştırılamaz olması durumunda, planlamacıları aynı üretkenlik beklentisini yönetsel fonksiyonlara da uygulama konusunda teşvik etti.

Planlayıcılar, yönetim verimliliğindeki nitel gelişmeleri değerlendirmek için yeni yöntemler geliştiriyor, ancak kaçınılmaz olarak, rutinlerin özellikle bulunmadığı bir ortamda basit bir cevap yok. Ofis veya departman düzeyinde entegrasyonun gerçek düşmanı, ekipmanın uyumsuzluğunu koruyor.

Şimdiye kadar, az sayıda üretici, sistemlerinin aynı kullanıcı kuruluşunda bulunabilecek muhtemel diğer sistemlerle kolayca iletişim kurabildiğinden emin ya da istekli olmuştur: isteksiz, çünkü tamamen tek bir üreticinin ürünlerine adanmış bir kullanıcı konsepti de görünmektedir. çekici; ve mümkün değil, çünkü yakın zamana kadar, gerekli standart şartnameleri kabul edilmeyi haklı çıkaracak kadar geçiciydi.

Bununla birlikte, önemli adımlar atılmıştır ve bugün büyük bir üreticinin yaygın olarak kabul edilen düzenleyici ya da fiili standartlara uymayan yeni bir ürün sunması olağan değildir. Her seviyede gerçek uyumluluk hedefinden hala önemli bir mesafedeyiz, ancak kullanıcının bir sonraki tedarikçinin ürünlerinin ertesi yıl piyasaya sürülen ekipmanlarla geçersiz hale geleceğinden endişelenmesine gerek yok; üreticiler uyumluluk ve göç yollarının sağlanmasının kendi sorumlulukları olduğunu kabul etmişlerdir. 'Açık mimari' yerel alan ve geniş tanıtımı bu niyetin kanıtıdır.

Ofis otomasyonu konusundaki ilerlememizi yavaşlatan etmene neden olan faktörleri akılda tutmak faydalıdır. Bunlardan bazıları teknolojik, bazıları sosyolojik. Planlayıcılar programlarını istemeden sabote ettiklerini bulabilirler; elektronik sistemlerin yönetimsel ya da büro kullanıcılarının eskiden çok az sempati göstermesi beklenebilir. Her türlü davranış değişikliği doğal insan direnciyle hızlanır. İnsanlar doğuştan muhafazakardır ve rahat ve tanıdık davranış biçimlerini değiştirmeye mecbur kalır ya da direnir. Gözlemler iki faktöre işaret ediyor.

Hem idari hem de idari personel için geçerli olan ilk temel faktör kritik kütle ile ilgilidir. Elektronik sistemlerin tanıtılmasına karşı direnç, belirli bir doygunluk seviyesine ulaşıldığında aniden ve mucizevi bir şekilde kayboluyor gibi görünüyor.

İkincisi, hem yöneticiler hem de memurlar mülk sahibi bir meslektaşıma bir tür avantaj sağladığını gördüklerinde kendi sistemlerine göre olacaktır. Örneğin, bir marka yöneticisi, meslektaşlarından birinin, bir klavyeyi kullanmaya asla izin vermeyeceğine yemin etse bile, masaüstü terminalinden anlık piyasa performansı verilerini alabileceği bir duruma tahammül edemez; Bir VDU veya iş istasyonuna sahip olan daire olduğu anda, güç, direnç erir. Benzer şekilde, kelime işlemcilerde antipatinin üstesinden gelmenin en iyi yöntemi, onları başlamak için seçilmiş birkaç daktiloya vermektir; Çok yakında, onlar da eşdeğeri ile donatılmadıkça, geri kalanlar isyan edecek.

Psikolojik işaretler bir yana, personeli elektronik ofis sistemlerinin gelişmesine hazırlamak için büyük özen ve çaba gösterilmesi önemle tavsiye edilir. Bu muhtemelen ofis yaşamlarında gerçekleşecek en dramatik tek değişiklik olduğundan, onların başa çıkabilmeleri için uç noktalarda üretkenlik yaratmaktadır, ancak şirketler hala bu güne kadar mikro sistemler, yeni telefon sistemleri ve kelimeler tanıttı. -işleme tesislerini önceden gerçeği bile duymadan.

Sonuç açık. Daha aydınlanmış kuruluşlar, her seviyede açıklayıcı ve eğitim oturumları düzenleyerek temettü kazanır; Bir jest olarak bile, bu endişe derecesi takdir edilmekte ve karşılık verilmektedir; otomasyonun neden getirileceğine dair temel bir açıklama, muhalifleri bastırmak için uzun bir yol kat etti.

Bu noktada, 1983 yılının ortalarında Philips Business Systems tarafından gerçekleştirilen bir anketin şaşırtıcı sonuçlarını not etmek uygun olabilir. İngiltere'nin en büyük 1.000 şirketindeki iki yüz yönetici ve yönetici ofis otomasyonu hakkındaki görüşleri hakkında sorgulandı.

Analistler, görüşülen üst düzey yöneticilerin yüzde 49'unun zaten bir tür bilgisayar tabanlı ofis sistemi kullandığını fark ettiler. Kalanın yarısı, kendi ofislerine kişisel bir karar destek sisteminin kurulmasını bekliyorlardı. En azından bu düzeyde, ne zaman bir kültürel direniş ofisi otomasyonu sistemi yaşanırsa yaşansın, neredeyse kayboldu.

Öznel insan faktörlerinin yanı sıra, teknik düşünceler, tam otomatik ofis bilgi ortamının gelişini karıştırmakta ve geciktirmekte önemli bir rol oynamaktadır. Teknoloji, piyasanın bu kadar hızlı bir şekilde açılmasından sorumlu olan maliyet düşürmedeki kuantum sıçramaları için kredi alır, ancak teknoloji, sistem seçeneklerinin pirinç çivileri düşünüldüğünde çoğu planlayıcının projeksiyonlarına girdiğinde belirsizlik unsuru girecek kadar geniş bir alanda ilerlemektedir. .

Örneğin, hiçbir elektronik posta, mesaj ve dosyalama sistemi, kağıt belgelerin bir kuruluşa her zaman bir elektronik belgeyi kabul etmek için çok küçük veya geleneksel olarak düşünülmüş bir muhabirden bir kuruluşa akın olacağı gerçeğini göz önünde bulundurmadan hiçbir zaman gerçekten kağıt temelli yöntemlere meydan okuyamaz. alternatif.

Bu nedenle sistem, belge girişinin yanı sıra doğrudan WP, teleteks veya bilgisayar çıkışından gelen dijital girişi de kullanabilecek şekilde donatılmalıdır. Yüksek çözünürlüklü ekranları kullanan Dijital Optik Kayıt, bu özelliği sağlamada bugüne kadarki en etkili yöntemi temsil eder; Ancak, teknoloji göreceli olarak yeni olduğu ve çok kapsamlı olduğu için gelişmiş olarak görülen bir çözüm sunduğu için DOR'un maliyetleri şu anda yüksek. Bu, dünyadaki belli başlı organizasyonlar tarafından öncülük edilene kadar evrensel olarak temin edilemeyecek bir teknolojinin klasik bir örneğidir.

Planlayıcıya eşit derecede kafa karıştırıcı bir iletişim ortamı sorunudur; PTT'ler ve dünya çapındaki müşterileri tarafından benimsenecek bir araç üzerinde şirketini standartlaştırmak istediği zaman, açıkça istediği şey, çeşitli seçeneklerle karşı karşıya kalmasıdır.

Son zamanlarda bu sorunu çözmek amacıyla bir dizi büyük ölçekli iletişim yönetim sistemi uygulamaya kondu, ancak planlamacının işbirliği yapmayan bir masrafı bulan telekomünikasyon otoritelerine karşı meşru bir şikayeti var. Uluslararası uyumlu hizmetler açıklandığında bile, önerilen açılış tarihlerinin güvenilmezliği şimdilerde bilinmemektedir.

Ofis otomasyon planlayıcısına sunabileceğimiz belki de en faydalı tavsiye, personeli en kısa zamanda başlamak üzere deneyim biriktirmeye teşvik etmesi gerektiğidir. Ofis elektroniğinin gerçekliğine giriş, tüm mesele kendini netleştiğinde gelecekteki sorti sihir anına kadar beklemeye bırakılırsa, tartıştığımız tüm problemler daha da artmaktadır. Olmayacak; Bugün karşılaşılan zahmetli seçimler yarın başkaları tarafından değiştirilecek; bu arada değişimin hem öngörülebilir hem de beklenmedik etkilerinin üstesinden gelmeye hazırlanan maceraperest şirketler kararlılıklarının karşılığını alacaktır.

Büro düzeyinde, uzaktan veri tabanı erişimi olan veya olmayan yerel veri işlemenin çalışan verimliliğini önemli bir faktörle arttırdığı bir soru yoktur. Kelime işlem sekreterlik ve yazarak çalışanların hem çıktı hacmini hem de iş kalitesini iyileştirmelerini sağlar. Yönetsel düzeyde, sofistike bir ses iletişim sistemi tartışmasız etkinliğin artmasına katkıda bulunan tek kişidir ve masaüstü ekran ünitesi aracılığıyla merkezi veya departman istatistiklerine kişisel erişim yöneticinin sorumluluk alanıyla ilgili gerçeklerle günlük iletişimini sürdürmesini sağlar .

Gelen ve giden yazışmaların ele alınması, geleneksel görünümünde hem büro verimliliğini hem de yönetim etkinliğini baskılayan bir ofis işlevidir; Dosyalama, dosya bakımı ve dosya sorgulama işlevlerini devralacak bir elektronik bilgi depolama ve alma sisteminin kurulması, her iki seviyede de aynı anda ileriye doğru kuantum sıçraması olasılığını sunmaktadır.

Üç ofis düzeyinde kurulumun her biri için sistem seçimi, tüm sistem entegrasyonunun nihai amacı hala bir şekilde uzak olmasına rağmen, kişisel tercihin hiçbir şekilde önemli olmadığı çeşitli faktörlere tabi olacaktır. Günümüzde yayınlanan ve fiili uluslararası standartlara uyan ekipmanı seçerek ve açık sistemler mimarisi ilkesine bağlı üreticilerle tedarikçi ilişkilerini sınırlandırarak ölçülemez şekilde düzeltilebilir.

Büro Müdürünün Rolü:

Ofis yöneticisinin önemi tek kelimeyle özetlenebilir: verimlilik. Bir ofis yöneticisi, sizi ve şirketinizdeki diğer herkesin işi yürütmenin temelini veya sadece işlerinizi yapmanın temellerine odaklanmanızı sağlayan çok çeşitli zaman alan sorumluluklardan kurtulur.

Bir ofis yöneticisinin görevleri ofisten ofise değişmektedir. Şirket yöneticinizin, şirketinizin verimli çalışmasını sağlamak için yapılması gerekenleri ele almasını sağlayın. Bazı firmalarda, ofis yöneticisi sekreter veya resepsiyonist olabilir. Diğerlerinde, ofis yöneticisi daha fazla sorumluluk üstlenebilir - bir muhasebeci veya teknoloji sorunu yaratan biri olarak hareket eder.

Aşağıda genellikle bir ofis yöneticisine düşen görevlerden bazıları verilmiştir:

(i) Telefonlar:

Tüm telefon görüşmelerine cevap vermeyi ve uygun uzantılara bağlamayı ofis yöneticisinin görevi yapabilir. Ofis yöneticisi, telefon sisteminizin sorunsuz çalışmasını ve ihtiyaçlarınızı karşılamasını sağlamaktan da sorumlu olabilir.

(ii) Resepsiyon:

Ofis yöneticileri, doğrudan ofisin ön kapısındaki bir masaya oturabilir ve tüm ziyaretçileri girerken karşılayabilir. Ek görevler arasında teslimatların imzalanması, postaların alınması ve dağıtılması ve kabul alanının düzenli tutulması (dergilerin güncel olduğundan, sulama tesisleri vb. Olduğundan) bulunabilir.

(iii) Büro malzemesi:

Ofis yöneticileri, verimli ve profesyonel bir ofis işletmek için gereken tüm malzemeleri sipariş edebilir, malzemelerin ne zaman tükendiğini takip edebilir ve malların tükenmeden sipariş edilmelerini sağlayabilir.

(iv) Büro mobilyaları:

Ofis yöneticileri masaları, sandalyeleri, dosya dolaplarını ve benzerlerini seçebilir ve satın alabilir.

(v) Büro malzemesi:

Ofis yöneticileri, fotokopi makineleri, faks makineleri ve telefon sistemleri gibi ekipmanları koruyabilirler. Mekanik problemleri çözebilir veya en azından bir uzman tarafından onarımlarını denetleyebilirler. Ek görevler, sık kullanılan numaraların faks makinelerine ve telefon hızlı arama sistemlerine programlanmasını içerebilir.

(vi) Bilgisayarlar:

Ofis yöneticinizi ofis bilgisayarlarını denetlemekten ve gerektiğinde sorun gidermekten sorumlu tutun. Örneğin, ofis yöneticisi temel bilgisayar sorunlarına aşina olmalı ve bilgisayarları veya yazıcıları donduğunda çalışanlara yardım edebilmelidir. Bu görev özellikle, şirketiniz tam zamanlı bir teknoloji desteği uzmanına sahip olmak için çok küçükse önemlidir.

(vii) Dosyalama:

Ofis yöneticileri için temel bir görev evrak yığınlarını organize etmektir. Yönetici faturalar, makbuzlar, müşteri bilgileri ve diğer önemli belgeler için kapsamlı ve takip edilmesi kolay bir dosyalama sistemi geliştirmelidir.

(viii) Defter Tutma:

Genellikle, büyümekte olan şirketler, üst düzey bütçelemeyi ele almak için bir muhasebeci tutar ve defter tutma için ofis yöneticisine güvenir. Görevleri arasında müşteri faturalandırmasını takip etmek, çalışan saatlerini derlemek, şirketin muhasebecisi arasında bir irtibat kurmak veya maaş bordrosu hizmeti vermek ve maaş çekleri yapmak sayılabilir.

(ix) Toplantı planlaması:

Ofis yöneticiniz, saha içi ve saha dışı toplantı düzenlemelerinin planlamasını yapabilir.

(x) İK yönetimi:

Büyüyen birçok firmada, ofis yöneticisi fiili insan kaynakları departmanı olup, yeni çalışan evrakları ve çalışan dosyaları gibi konuları ele almaktadır. Bir üst düzey ofis yöneticisi için iyi para ödemeye hazır olun. Alternatif, tüm bu görevleri kendiniz yapmaktır.

Etkili Büro Müdürü Olmak:

Kendini geliştirme masraflı ve zaman alıcı olabilir. Bununla birlikte, bir ofis yöneticisi olarak, daha etkili olmak, işinizin yönetimin gözünde daha kolay ve değerli olmasını sağlayabilir. Büro yöneticileri uzman çoklu görevlerdir. Aynı anda dörtten fazla şey yapıyorsanız, muhtemelen hala yeterli değildir.

Büro hakkındaki bilgileriniz eşsizdir - kimi ve ne zaman arayacağınızı tam olarak bilirsiniz. Artı, ofis krizleriyle ilgili altıncı hissin var. Başka bir deyişle, pratik olarak vazgeçilmezsiniz. Sırrın nedir? Organize oldunuz; anlayışı (bir noktaya kadar), iyi bir iletişimci ve büyük resmi her zaman görebilir. Yine de, herhangi bir kilit çalışan gibi, ofis yöneticileri de daha etkili olmanın yollarını arıyor.

İşte birkaç önemli ipucu:

1. Sözlü iletişim becerilerinizi geliştirin:

Ofis yöneticileri için insanlarla nasıl konuşulacağını bilmek çok önemlidir. Çoğu durumda, siz tam sizsiniz, bu nedenle iyi dinleme yeteneğiniz çok önemlidir. Ayrıca işlerin yapıldığından emin olmaktan siz sorumlusunuz. Nasıl soru sorulacağını ve netlik kazanılacağını bilmek de daha etkili olmanıza yardımcı olacaktır.

Örneğin, bir ödevin nasıl tamamlanacağını anlamıyorsanız, açıklama isteyin. Bir şeyi anlamadığını kabul etmek zorunda değilsin; basitçe açıklama isteyin. Aynı şekilde, insanların talimatlarınızı anlamadığını keşfediyorsanız, iletişiminizde daha net olmanız gerekip gerekmediğini kendinize sorun.

2. Yazma Becerilerinizi İhmal Etmeyin:

Sadece e-postaların genel olarak zayıf dilbilgisi muzdarip olması ve noktalama işaretleri yazılı iletişiminizin profesyonelden daha az bir şey olması gerektiği anlamına gelmez. Ancak ne yazacağınızı ve nasıl yapacağınızı bilmek, görevinizin sadece bir parçası; okuma kitleniz hakkında da bilgi sahibi olmanız gerekir.

İnsanlar tüm e-postanızı okumaya meyilli mi yoksa ilk iki satırdan sonra okumayı mı bırakacaklar? İkincisi için, en önemli bilgileri en baştan eklemek isteyeceksiniz. Ayrıca, bir şeyi yazılı olarak yazdığınızda, dünyanın görmesi için orada olduğunu daima hatırlayın. Personeli yeni ekipman, politika değişikliği veya herhangi bir rapor hakkında bilgilendirirken, e-postalarınızda ve notlarınızda özellikle hassas olun. Asla kimseye patronluk veya hakaret etmek istemezsin.

Ve asla yanlış yorumlamanın gücünü küçümseme. Eğer “tekrar gönderdim” yazacak olursanız ortaya çıkabilecek kargaşayı - ve kötü duyguları - daha önce söylenebilecek bir şeyden rahatsız olduğunuza karşı tekrar bir rapor gönderdiğiniz anlamına gelebilir. Açıkçası, nereye tire (yeniden gönderilen) ekleyeceğinizi ve ne zaman telefonu açmanız veya yüz yüze görüşme yapmak için birinin masasına uğramanız gerektiğini bilmek istiyorsunuz.

Dahili Müşterilerinize Danışın Her zaman birincil rolünüzün, ofisin verimli çalışmasını sağlamak olduğunu unutmayın. İş arkadaşlarınızla düzenli iletişimde bulunmak, sorunlardan kaçınmanıza ve daha yaratıcı olanlara saldırmanıza yardımcı olabilir.

3. Tedarikçilerinize En İyi Arkadaşları Gibi Tedavi Edin:

Büro tedarikçisinin danışmanı olarak, tedarikçilerinizle sağlam, karşılıklı yarar sağlayan ilişkiler geliştirmek ve sürdürmek sizin yararınızadır. Yardımcı olan firmalarla hoş bir ilişki kurmak mantıklı geliyor

4. Kuruluşunuzun sorunsuz çalışmasını sağlayın:

Onlardan sadakat beklediğiniz gibi, ilişkinize de bağlılığınızı kanıtlamanız gerekir. Öte yandan, yüksek (ancak adil) beklentileri yüksek tutmak da önemlidir. Her ikisini de yapmayı deneyin ve muhtemelen mükemmel hizmetle ortalamanın üstünde bir deneyim yaşadınız. Ancak tedarikçi manzarasını karşılaştırmayı unutmayın. Gözeten kişi olarak, tedarikçilerinize sizin ve kuruluşunuz için neler yapabileceklerini sormak sizin sorumluluğunuzdadır. Görevleri sizi mutlu bir müşteri tutmaktır.

5. Olumlu Tutum Tutun:

Bu oldukça açık. Yine de, bazen bir gülümsemenin veya zekice bir sözün rahatsız edici bir durumu nasıl dağıtacağını unutuyoruz. İşyerinde mizah kullanmak, gülümsemek ve mümkünse olumlu bir tutum sergilemek çeşitli ofis koşullarının üstesinden gelmek için iyi stratejilerdir. Büro yöneticisi olarak, tonu ayarlamak için muazzam bir fırsatınız var ve insanlar profesyonelliklerinize güvenebilirlerse, daha az endişelenecekler ve olumlu bir çalışma ortamına katkıda bulunmaya daha kararlı olacaklar.

İK Görevlerinin Kullanılması:

İK ile ilgilenen bir ofis yöneticisi çok yetenekli olarak kabul edilir. Ama bu mutlaka o kişinin zamanını kullanmanın en iyi yolu anlamına mı geliyor? Eğer kişi uygun şekilde eğitilmemişse, kendinizi de sorunlara açıyor olabilirsiniz. İşte karar vermenize yardımcı olacak bazı kriterler.

Küçük bir işletmede, bir ofis yöneticisinin insan kaynakları yöneticisinin rolünü üstlenmesi gerekebilir. Ancak, bu gerçekleşmeden önce, bu bireyin uygun şekilde eğitilmiş olduğundan ve görevlerini üretken ve yasal kural ve yükümlülüklerin sınırları dahilinde yerine getirmek için uygun araçlara sahip olduğundan emin olun. Eğer bu kişi İK yönetiminde var olan potansiyel yükümlülüklerin farkında değilse, binlerce şey yanlış gidebilir.

Bu durumda etkili bir şekilde çalışmanıza yardımcı olacak bazı yönergeler:

(i) Genelcinin rolünü anlamak:

Bir uzman çeşitli görevleri yönetebilir ve bu nedenle geniş bir insan kaynakları bilgisine sahip olması gerekecektir. Küçük bir işletmede, sorumluluklar şirketin ihtiyaçlarına göre değişecektir. Ancak bir uzman ayrıca sınırlarını bilmeli ve ne zaman bir uzmana danışması gerektiğini bilmelidir. Bir kişi her şeyi yapamaz.

(ii) Hangi görevlerin dış kaynaklı olabileceğine karar verin:

Bazı sorumluluklar bir dış danışmana bırakılabilir. Örneğin, yeni çalışanlar istihdam eden bir ofis yöneticisi, bir eğitim programı uygulamak için zaman bulamayabilir. Eğitim işlevinin dış kaynak kullanımı şirketinizin zamandan ve paradan tasarruf etmesine neden olabilir, ancak önce tam olarak ne tür bir eğitim gerektiğine karar vermeniz gerekir. Öte yandan, ofis müdürü, çeşitli çalışanların işe alınmasını ve denetlenmesini mükemmel bir şekilde denetleyebiliyor olabilir. Kontrol ettiğinizden emin olun.

(iii) Eğitimciyi eğitmek:

Neyi bilmediğinizi bilmek, özellikle İK görevlerini tamamen veya kısmen yerine getiren bir ofis yöneticisi için, kimsenin mesleğinin kritik bir parçasıdır. Bu nedenle, bir ofis yöneticisi İK yönetiminin tüm yönlerini iyi bilmelidir. İK yönetiminde giriş dersi arzu edilebilir.

Böyle bir program işe alım ve seçimle ilgili bilgi verir; iş kanunu; tazminat temelleri; faydaları; çalışanları yönlendirmek ve eğitmek; ve performans yönetimi. Bir ofis yöneticisi bu alanlara aşina olana kadar, bir uzmana ne zaman başvuracağını bilmesi beklenemez.

(iv) Önceliklendir:

Mükemmel bir dünyada, ofis yöneticiniz ne olursa olsun her şeyin üstesinden gelebilir ve şirketin sorunsuz çalışmasını sağlayabilir. Bununla birlikte, ofis yöneticisinin oynadığı rol, çalışma ortamının karmaşıklığına, sunulan ürün ve hizmet türlerine ve şirketin müşteri tabanına bağlıdır.

Önceliklendirme, ofis yöneticisinin kritik görev ve sorumlulukları ihmal etmekten kaçınmasına yardımcı olacaktır. İşe alım öncelikli ise, ofis yöneticisinin zamanına odaklanması gereken yer burası olabilir. Öte yandan, yeni teknolojiyi uygulamaya odaklanıyorsanız, o zaman bu kişinin zamanını harcayacağı yer orasıdır. Bu planlama gerektirir, bu yüzden öncelikle bu görevlerin nasıl tamamlanacağını belirlemek önemlidir.

(v) Hem tutarlı hem de esnek olun:

Sadece bir kişinin çok yetenekli olması ve aynı anda yüz (veya daha fazla) görev yapması, her zaman mucizeler gerçekleştirebileceği anlamına gelmez. Bu şekilde görünebilir. Sonuçta, bu yüzden birçok başarılı ofis yöneticisi pratik olarak vazgeçilmezdir. Ama onlar da insan. İş işlevlerini bir günden diğerine değiştirmek kafa karıştırıcı ve sorumsuzdur.

Dahası, bu bir şirketin verimliliğini baltalayabilir. Büro yöneticisinin İK görevlerini düzenli aralıklarla yapmasına ve değişen iş koşullarını karşılamak için gereken esnekliği korumasına izin veren bir politika uygulamak en iyisidir. Başka bir deyişle, ofis yöneticisine işi yapması için ihtiyaç duyduğu araçları sağlayın, ancak gerektiğinde uzmanlar getirmek için gereken yolu sağlayın.

(vi) Buna göre telafi:

Ofis yöneticiniz İK görevlerini üstlenecekse, uygun bir şekilde telafi etmek sizin sorumluluğunuzdadır. Büro müdürü ilk başta bir amaç için işe alındıysa ve daha sonra eklenen bazı İK görevleri varsa, o ödüllendirilmelidir. Birbiri ardına bir sorumluluğu üstlenmek, özellikle bu görevleri yerine getirmek için eğitilmemiş ise, küçük bir şirket için felaket olabilir.

Ofis Donanımı İhtiyacı:

Sadece kendi işinizi kurmaya karar verirken, almanız gereken çok önemli kararlar olacaktır. İşletmeyi nerede bulacaksın? Ne tür bir finansman mevcut? Sektörünüzde nasıl rekabet avantajı elde edebilirsiniz? Doğru ofis mobilyalarını almak işinizi yapmayabilir veya bozmayabilir, ancak yine de rahatınız ve verimliliğiniz için önemlidir.

Çoğu işletme günlük işlemlerinde aşağıdaki ofis ekipmanlarına ihtiyaç duyar:

(i) Masalar ve sandalyeler:

Yine, en pahalı eşyaları almak için alışveriş yapmak zorunda değilsiniz, ancak bu sandalyelerin günün çoğu günü oturabilecek çalışanlar üzerinde ne kadar rahat olacağına dikkat edin.

(ii) Masalar ve kitaplıklar:

Eski günlerde, masalar ve kitaplıklar bir ton ağırlığındaydı, ancak artık bunları ofisin etrafında dolaştırmak için bir esinti haline getiren hafif eşyaları bulabilirsiniz.

(iii) Telefon sistemi:

Bir telefon sistemi satın almadan önce özel ihtiyaçlarınızı dikkatlice değerlendirin. Kullanılabilir birçok sistemle karıştıysanız, diğer iş ortaklarına ne kullandıklarını ve alımlarından memnun olup olmadıklarını sorun.

(iv) Bilgisayar donanımı:

Bilgisayarlar, yazıcılar, tarayıcılar ve monitörler, işinizin tüm önemli parçalarıdır. Uygun olanı araştırın ve akıllıca alışveriş yapın.

fotokopi Makineleri:

Bir fotokopi makinesine para harcamadan önce, çok işlevli bir yazıcıyla mı, MFP'den mi kaçabileceğinizi görün. Bu makineler, ucuz bir fotokopi makinesiyle aynı fiyata yazdırıp fakslayabilir ve kopyalayabilir. Ancak, ayda binlerce kopya yapacaksanız, muhtemelen iyi kalitede bir fotokopi makinesi kiralamanız veya satın almanız gerekir.

(v) Faks makineleri:

Bugünlerde pek çok bilgisayar faks özelliklerine sahip olduğundan, birçok işletme faks makineleriyle uğraşıyor. Ancak bilgisayar faksı tüm ihtiyaçlarınızı karşılamıyorsa, elinizde küçük, temel bir modele sahip olmak asla zarar vermez. Çoğu yeni işletme (ve çoğu kurulu işletme) para biriktirmenin yollarını aramaya devam ediyor.

Bu yüzden dışarı çıkıp en yeni ve en yeni tasarımcı ofis ekipmanlarını harcamadan önce, kullanılmış ofis ekipman seçeneklerinizi gözden geçirin. Yerel gazetenizin seri ilanlarını kontrol etmeyi unutmayın; bazen harika pazarlıklar bulacaksınız. Müzayede evlerine de bakın; çoğu zaman satmak için bir bütün ofisleri olacak.

Kullanılmış Ofis Ekipmanı Satın Almanın Faydalarından Bazıları:

(i) Para Tasarrufu:

Bu çok açık. Kullanılan satın alma, her şeyi yepyeni satın alma maliyetine kıyasla çok para kazandırır.

(ii) Zaman Kazandırma:

Geçmişte yeni ofis ekipmanı sipariş ettiyseniz, siparişinizi doldurmanızın haftalar hatta aylar alabileceğini biliyorsunuzdur. Tuhaflıklar kasabanızda kullanılmış bir ofis mobilyaları veya ekipmanı bulabilir ve ihtiyacınız olan her şeyi birkaç gün veya daha kısa sürede alabilirsiniz.

(iii) Çevreyi Korumak:

Kullanılmış bir ahşap masayı baştan atığa depolamak suretiyle çevreyi korumaya yardımcı oluyorsunuz.