Büro Mekanizasyonu: Amaç ve İlkeler

Ofis mekanizasyonunun amaçları ve ilkeleri hakkında derinlemesine bir araştırma yapalım.

Büroda Mekanizasyonun Amaçları:

Bürodaki mekanizasyon aşağıdaki amaçlara sahiptir:

1. Verilerin Yorumlanması:

Bilgisayar gibi makineler, karar alma ve kontrol için gerçekleri ve verileri yorumlar ve hafızada tutar.

2. Emek Tasarrufu:

Mekanizasyon, işgücünü iki yoldan biriyle kurtarmayı amaçlamaktadır - ya toplam ücret faturasını azaltabilir ya da aynı çalışanın daha büyük bir iş hacmine sahip olması.

3. Küçük Sahtekarlıklar:

Makineler ofis çalışmalarında sahtekarlığı en aza indirir.

4. Zaman Tasarrufu:

Zaman kazanmak, mekanizasyonun başka bir amacıdır. İşe yarayacak işler az zamanda makineyle yapılabilir.

5. Doğruluk:

Bir makine tarafından yapılan iş çok daha doğrudur ve bu nedenle, önemli bir amaç doğruluğu arttırmak olabilir.

6. Standardizasyon:

Standart bir çalışma ancak makineler en iyi verimle çalıştırıldığında elde edilebilir.

7. Sıkıntı ve Monotonluğun Ortadan Kaldırılması:

Tekrarlayan süreçler monotondur ve ofis makinesi bu tekrarlayan süreçlerin monotonluğunu ortadan kaldırmayı amaçlar.

Büroda Mekanizasyon ve Ekipman Seçim Prensipleri:

Tam buharda çalışan bir ofisin, kaliteyi göz önünde bulundurarak sadece iş çıktısını artırmak için bazı ofis makineleri almaya karar verdiğini, aynı zamanda zamandan tasarruf etmek ve verimlilik ekonomisini belirli bir seviyede tutmak istediğini varsayalım. .

Öyleyse, ofis makinelerini seçmek ve satın almak için göz önünde bulundurulması gereken belirli faktörler neler olabilir? Büro makineleri satın alma konusundaki düşünce ve prensipler organizasyondan organizasyona farklılık gösterir, ancak genel olarak her organizasyon tarafından takip edilen bazı ortak prensipler vardır:

1. Uzayın Prensibi:

Makinenin en az yer, kapı veya raf alanını doldurması esastır ve gereklidir. Büyük ve ağır makine daha fazla yer kaplar ve alanın maliyetine katkıda bulunur, böylece kuruluşun genel maliyeti üzerinde dolaylı bir harcama haline gelir.

2. Standardizasyon:

Ofis ekipmanları ve satın alımı açısından standardizasyon, bir ofisin işini yürütmek için gereken makinenin özelliklerini yerine getirecek aynı makineleri satın almak anlamına gelir. Örneğin, ofis işi küçültme veya büyütme boyutunda fotoğraf kopyalarını çıkaracaksa, satın alınması gereken kopya, kopyaların küçültülmesine ve büyütülmesine yardımcı olduğu için yakınlaştırma mercek özelliğine sahip olmalıdır.

3. Yeterli Satın Alma:

Her departman tarafından belirli bir makineye ihtiyaç duyulursa, aynı sayıda makine satın alınmalıdır.

4. Kullanımı:

Satın alınan makinenin kullanımı% 100 olmalıdır, yani tam veya en büyük kullanımında kullanılmalıdır. Aslında, satın alma sırasında, maliyete ilişkin kullanım miktarının belirlenmesi gerekir. Nadiren kullanılması gereken bir makine bir kerede çok para harcayarak satın alınmamalıdır.

5. Dayanıklılık:

Satın alınan her şey dayanıklı olmalıdır. Sadece uzun bir ömre sahip olmayabilir, ancak sık sık bozulmalardan uzak olmalıdır.

6. Maliyet prensipleri:

Bir ofis ekipmanı satın alırken bir terazi ve satın almak için harcanan para dengelenmelidir. Her makinenin bunun içinde üç farklı maliyeti vardır. Bunlar satın alma maliyeti, işletme maliyeti ve boşta kalma süresi maliyetidir.

Bir makinenin sermaye maliyeti yüksek ancak işletim maliyeti düşükse; satın alma maliyeti çok düşük veya aslında düşük ve işletme maliyeti yüksek olan bir makineye tercih edilebilir. Ancak, her zaman kalitenin maliyet uğruna feda edilmemesi gerektiği akılda tutulmalıdır.

7. Uyarlanabilirlik:

Satın alınan makine, onu kullanan herkes kendisini yalnızca makineye uyarlamakla kalmayacak, makine de kendilerini kendilerine uyarlayacak şekilde çekmelidir. Başka bir deyişle, makinenin çalışması başkalarının onu anlaması ve kullanması için basit ve kolay olmalı, kendine adapte olmak için kullanılamaz ve zahmetli olmalıdır.

8. Kalite İlkeleri:

Satın alınan makineler iyi kalitede olmalıdır, böylece onlar tarafından gerçekleştirilen işin kalitesi istenen standartta olmalıdır.

9. Yararları:

Bir makine satın almadan önce faydalar kavramını ve ilkelerini göz önünde bulundurmalısınız. Makinenin satın alınmasında bir maliyet söz konusu olduğunda, faydaların çok yönlü olması gerekir.

10. Uygunluk:

Büro makinesi, satın alınacağı sürece uygun olmalıdır. Sadece bir durum sembolü olarak satın alınmamalıdır.