Büro Kayıtları ve Yazışmaları

Ofis kayıtları ve yazışmaları hakkında bilgi edinmek için bu makaleyi okuyun.

Büro Yazışmasının Anlamı:

Bir organizasyonda gerçekleşen birçok iletişim yazılıdır. Bu nedenle yazışma "kurum içinde veya dışarıdan bir kişi ile karşılıklı olarak ilgilenen konularda yazılı iletişim" olarak tanımlanmaktadır.

Kurum içindeki yazışma kurum politikalarına ve uygulamasına kesin bir anlam kazandırır, üyeler ve kurumlar arasındaki anlayışı destekler.

Yabancı ile yazışmalar kuruluşun imajını teşvik eder, politikalarını netleştirir, tüzel kişiliklerini sağlam tutar ve faaliyetlerini sürdürür.

Büro Yazışmaları'nın Amacı:

Ofis yazışmaları için birçok neden olabilir ve olabilir.

Bir ofis yazışmaları aşağıdaki nedenlerden dolayı olabilir:

1. Büro personeline bildirimde bulunmak.

2. Bireye bildirimde bulunmak.

3. Tüm departmana ya da ofiste çalışanlara sipariş vermek.

4. Birime veya bölüm içinde çalışan bir kişiye talimat vermek.

Ofis binası dışında bulunan ofise talimat veya bildirimde bulunmak. Büro yazışmalarının bir parçası olan bir talimatı uygulamak ve sunmak için birçok neden olabilir, ancak yazışmaların niteliği, bir tebligatın sunulması gereken ofiste ortaya çıkan duruma bağlıdır.

Büro Yazışmaları İlkeleri:

Her ofisten takip edilmesi gereken belli yazışmalar vardır. Bir ofis bildirimi veya bir ofis emri her Tom, Dick ve Harry tarafından verilemez. Bir departman başkanının, çalışanlarından birine bir uyarı mektubu vermek istediğini varsayalım. Sadece kaprislerine ve hayallerine de aynı şeyi yapamaz.

Öncelikle, ofis el kitabına atıfta bulunmalıdır, burada ofisin bu tür mektupları yayınlaması için bölüm başkanını yetkilendirip desteklemediği açıktır.

Eğer evet ise, o zaman, yönetim el kitabı çerçevesinde, mektubu düzenleyebilir. Olmazsa, böyle bir uyarı mektubu sunmadan önce durumu açıklamak ve durumu açıklamak için izin ve onayını almak için örgütsel refaya geri dönmesi gerekir. Bu mektubun bir kopyası, bilgileri için ofis teşkilatının başına iletilmelidir.

Herhangi bir resmi yazışmaların en büyük prensibi, yayınlanan, sunulan veya sunulan veya herhangi birine gönderilen resmi yazıların, kesin bir kararlılık eylemine yol açması gereken geçerli, önemli bir nedeninin olması gerektiğidir.

Resmi mektubun bir başka ilkesi, gerekmedikçe ve gerekmedikçe kısa, kibar olmalı ve onu okuyan kişinin uygun bir eylemde bulunacağı şekilde yazılmalıdır. Hiçbir aşamada resmi yazı servis edilmemiş veya yazılmamış, sert, kaba ve paslı olmamalıdır. Bu nedenle, mektubun ve yazan kişinin önemini değersizleştirir.

Resmi Yazışmaların Bakımı:

Büro yazışmalarının bakımı ya resmi mektubu almak ve uygun bir dosyaya dosyalamak, ya da ofisten bir mektup göndermek veya başka bir departmana bir mektup göndermek ve bir kopyasını dosyada saklamakla başlar.

Bu en iyi şekilde açıklanır:

Gelen mektuplar ayrıca gelen postalar olarak bilinir ve dıştaki mektuplar giden postalar olarak bilinir. İç postaları ve dış postaları işleme prosedürünü tartışacağız.

Ofis Yazışmalarında İçeri Posta Gönderme Prosedürü:

İçeriden posta, kuruluşun çalıştığı ve var olduğu temeli oluşturur. Kuruluşun verimliliğinin büyük bir kısmı iç postaların doğru bir şekilde ele alınmasıyla yansıtılmaktadır.

Bir içe posta ile işlem yapma prosedürü listelenmiştir:

1. Postaların Alınması ve Toplanması:

Sıradan bir 'dak' ya da 'posta' Hindistan'daki şehirlerimizin çoğunda bir kurye ya da bir postacı tarafından günde bir ya da iki kez ofise getirilir. Bir kerede, alınan mektubun sayısı sayılmalıdır. Bir ofis, olduğu gibi, günde yaklaşık 25 ila 30 mektup alacaktır ve bir seferde 10 ila 12 mektup alabilir.

Aldıktan sonra tüm bu mektuplar damgalanmalıdır. Uygun bir damga örneği gösterilmiştir:

Burada damga ofisin adını yansıtıyor. Kalküta'da ofisidir. Damga, mektup numarası, makbuz tarihi ve teslim edilmesi gereken mektubun yönü gibi diğer bilgileri yansıtır. Diyelim ki ofisin 10 / 10’da aldığı 10. mektubun, daha sonra 10 rakamının ve 10 / 10’un tarihinin uygun bir yere kaydedilmesi gerektiğini varsayalım.

Son olarak, mektup hesap bölümüne işaretlenmişse, “hesaplar” uygun yere yazılmalıdır. Ancak bu adım ancak postayı açtıktan sonra gerçekleşecektir.

2. Posta Açma:

Harfler elle veya harf açma makineleri ile açılabilir. Harfleri elle bir kağıt bıçağı yardımıyla açmak, çok büyük bir organizasyonda bile harfleri açmak için en yaygın yöntemdir.

Mektubu açtıktan sonra yazılı mektubun içeriğinin bir sayfada mı yoksa bir sayfada mı olduğu not edilmelidir. Birden fazla sayfa ise, tüm sayfaların numaralandırılması gerekir.

Sayfaları numaralandırdıktan sonra, mektubun içeriği okunmalı ve mektubun konusu üzerinde daha fazla önem verilmelidir.

Bir bakışta bize tüm içeriği anlatan konudur.

Şimdi burada “atıfta bulunulan mektup” pulun üzerinde yazılı olan ön sevişmeye geliyor. Mektubun tamamı okunduktan sonra, mektubun yönlendirilmesi gereken bölüm hakkında birileri öğrenilecek. Sağlanan alana yazılmalıdır.

3. Postanın Kaydı:

Kuruluşların çoğu tüm iç postalar için kalıcı bir kayıt tutmayı sever. Bu amaçla “içe posta kaydı”, “dak alındı ​​kaydı” veya “mektup alındısı kitabı” korunur. Bu kayıt, alınan mektubun bütün ayrıntılarını kaydeder. Neredeyse tüm ofislerde böyle bir sicile sahip olmak, alınan mektubun kayıtlarını kontrol etmek ve ayrıca bir mektubun dosyalama için iade edilip edilmediğini kontrol etmek daha iyidir.

Gelen posta kaydının nasıl olması gerektiğine dair bir örnek en iyi şekilde gösterilebilir:

4. Gelen Postaların Sıralanması ve Dağıtılması:

Tüm damgalama ve tüm kayıt bittikten sonra, harfler sıralanmalıdır. Örneğin, hesaplara yönlendirilecek tüm mektuplar, Hesaplar Departmanına ait her mektup Hesaplara gönderilecek şekilde ayrılmalı ve gruplandırılmalıdır.

Benzer şekilde, İdare'ye gönderilen her yazı İdare Bölümüne gönderilebilir. Böylelikle Hesaplar Departmanına ait tüm harfleri koyma işlemi hesaplara gönderilir. Benzer şekilde, İdare'ye gönderilen her yazı İdare'ye gönderilebilir.

Tüm mektupları seri halinde bir bölüme dizmek ve ilgili bölüme harekete geçirmek için yapılan bu işlem “sıralama” olarak bilinir . Harfler sıralandıktan ve kaydedildikten sonra, harfler almak üzere ilgili bölümlere gönderilir. Bu süreç dağıtım olarak bilinir.

5. Takip:

Gelen yazışmalara verilen etkin cevap, kuruluşun etkinliğinin bir göstergesi ve imajını iyileştirmektir. Yöneticiler ve çeşitli bölüm başkanları, gün içerisinde alınan mektupların aynı güne katıldığını ve cevapların aynı günde hazırlandığını ve daha sonra kopyalarının düzgün bir şekilde dosyalandığını görmelidir.

Orijinal mektuplara dosya adı verilmelidir ve uygun şekilde gönderilmelidir.

Ofis Yazışmalarında Giden veya Dış Posta:

Postalar her departman tarafından, her organizasyon tarafından gönderilir.

Postayı göndermenin bir prosedürü var:

1. Gönderilmesi gereken mektubun tüm içeriğini okuyun.

2. Mektubun ikinci kopyasının verileceği dosyayı çıkarın. Dosyanın bir dosya numarası olacaktır. Bu dosya numarası mektuba verilmelidir.

3. Son kayıttaki seri numarasının ne olduğuna dair kayıt defterine bakınız. Bir sonraki sayı bu mektubun seri numarası olacaktır.

4. Sevk tarihini mektuba yazın. Aynı tarih mektupta da yazılmalıdır.

5. Mektubun tüm girişlerini dış kayıt defterinde yaptıktan sonra, mektupları sevkıyat bölümüne gönderin. Sevk bölümü pulları vb. İliştirecek, adresi zarfın üzerine yazacak ve sonra mektubu kendileri tarafından tutulan kayıt defterine girerek gönderecektir. Bu, ofisten bir mektup göndermenin en basit ve en kolay yoludur.

Büro Yazışmalarında Dosyalama ve Dosyalama Yöntemi:

Büro postasını, gelen veya giden makbuzun ofisten ofise farklılık gösterip göstermediği ve dosyalama prosedürleri farklı ofislerin farklı normlara, prosedürlere vs. sahip olması nedeniyle farklılık gösterir. Bunlar dosyalama için kullanışlıdır.

Dosyalama işlemi, giden mektubun kaydı bittikten hemen sonra başlar. Ofise, cevap verilmemesi gereken bir mektubun geldiğini, ardından o mektubun okunduğunu, kaydedildiğini ve dosyalandığını varsayalım. Ancak gelen bir mektubun cevap vermesi isteniyorsa, o zaman gelen mektubun kesinlikle dosyalanması gerekir, ancak ondan önce, cevap hazırlanmalıdır.

Cevap hazırlandığında, not edildiğinde, kodlanıp gönderim bölümüne gönderildikten sonra, ileriki işlemler için mektubun dosyalanması gerekir.

Büro yazışmalarında dosyalama prosedürleri vardır:

1. Önce gelen mektubu gözden geçirin ve mektubun nereden geldiğine, mektubun içeriği ve mektubun ne istediğine dikkat edin. Eğer mektup cevap vermezse, mektubu ilgili dosyaya yazınız.

2. Gelen mektubun bir cevap verdiğini ve sonra mektubun nereden geldiğini öğrendiğini varsayalım.

Nereden geldiğini bildiğiniz için, mektuptan açıkça anlaşılacaktır, mektubun içeriğini, konuyu vb. Not ediniz… bu, mektubun dosyalanması gerektiği hakkında bir fikir verecektir, bu dosyayı almak .

3. Cevap için derhal bir taslak hazırlayın. Yetkili makam tarafından onaylanmasını sağlayın. Onayı aldıktan sonra yazılan mektubu ve yetkili makam tarafından onaylanmasını sağlayın.

4. Mektup onaylandıktan sonra, uygun bir dosya numarası, seri numarası ve tarih verin. Bir kez yapıldıktan sonra onay için sevkıyat memuruna gönderin.

5. Gelen mektubu ve cevap mektubunu ilgili dosyaya yazın ve seri olarak verilen sayfaları numaralandırın. Bu dosyalama hakkında kısa ve kısa bir açıklama yöntemidir. Ancak, çeşitli dosya ve dosya türleri ve bir dosyaya bir indeks veya kod numarası verme yöntemi hakkında açıklama yapmaya çalışılmalıdır.