Ofis Standardizasyonu: Nesneler, Alanlar ve Avantajlar

Ofis standardizasyonunun amaçları, alanları, avantajları, etkisi ve basamakları hakkında bilgi edinmek için bu makaleyi okuyun.

Büroda Standardizasyonun Amaçları:

Ofiste bir çok standardizasyon nesnesi olabilir - bunun son noktası verimlilik ve ekonomi olabilir.

Ofisteki standardizasyonun ana hedefleri şöyle özetlenebilir:

1. Ekipman ve Makinelerin Bakımı:

Standardizasyon, pahalı ekipmanların ve makinelerin ekonomik kullanımını sağlar. Sonuç olarak, aynı maliyetteki makineleri korumak için yedek parça ve servis sözleşmesi daha ucuz olabileceğinden bakım maliyeti daha düşük olacaktır.

2. Düşük Eğitim Maliyeti:

Malzemenin, ekipmanın, sarf malzemelerinin ve makinelerin standartlaştırılmasından dolayı eğitimin genel maliyeti düşüktür. Bu aynı zamanda azami yük gereksinimini karşılamak için personelin değişebilirliğini de sağlar.

3. Alımlarda Ekonomi:

Standartlaştırmaların bir başka amacı, tedarikçi, mobilya, ekipman ve makine alımlarında bir ekonomiye sahip olmaktır. Büyük miktarlarda alım yapmak, düşük alım fiyatına neden olabilir.

4. Performans Standartlarının Tespiti:

Standartlaştırma yapmak için standardizasyon gereklidir.

Büroda Standardizasyon Alanları:

Aşağıdakiler, ofis metotlarının standardizasyonunun özellikle yararlı olabileceği alanlardır:

(a) İnsan Faaliyetleri

(b) İletişim

(d) Ekipman ve Makineler

(e) Mobilya

(f) Malzemeler

(g) Uzay Tahsisi

(h) Çalışma Ortamı

Aşağıdakileri kısaca tartışırız:

(a) İnsan Faaliyetleri:

Ofiste insan faaliyetleri standardize edilebilir. Bir örneğin en iyi yöntemi belirlenebilir. Bu yöntemi, elbette, bireysel bir işe veya bireysel bir çalışana uyacak şekilde gereken gerekli değişiklikle birlikte diğer ofis çalışanları da izleyebilir.

(b) İletişim :

Maliyeti düşürmek için iletişim araçları ve metot standardize edilebilir. Büroların birbirinden ayrı bulunduğu organizasyonlar için bu çok önemlidir.

(c) Formlar ve Kayıt:

Formların standartlaştırılması daha az formla ve daha az uzun formlarla sonuçlanacaktır. Daha sonra, kayıtların tutulması ve sonra imha edilmesi gereken zaman aralığı standardizasyonu olabilir.

(d) Ekipman ve Makineler:

Standartlaştırma, benzer ekipman ve makinelerin kullanılmasını gerektirir.

(e) Mobilya:

Çalışma masasının standartlaştırılması, sandalyeler vb. Ekonomi ve değişebilirlik sağlamak için yapılır.

(f) Malzemeler:

Kağıt, karbon, mürekkep, zımba, kauçuk vb. Gibi farklı malzemelerin standardizasyonu olduğunu ima eder.

(g) Uzay Tahsisatı:

Uzay tahsisi de standardize edilmiştir. Bu, iş seviyelerinin yanı sıra iş türlerine de dayandırılmalıdır.

(h) Çalışma Ortamı :

Çalışma ortamı standartlaştırılmalıdır - farklı işler için gereken ışık miktarı, izin verilen gürültü seviyesi, nem vb. Daha iyi bir performansa sahip olmak.

Standardizasyonun Avantajları:

1. Ekonomi:

Standardizasyon, neredeyse tüm faaliyetlerde daha fazla ekonomi demektir. Standart malzeme, ekipman ve makineler daha büyük miktarlarda ve daha düşük fiyatlarla getirilebilir. Ayrıca, ekipman ve makinelerin birbirleriyle değiştirilebilirliği daha ekonomik kullanım ve daha düşük sermaye ve tamir maliyeti ile sonuçlanmaktadır.

2. Göreve Daha Uygunluk:

Standardizasyon, belirli bir görev için doğru malzeme, ekipman, makine, form, iletişim, mobilya ve çalışma ortamı anlamına gelir.

3. Yönetimde Kolaylık:

Standardizasyon rutin işlerle uğraşırken, yönetim daha önemli görevleri yerine getirir.

4. Yöntemlerin Uygunluğu:

Bilgisayarların ve mini bilgisayarların daha fazla kullanılması, standartlaştırmayı zorunlu kılmaktadır. Bu yüzden modern ofis için standardizasyon bir zorunluluktur.

5. Daha İyi Kontrol:

Performans standardı standardizasyon olmadan sabitlenemez. Onlar birbirleriyle ilişkilidir. Ofis faaliyetlerini kontrol etmek için performans standartları belirlenmelidir.

6. Bütçe Hazırlanmasında Yardım:

Standart çalışma yöntemlerinin geliştirildiği durumlarda, ofis maliyeti daha doğru bir şekilde belirlenebilir. Böylece ofis bütçesi, farklı faaliyetlerin maliyetinin bilinmesi nedeniyle kolaylıkla ve daha doğru bir şekilde hazırlanabilir. Bu avantajlar böylelikle yönetimi standardizasyonu tercih etmeye yöneltir.

Standardizasyonun Çalışanlar Üzerindeki Etkisi:

Her ne kadar standardizasyon tüm modern ofislerin gerekli bir özelliği haline gelse de, çalışanlar üzerindeki etkisi göz ardı edilemez. Çalışanlara çoğunlukla bir makine gibi davranılır ve çalışma aleti ve çalışma yöntemlerinin standartlaştırıldığı Taylor Bilimsel Yönetimi'dir.

Bu, çalışmalarının daha sıkıcı olduğu ve bu nedenle daha fazla yorgunluk ve sıkıntıya neden olduğu anlamına gelir. Bu nedenle, standardizasyon uygulamaya konurken, yönetimin bu yönüyle ilgilenmesi gerekmektedir.

Ofiste Standardizasyon Adımları:

Her ilerici organizasyonda standardizasyondan sorumlu bir sistem departmanı bulunmalıdır. Bununla birlikte, uygulamada, ofis operasyonu ve yöntemleri öyle değişkendir ki, kuruluşta standart bir komite olması ve bu daimi bir komite olması yararlı olacaktır.

Düzenleme ne olursa olsun, bir yöntemin standartlaştırılmasını sağlamak için aşağıdaki adımlar önerilmektedir:

(a) Operasyonun amacını belirlemek

(b) Karşılanacak ihtiyaçları belirlemek

(d) Maliyet faktörüne göre aynı amaca hizmet eden alternatif yöntemleri karşılaştırın.

(e) En iyi yöntem, çeşitli alternatifler temelinde seçilmelidir.

(f) Düşünceye somut bir şekil vermek için, yazılı özellikleri standart hale getirmek ve hazırlamak gerekli olacaktır.

Basitleştirme:

Sadeleştirme, bir şeyi basitleştirme veya çok kolay görünme sürecini ifade eder.

Örneğin, sadece bu aritmetik çözmek:

23/73 olan çözüme ulaştık. Şimdi bu soruna baktığımızda, gördüğümüz çok fazla parantez var, yani kesintiler ve çözüme başlamadan önce parantezleri veya kesintileri tek tek sökerek bir çözüm bulduk.

Aynı şekilde, bir kuruluşta, çok sayıda parantez veya ilgili sorunlar olabilir ve birinin bunun için bir çözüm bulması gerekir. Biri, bir çözüme ulaşmadan önce, medyaya her adımda sorunları çözmelidir.

Bir ofiste veya kuruluşta, Baş Yönetici veya Ofis Yöneticisinin her şeyi ele alması mümkün değildir.

Sadece tek elle, her şeyi idare edemiyor. Yükünü ve işini azaltmak için her adımda bir çözüm bulmalı, böylece her adımda olumlu bir eylemde bulunmak için hayati, kritik ve önemli konulara odaklanmalı ve odaklanmalı ve aracılar için problemler bırakmalıdır. Her seviyede, sorunları çözmek için onun altında.

Raporlama, elbette, her zaman daha yüksek makamlara sunulmalıdır. Bu bir örnekleme ve basitleştirme sürecidir. Sadeleştirme, yetkili makamın yükünü azaltır ve kendisine verilen çözümler temelinde iyi bir karar almak için işini hızlandırmak için görevini kolaylaştırır.

Ayrıca, bir durumu ele almak ve üstlere en iyi çözümü sağlamak için aracı kurum görevlileri tarafından her seviyede alınacak sorumluluklar sağlar.