Büro Kırtasiye: Anlamı, Çeşitleri, Satın Alma ve Depolama | Büro Yönetimi

Ofis kırtasının anlamı, türleri, satın alınması, depolanması ve sorunu hakkında bilgi edinmek için bu makaleyi okuyun.

Büro Kırtasiye Nedir?

Bir kırtasiye, tam olarak ofis kırtasiye malzemeleri, gereksinim ve şartnameye uygun olarak, ofis işini tamamlamak için ofis işini yapmak için kullanılan veya gereken bir mal grubudur.

Her ofis, hem dosyalama şeklinde hem de bilgi teknolojisi yönteminde ve yönteminde belirli kayıtları tutmalıdır.

Daha uzun süre saklanması gereken bu kayıtların daha uzun süre yazılmaları ve saklanmaları gerekir. Bu, doğurur veya bu nedenle ofis kırtasiye ihtiyacını doğurur.

Ofis kırtasiye malzemeleri genel olarak üç kategoriye ayrılabilir:

Tablodan da anlaşılacağı gibi, belli örnekleri belirtilen maddeler dayanıklı tüketim malları ve yapıştırıcılar kategorisinde sınıflandırılmaktadır.

Burada dayanıklı tüketim malları ile tüketim maddelerini ayırt etmek için kısa bir çalışma ve tanıtım gerekmektedir. Pim, klips gibi sarf malzemeleri sarf malzemesidir ve hiçbir zaman içerisinde bu öğelerin tüketilmemesine karşın, satın alınan klibin bütün paketinin ne zaman ve ne zaman tüketileceğinden emin ve bilinmemektedir.

Dolayısıyla tüketilmediği ana kadar olduğu gibi kalır - tüketilebilir kategorisine girer. Tanım, konunun anlaşılmasını çok netleştirecektir.

Sarf malzemeleri, ofis tarafından çok hızlı bir şekilde, çok kısa sürede kullanılan ve tekrar kullanılamayan kalemlerdir.

Dayanıklı ürünler, sürekli bir kullanım alanı bulmakta ve çok uzun bir süre boyunca biçiminde, biçiminde ve boyutunda kalan maddelerdir. Bu öğeler tekrar kullanılabilir veya bunlar sıklıkla kullanılır.

Yapıştırıcılar, bir şeyi yapıştırmak, yapıştırmak veya düzeltmek için kullanılan maddelerdir. Bu ürünler genellikle kimyasal maddelerdir veya belirli bir yüzeyde bir emtia yapıştırmak, yapıştırmak veya yapıştırmak için kullanılan kimyasallardan yapılır.

Bu nedenle tanım ve açıklamalar, ofiste kullanılan ofis kırtasiye çeşitleri hakkında günlük olarak açıklığa kavuşturur.

Ofis Kırtasiye Türleri ve Formları:

Yukarıda belirtilen üç ileti örneği kategorisini tartıştıktan sonra, ileti örneği türünü ve çeşitli ileti örneği türlerini inceleyelim.

Mesela kağıt alalım. Kağıtlar aşağıdaki türlerdedir:

1. A4

2. A3

3. B4

4. B3

Bunlar, ara sıra ve çoğunlukla herhangi bir ofiste kullanılan aşağıdaki dört kağıt türüdür. A4, A3'ten daha küçüktür ve A3, A2 boyutunda kağıttan daha küçüktür; B4, B3'ten küçüktür ve B3, B2'den küçüktür.

A4 ve A3 kağıtları daha çok Hindistan'da bulunan ve bulunan her ofis tarafından kullanılır. Bu kağıtlar Gesteter (I) Ltd, JK Kağıtları, Birla Kağıtları vb.

Bu yazılar özellikle Hükümet birimleri tarafından yazmak için kullanılır. A3 kağıtları, açıklama çizelgesi vb. Olabilen büyük belgeleri yazmak için kullanılır.

B3 ve B4 kağıtların A4 ve A3 kağıtlarla karşılaştırıldığında uzunlukları ve genişlikleri biraz daha uzundur. Bunlar A3 ve A4 kağıtlara kıyasla daha kalın ve biraz daha yoğundur. Bunlar temel olarak Xerox ve kopya vb. Amacıyla kullanılır.

şablonlar:

Şablonlar iki tiptedir:

(a) Arka kapak kalıpları

(b) Ön kapaksız şablon kağıdı

Arka kapak şablonunun arkasında bir kapak vardır. Ön sayfada belirli boyutların yazılı olduğu ve ortasında bir karbon kağıdı ile desteklendiği ana kağıda sahiptir. Herhangi bir maddenin kopyalanması gerekiyorsa, şablon yazmak için tip yazara eklenir. Yazarken, meydana gelen kelimelerin herhangi bir hatası varsa, bir düzeltme sıvısı ile düzeltilebilir ve yazım veya kelimeler kolayca düzeltilebilir.

Maddenin tamamı yazıldıktan sonra, arka kapak yırtılır ve şablon, çoğaltılmış kopyaları almak için çoğaltıcıya yerleştirilir veya yerleştirilir, diğer şablon kağıdının ön kapağı olmayan şablondur. Bunun içinde ön kapak hiç yoktur ve arka kapağa bir karbon kağıdı yapıştırılmıştır.

Bu, çoğaltma konusunu taramak için bir tarama makinesine yerleştirilir, böylece çoğaltılacak konu kağıtta görülür. Madde tarandıktan sonra, karbon kağıdı kopyalama makinesine yerleştirilir, böylece kopyalama işleri elimize geçer. Buradaki arka kapak, kağıdı çoğaltma makinelerine yerleştirmeden önce yırtılır.

karbonları:

Bunlar temel olarak bir tarafta siyah veya mavi renkli, diğer tarafta gümüş bir ekran oluşturan bir kağıttır. Kağıdın gümüş ekran tarafı, daktilo içerisine, daktilo karakterlerine bakacak ve yazı yazarı veya basılacak maddenin izleniminin elde edildiği kağıt ile birlikte yerleştirilir.

Yazı tipinin ekrana girmesi ve karbon üzerinde oluşan izlenim kağıda basılır. Hindistan'daki karbonlar, birkaç isim için GESTETNER, JK PAPERS, CAMLIN (I) LTD tarafından üretilmektedir.

Silgiler:

Silgi iki şekilde elde edilir:

1. Düzeltme sıvıları

2. Yazım veya kelimeleri örtmek için beyazlatıcılar.

Sıvılar, şablonlar üzerine püskürtülen kimyasallardan yapılmış, aynı zamanda kopyalanan şablonlar üzerine bir madde yazarken kullanılan sıvılardır.

Bir heceleme veya yanlışlıkla yazılan bir kelime üzerinde kullanılan sıvı çok ince bir ekran tabakası oluşturur ve tabaka mikroskobiktir. Bu sıradan bir gözle görülemez.

Sıvı kuruduktan sonra, kelimede kullanılan ekran veya yanlış yazılan heceleme de kurur. Ardından, ekranda yazılan doğru kelimeler yazılır. Bu, sıvının şablon kağıdındaki düzeltmeye nasıl yardımcı olduğunu gösterir.

Beyazlatıcılar genellikle “Erax” olarak bilinir . Bunlar, havayla temas ettiğinde katılaşırsa, beyazlatıcıyı likidite etmek için kullanılan bir inceltici ile birlikte gelir.

Beyazlatıcılar yanlış yazılmış karakterlere ya da yanlış yazılmış yazımlara yayılır ve kurumasına izin verilir. Kuruduktan sonra, kelimeleri veya karakteri doğru şekilde yeniden yazmak için daktiloda aynı boşluk sıfırlanır.

Dayanıklı:

Dayanıklı ürünlerde, zımbalayıcı, zımbalama makineleri, kağıt ağırlıkları vb. Gibi ürünler ne bir açıklama ne de tanıtım gerektirmez.

Bu ürünler, bir kez görülürse, ne olduklarını ve mekanizmanın ne olduğunu anlamak için yeterince iyidir.

Bu ürünler çok daha uzun bir süre depolanır, kullanılır ve saklanır, bu nedenle dayanıklı olarak bilinir.

Yapıştırıcılar:

Yapıştırıcı bantlar, hızlı yapıştırma vb. Öğelerdir. Bunlar aynı zamanda kimyasallardan da üretilmiştir ve ofisten çıkması gereken belirli zarfları, parselleri vb. Sabitlemek için ofiste kullanılırlar.

Ofis Kırtasiye Satın Alma:

Kırtasiye alımı genellikle iki yöntemle yapılır:

(1) Merkezi Satın Alma veya

(2) Merkezi Olmayan Satın Alma.

Neyin ilk olduğunu, merkezi satın alma sistemini anlayalım:

Şimdi şirketin ana ofisinin, TOMCO’nun Mumbai’de bulunduğunu varsayalım. Kırtasiyeları Mumbai'de bulunan ana ofisten satın alır ve tüm ofislere, yani Zonal Ofisi ve Zonal Ofisi altındaki Bölge Ofisi'ne tedarik eder.

Bu kırtasiye malzemelerini yalnızca Ana Ofis tarafından, altındaki tüm ofis için satın alma ve kırtasiye malzemelerini altındaki çeşitli ofislere tedarik etme sistemi, merkezi satın alma olarak bilinir.

Bu satın alma sistemi bugünlerde, kırtasiye vb. Eşyaları satın almak için bir iyilik bulamamaktadır. Bu nedenle, Genel Müdürlük olarak da bilinen ana ofis, Bölge Ofisi ve Bölge Ofisi altındaki Bölge Ofisine satın alma yetkisi vermektedir. İstenildiği zaman ve gerektiğinde, “tavan tutarı” olarak adlandırdığımız belirli miktarlarda kırtasiye malzemeleri.

Tavan tutarı, Merkez Ofisi tarafından belirlenen ve alıcıya belirli bir kalem için belirli bir harcama yapmak için belirlenen tutarın üzerinde bir şey satın almamasını gerektiren tutardır. Belli başlı ofislerin kendilerine ait ofislerin ofis eşyalarını kullanmaları için belirli malları veya malları almaları için belirlenmiş olan bu satın alma yöntemi “Merkezi Olmayan” satın alma sistemi olarak bilinir.

Genel olarak, ülkenin her yerinde kırtasiye alımları DECENTRALISED alımlarının SİSTEMİ tarafından yapılır.

Ofis Kırtasiye Alım Türleri:

Ofis veya kurumda kırtasiye alımı aşağıdaki yöntemlerle yapılır:

2. Ücret sözleşmesiyle satın alma

3. DGS & D sistemi tarafından alımlar

4. İhaleler ile Satın Alımlar.

Bu temsil edilebilir:

Her yöntemi ayrıntılı olarak açıklayacağız:

1. Yerel Satın Alma:

Bu tür satın alımlar yerel alanda, yani şehir, kasaba veya ilçedeki belediye şirketi sınırları dahilindeki alanda yapılır. Bunlar, rutin nitelikteki belirli bir malın acil bir gereksinimi olduğunda anında veya hemen gerçekleşir.

Malın satın alınması için bir girinti oluşturulur ve o ofisteki yetkili makam tarafından onay alındıktan sonra, malzeme satın alınır. Bu satın alma türü rutin yapıya sahip olan ve maliyetin minimum veya düşük olduğu ürünler için uygundur.

2. Ücret Sözleşmesi

Bu tür veya bu sistem Kamu Sektörü Girişimlerinde ve Hükümet Sektörlerinde önem kazanmıştır.

Burada, herhangi bir kuruluş, gazete yayınlar ya da satın alınması gereken ürünlerle ilgili olarak, sarı sayfalar vb. Yoluyla tedarikçilerle doğrudan temasa geçerler.

Tedarikçilerden, tedarik edebilecekleri kalemler için vergiler vb. Bilgileriyle birlikte kendi oranlarını teklif etmeleri istenir.

Ücret sözleşmesi sisteminde, sözleşmeyi alan tedarikçi, gözden geçirilen, değiştirilen, yükseltilen, yükselen oranlara bakılmaksızın 12 ay boyunca aynı oranda malzemeleri tedarik etmek zorundadır.

Bu tür bir satın alma işlemi, kuruluşun istediği zaman hammadde tedarik edecek birkaç tedarikçisine sahip olması nedeniyle yararlıdır.

3. DGS ve D Sistemi ile Satın Alma:

Mal ve Elden Çıkarma Genel Müdürlüğü (DGS ve D) sistemi, 1961 yılında, pimden araca kadar olan malların fiyatını tespit etmek, Devlet Sektörlerinin sabit fiyatlara göre malzeme satın almalarını sağlamak ve yardım etmek amacıyla Merkezi Hükümet tarafından kurulmuştur. Hükümet tarafından, tedarikçilerden.

Bu durumda, bir Satış Vergisi Beyan Formu (STDF), satın alan alıcı tarafından, satın alan tedarikçiye gönderilmeli veya sağlanmalıdır. Bu sistem, alıcıya fatura veya fatura çıkarması durumunda satıcı tarafından Vergi İndirimi veya Vergi Kesintisi'ne yalnızca% 4 indirim sağlar. Bu sistem alıcı için vergiden büyük miktarda tasarruf sağlar.

DGS ve D oranlarında, oranlar tedarikçiler için bir yıllık bir süre için bağlayıcıdır. Bir yıl sonra, aynı malların DGS ve D tarafından katlanması durumunda, çeşitli işletme faktörleri dikkate alınarak yeni bir oran belirlenecektir.

4. Teklifle:

İhale, bir alıcı tarafından, günlük olarak veya iletişim yöntemiyle, belirli malların satın alınması gerekliliği hakkında, açık piyasadaki tedarikçilerden, alıcı tarafından belirli şartlar, koşullar ve süreler altında bir bildirimdir. tedarikçilere alıcıya belirli mallar tedarik edecek.

İhaleye katılmak isteyen, alıcının talep ettiği tüm yükümlülükleri yerine getirmek zorundadır. Alıcı, ihaleyi belirli bir tarihte, alıcıların önünde açmalı ve fiyatları ve çeşitli tedarikçileri tarafından belirtilen diğer bilgileri beyan etmelidir.

Malzeme tedarik edildikten sonra, malzemeler kontrol edilir, kabul edilmeden önce alıcı tarafından denetlenir ve ödemeler alıcılar tarafından belirlenen şart ve koşullara göre serbest bırakılır.

Ofis Kırtasiye Ürünlerinin Depolanması:

Herhangi bir ofis için kırtasiye malzemeleri almirahlarda saklanır ve saklanır. Her Almirah'ın bir dolapla birlikte bölmeleri vardır. Zımbalama Makineleri, Zımbalayıcılar, Kağıt Ağırlıkları, vb. Gibi pahalı ve çok uzun süreli kullanım gibi önemli öğeler almirah dolabında saklanabilir. Kalem, yeniden doldurma vb. Öğeler dolabın içinde saklanmalıdır.

Pinler, klipsler, kâğıtlar vb. Gibi rutin eşyalar almirahlarda farklı bölmelerde tutulabilir. Kırtasiye, İdari Departmandaki İdari İşler Müdürü'nün kontrolü altında olmalı ve söz konusu departman tarafından düzenlenmelidir. Makbuz ve kırtasiye malzemeleri ile ilgili konuların uygun bir şekilde denetlenmesi amacıyla ofiste tutulmalıdır.

Ofis Kırtasiye sorunları:

Kırtasiye maddeleri temel olarak iki farklı yöntemle verilebilir:

Talep Bölümünde, Bölüm Başkanı, bölüm içinde çalışan tüm çalışanlara, her bir çalışanın ihtiyaç duyacağı kırtasiye malzemelerinin listesini, numaralarını veya birimlerini vermek üzere bir genelge yayınlar.

Tüm çalışanlar tarafından kırtasiye malzemelerinin gereksinimi, konuya gönderilir. Her bölümdeki belirli bir çalışana, kırtasiye işlerinin sorumluluğunu üstlenmesi ve aynı konunun kaydını tutması için daire başkanının sorumluluğu verilmiştir.

İkinci yöntem ise Talep'tir — Birey. Bu yöntemde, her bir çalışandan, her ay kullanacakları kırtasiye kalemlerinin ifadesini vermesi istenir. Liste, kırtasiye yapanlar tarafından toplanır ve kendileri tarafından verilen kırtasiye kuruluşlarının kayıtları tutulur.