Ofiste Bilgi Teknolojisini Kullanın

Ofis için artık çok çeşitli bilgi teknolojisi ürünleri ve sistemleri mevcut hale geliyor. Bunlar elektronik daktilo ve kelime işlemcilerden elektronik mesajlaşma sistemlerine kadar uzanmaktadır. Kağıtsız ofis ve geleceğin ofis gibi terimler şimdi yaygın olarak kullanılmaktadır.

Halka açık olmasına rağmen, ofis otomasyon teknolojisinin doğası hakkında hala çok fazla yanlış anlaşılma var; Yakın tarihli bir ankete katılan şirketlerin sayısının yüzde 71'i, ürünler ve sistemler hakkında net ve doğru bilgi almadıklarını belirtti.

Ofis otomasyon teknolojisinin radikal bir şekilde yeni olmadığını fark etmek önemlidir. Diğer tüm bilgi teknolojisi dalları gibi, ofis otomasyonu teknolojisi de bilgisayar, telekomünikasyon ve mikroelektroniklerin birleşiminin sonucudur. Ofis otomasyonu, teknolojik bir atılımdan ziyade bir evrim sürecinde ortaya çıkmıştır.

Diğer birçok alanda olduğu gibi, ofis otomasyon ekipmanlarının uygulanmasında 'teknolojik itme' tehlikesi vardır; teknoloji bazen var olduğu için basitçe kullanılır. Öyleyse neden ofise bilgi teknolojisinin getirilmesi bu kadar çok kişi tarafından görülüyor? İki olası cevap vardır: birincisi, maliyetleri azaltma konusundaki sürekli ihtiyaç ve ikinci olarak bilginin artan önemi.

İşletmeler, genellikle personel maliyetlerini düşürmek için genellikle sabit bir gereksinime sahiptir. Bu nedenle birçok yönetici, 1980'lerde ofis otomasyonunun, 1960'larda ve 1970'lerin başlarında veri işlemenin tanıtımıyla, personel düzeyleri ve maliyetleri üzerinde benzer bir etkisi olacağını umuyor. Elbette, ofis otomasyonunun getirilmesinin etkilerini tahmin etmek zordur.

Bilgi ekonomide giderek daha önemli hale geliyor. Batı ülkelerindeki işgücünün yarısından fazlasının bilginin üretimi, işlenmesi ve dağıtılmasında kullanıldığı tahmin edilmektedir.

Birçok şirket ve kuruluş, 'aşırı bilgi yüklenmesinden' kaynaklanan birtakım sorunlar yaşamaktadır. Bu sorunlar, bilginin yavaş iletilmesinden ve bilgi edinmedeki zorluklardan, çok fazla bilgiye sahip bazı kişilerle ilgili zorluklara kadar değişebilir. Bu nedenle birçok yönetici, bilgi teknolojisinin ofiste uygulanmasının bu sorunları çözeceğini umuyor.

Ofis otomasyon teknolojisi, elbette, doğru kullanıldığında, çok çeşitli bilgi işlem sorunlarını çözmede son derece yararlı olacaktır. Ancak, mevcut ofis otomasyon teknolojisinin neslinin, bilgilerin kalitesi veya seçimi ile ilgili sorunları çözmediği de anlaşılmalıdır. Gelecekteki ekipman kuşaklarının, özellikle “uzman sistemler” in, ofislerde çalışma yöntemleri üzerinde günümüz sistemlerinin başarabileceğinden çok daha fazla etki yaratması muhtemeldir.

Öyleyse, bilgi teknolojisinin ofise girmesinin etkileri nelerdir?

Beş ana fayda alanı vardır:

ben. Yönetim zamanının daha verimli ve etkili kullanımı;

ii. Sekreterya personelinin zamanının daha verimli kullanılması;

iii. Yönetime göre bilgiye daha fazla erişim;

iv. Bilginin daha hızlı aktarılması;

v. Bilginin daha verimli depolanması ve alınması.

Yönetim zamanındaki tasarruflar için en verimli alan bilgi depolama ve geri alma, posta kullanımı ve bilgi alma ve alma alanlarında yatmaktadır. Bir yöneticinin zamanının yüzde 25'inin boşa harcandığı ve bu rakamın bilgi teknolojisi kullanılarak yüzde 10'a düşürülebileceği tahmin edilmektedir.

Kelime İşlemi:

Ofis otomasyonunda yer alan birçok farklı teknoloji vardır. Genellikle ofiste kullanılan bilişim teknolojisinin en önemli unsurunun kelime işlemci olduğu bilinmektedir. Kelime-işlem ekipmanına olan talep hızla artmaktadır, aslında kelime işlemcilerine olan talebin 1980'de kullanılan daktilo sayısının onda birine ulaşması beklenmektedir.

Kelime işlem ekipmanı kullanımının tüm uygulamalarda sekreterlik maliyetlerinden önemli ölçüde tasarruf etmesi muhtemel değildir. Bununla birlikte, kelime işlemciler, bazı durumlarda, örneğin standart bir yapı kullanarak 'kazan kaplama' mektupları gibi tekrarlayan çalışmalarda ve uzun belgelerin taslaklarının yazılmasında, önemli faydalar sağlayabilir.

Bununla birlikte, kelime işlemciler sadece sekreterlik zamanından kazanılmasındaki acil faydalar nedeniyle çok önemli görülmemektedir. Elektronik posta, bilgi depolama ve alma gibi alanlarda kolaylıklar sağlayacak, personelin etkinliğinde çok daha büyük faydalar sağlayacak olan kelime işlem sistemlerinin genişletilmesidir. Böylece kelime işlemciler ofis otomasyonunun temel taşını oluşturur.

Genel olarak, ofis otomasyon sistemleri için donanım dört bileşene ayrılabilir:

ben. İş İstasyonları;

ii. Sunucular;

iii. İletişim;

iv. Dosyalama ve alma.

İş istasyonlarının örnekleri, kelime işlemciler, video metin terminalleri ve veri işleme terminalleridir, aslında işin bir insan operatörü tarafından yapıldığı herhangi bir cihazdır. Bir sunucu, sistemin kullanıcısına bir servis sağlar. Sunucu genellikle kullanıcı ile aynı yerde değil. Sunucu örnekleri, yazıcılar, ana bilgisayarlar veya fototiperlerdir.

Bir ofis otomasyon sistemindeki iletişim tesisleri arasında Yerel Alan Ağları (LAN) veya Özel Otomatik Şube Değişimleri (PABX'ler) bulunabilir. LAN ve PABX'ler ofis içinde iletişim için kullanılacaktır. Dış iletişim ağları şunları içerebilir: Geniş Alan Ağları (WAN) ve Paket Anahtarlamalı Servis (PSS) veya uydu, mikrodalga link veya fiber optik link gibi PTT servisleri.

Bir ofis otomasyon sisteminde dosyalama ve erişim ya bir dosya sunucusu tarafından ya da iş istasyonunda yerel olarak sağlanacaktır. Yazılımın, bilgi teknolojisinin ofise sunulmasının çok önemli bir bölümünü oluşturduğu genellikle kabul edilmez. Teleteks, teleks ve yerel alan ağları gibi çeşitli ağlar arasındaki arayüzler için yazılım gereklidir.

Böylece yazılım, birkaç kelime işlemcisinin birbirine bağlanmasını ve halka açık ağlar üzerinden iletişim kurmasını sağlar. Yazılım ayrıca elektronik mesajlaşma sistemleri veya elektronik posta şeklinde metin ve belge değişimi sağlayabilir. Yukarıda açıklanan donanım ve yazılım öğelerinin yanı sıra, hepsinin elektronik ofisine yapması gereken önemli bir katkıya sahip olan faks, video metin ve mikrobilgisayarlar gibi önemli ürünler ve sistemler de vardır.

Ofis otomasyon teknolojisinin uygulanmasında birçok tehlike var. Yanlış yatırım kararları vermek ve uygulama teknolojisinin avantajlarını ve etkilerini yanlış değerlendirmek çok kolaydır. Gerçekten de, örneğin, dört bilgisayar kurulumundan birinin satın alındığı işlevi yerine getiremediği tahmin edilmektedir.

Bu nedenle, ofis otomasyon ekipmanlarının uygulanması için bir stratejinin olması kesinlikle gereklidir. Potansiyel kullanıcı, kurum içindeki bilgilerin ve yaşadıkları bilgi işleme problemlerinin kilit akışlarını net bir şekilde anlamalıdır. Kullanıcı daha sonra, ofis, otomasyon teknolojisinin tanıtılmasının iş hedefleriyle ilişkili olacağı olası etkileri değerlendirmelidir.

Bir strateji:

ben. Teknolojinin organizasyonun bilgi gereksinimlerini karşıladığından emin olun;

ii. Çeşitli teknoloji öğelerinin uyumlu olduğundan ve bir sisteme dönüşebildiğinden emin olun;

iii. Yanlış sistemin yanlış yere yanlış zamanda kurulmasını önleyin.

Üç aşamalı basit bir strateji, Problemleri minimize etmeye yardımcı olacaktır.

Üç aşama:

1. kullanıcının bilgi gereksinimlerini tanımlar;

2. Sistem tanımını pazarla eşleştirin;

3. Pilot sistemlerden başlayarak uygulama yapın.

Son olarak, ofis otomasyon ekipmanı satın alınırken göz önünde bulundurulması gereken bazı temel kavramları listelemek faydalı olacaktır.

Ofiste Kelime İşlemleri:

Kelime işlem, çoğu ofisin bilgi teknolojisine attığı ilk adımdır ve muhasebe bilgisayar ortamının dışında da ofis otomasyonunun ana unsuru olmaya devam etmektedir. Kuruluşların büyük çoğunluğu için elektronik ofise doğru kademeli ilerlemenin başladığı veya başladığı nokta budur.

Klimalı odacıların günlerinde bilgisayarlaşmaya başlayan muhasebe işlevlerinin yanı sıra, sözcük işleme yıllarca ofiste bilgisayar teknolojisinden yapılan tek kullanım oldu. Dahası, metinlerin oluşturulması - veritabanlarındaki son bilgiler, herhangi bir ofiste en büyük tek işlemdir. Yazma ve ilgili işler ortalamada, toplam ofis maliyetlerinin yüzde 35'ini tüketiyor, bu nedenle otomasyon için aday olması şaşırtıcı değil.

Veri işleme, muhasebe tarafından veri işleme doğru büyüdükçe, şeylerin yazım tarafından büyüdü. Şimdi, daha az maliyetli ve daha yetenekli küçük bilgisayar teknolojisiyle tanıştılar, bu zamana kadar aynı ekipmanı kullandıklarını ve işlevlerini birleştirdiklerini fark ettiler. Temelde kelime işlem metin düzenleme ve tekrar yazarak ilgili iki kavram vardır.

Kelime işlemcilerin çoğu kullanıcısı hem çalışma kategorisini kullanır hem de çoğu metin düzenleme işleviyle başlar. Uzun bir mektup yazmak ya da ilk defa rapor yazmak yazarın göndermeden önce muhtemelen bazı değişiklikler yapmak isteyeceği anlamına gelir. Her şeyi tekrar yazmaya çalışan kelime öncesi işlem, muhtemelen yeni yazım hatalarını ortaya koyuyor ve tüm çalışmanın ikinci kez kontrol edilmesini gerektiriyordu.

Kayıt işleme, metin düzenlemenin doğal bir uzantısıdır ve rapor yazımı vb. İçin tutulan bilgileri daha yararlı rollere alır. Yakında, tesadüfen gerçekleştiğini, neredeyse tüm sorgulamaların bir veri tabanının derlendiğini, bunun sonucunda tekliflerin gönderildiğini ve siparişin kazanılması durumunda iş talimatlarının üretilmesi için bilgilerin saklandığını, başarı oranlarının bir kaydını tuttuğunu fark etti. Bu bilgi veritabanını kullanarak tam bir satış etkinliği kayıt sistemi oluşturmak için fazladan bir düşünce gerekiyordu. Kelime işlem sistemleri, sıralama yapabilecekleri 24 parametreye kadar anahtarlamalarını sağlar; böylece, yılın farklı zamanlarında, dünyanın dört bir yanındaki coğrafi konumlarda, satış görevlisi ve satıcı tarafından ürüne göre başarı veya başarısızlık oranını ortaya çıkarabilirler. değer, müşteri vb.

Bu, söz konusu 'verilerin' rakamlardan değil metin materyalden kaynaklanması dışında, veri işlemeye yakın kelime işlemine geçiyor! Hevesli bir kelime işlemci kullanıcısı olarak güzel bir şekilde gelen hesaplar, teknolojiyi birleştirmek için var olmasına rağmen figür çalışmalarını ayrı tutma eğilimindedir. Muhasebe sistemi ile kelime işlemci arasındaki otomatik bağlantı, mümkün olsa da, henüz çok az kullanıcı tarafından kullanılmaktadır. Bununla birlikte, bunu başarmak için gerekli iletişim bağlantı noktalarına veya yerel alan ağına sahip olmasını sağlamak için bir kelime işlemcisi seçerken öder. Biri neredeyse kesinlikle, şimdi satın alınan kelime işlemci ekipmanlarının kullanım ömrü içindeki doğrudan iletişim olanaklarına bakıyor olacak.

WP çalışmasının diğer ana kategorisi olan tekrarlama yazımı, aynı harfin bir kez yazılmış orijinalden tekrar tekrar üretilmesidir. En basit haliyle, mektup özellikle iş için oluşturulmuştur ve her biri kelime işlemci operatörü tarafından her seferinde ayrı olarak anahtarlanan birden fazla alıcıya gönderilmektedir. Diğer bir iyileştirme ise isimleri ve adresleri kelime işlem disklerinde tutmaktır.

Bu şekilde, bilinen bir kişi listesine gönderilecek olan genel mektup, mağazadan ya da yeniden oluşturularak oluşturulabilir, ancak isimleri ve adresleri, her harfin başında kelime işlemcisi tarafından otomatik olarak ve daha sonra otomatik olarak eşleştirilebilecek kişilere postalanabilir. Gerekirse zarfların üzerine yazılmalıdır. İyi bir çoklu görev sisteminde, operatör başka bir şeyle çalışırken otomatik bir çıktı olarak ilerleyebilir.

Bu, o zaman, metin düzenlemenin bir birleşimidir ve yazmayı tekrarla. Örneğin, tekliflerini ve satış raporlarını en az çabayla fakat müşteriye ısmarlama bir raporla inceleyerek, müşterinin sorularını tam olarak cevaplayan, ancak büyük ölçüde kit biçiminde derlenen bir ayrıntılandırma raporu almak isteyen satış temsilcileri tarafından kullanılır.

Avukatlar, muhasebeciler ve diğer profesyoneller bugünlerde bu tekniğin kullanıcılarını çok arzu ediyorlar, her müşterinin tek müşterisi olduğunu ya da en azından satışın temel prensibi olan satışçılığın temel prensibi olduğunu hissetmesi gerekiyor. Standart olarak, bir kağıda basılmış, boşlukları hizalı olarak doldurulmuş boşluklarla doldurulmuş bir form göndermek istemez.

Kelime işlemciler kendi başlarına durduğunda ve sadece kendi yazıcılarından yazarak işleri durdurabildiklerinde, yazarların çıktılarını dört katına çıkaracakları ya da daha iyi olacakları makinelerdi. Şimdi, bu birimleri ofislerde her yere kelime işlem gücü dağıtabilecek ve bilgi ağları oluşturmak için onu diğer bilgisayar tabanlı sistemlerle bağlayabilen birleşik sistemlere entegre etme şansı ile karşı karşıyayız. Bilgisayar endüstrisi iletişim standartlarının olmayışı nedeniyle işleri kolaylaştırmıyor olsa da, bu göründüğü kadar etkileyici değildir.

Yazma departmanı, artık tüm ürün ve hizmetlerin yaş detaylarının, teknik pasajların, vb. Anılarında, kelime işlemcilerine sahiptir. Bunlar, fiyat tekliflerine, stok bulunabilirliğine ve diğer pek çok şey için tekliflere, standart mektuplara, standart cevaplara dahil olmak üzere tasarlanmıştır. . Bir müşteri herhangi bir ürün hakkında soru sorduğunda, takip eden yazışmaların kredi notu, söz konusu ürünler, stok durumu vb. Hakkında bilgi sahibi olması gerekir. Geleneksel olarak, memur bu bilgiyi telefonla veya kayıtların kendi yinelenen kopyasından (belki de elle yazdırılan bilgisayar çıktısı üzerinden) alır.

Bununla birlikte, kelime işlemcileri hesap bilgisayarlarına erişebilecek şekilde bağlamak, bu bilginin cevap mektubuna dahil edilmek üzere otomatik olarak çağrılmasını sağlar. Kelime işlemeyi stok kayıt bilgisayarına bağlamak, müşteriye yazışmalarda en güncel konumu otomatik olarak verir. Daha fazla entegrasyon, malzemenin yaratıcısı olan katiplerin, kendi hisse senedi, kredi vb.

Dış İletişim:

Teoride, kelime işlemcileri kullanan bir şirket, kelime işlemcileri kullanan başka bir şirkete karşılık gelen, harici iletişim protokolü X.25 kullanarak doğrudan makineden makineye bilgi gönderebilmelidir. Bu, esas olarak her bir konumdaki donanımı belirleyebilen çok alanlı kuruluşlar tarafından yapılmaktadır. Diğer kuruluşlarla iletişim kurmak için teletex, gelecekteki en popüler WP-WP linklerini sağlayacaktır. Teletex, telex'ten daha hızlıdır ve daha da önemlisi, kelime işlemcilerinin harici olarak alıcıların kelime işlemcilerine doğrudan iletişim kurmalarına izin verebilir. Tek ihtiyaçları olan, kendi donanımındaki veya PABX'teki teletex arayüzü.

Verimli Kelime İşlem Girişi:

Kelime işleminde kelime işlemcisi kullanılıyor. WP çalışması kaynak veya yazarla başlar ve verimlilik de bu noktada başlamalıdır. Kayıtlı materyali 'yazma havuzuna' almanın daha hızlı ve genellikle daha az maliyetli bir yolundan, merkezi dikte etme, birleşik yazma ve kelime işlem operasyonlarına mikroişlemci kontrollü ses girişi haline gelmiştir. Yazarların masalarından kayıt yapmalarına izin vermenin yanı sıra, bir mektup ya da dekora ihtiyaç duyulduğunda, sistemler bir yönetim aracı rolünü gittikçe daha fazla üstlendi.

Sistemler, daktiloların dönüş süresini hesaplar ve işi bu temelde verimli bir şekilde tahsis eder; iş hacmi ve benzeri konular hakkında bilgi toplarlar. Dictaphone şimdi ses işleme olarak bilinen teknolojide daima ön planda olmuştur. Kelime işlem merkezinin basılı kopya üretmek veya bilgisayar dosyalarını ve bilgi sistemlerini güncellemek için kullanılıp kullanılmadığı, kuruluşun katipleri ve yöneticileri ile birlikte gelen talimat ve metin materyalinin hızlı, verimli ve doğru bir şekilde anahtarlanması gerekir.

Yöneticiler ve tezgahtarlar masa telefonlarını dikte etmek için kullanıyorlar, elbette, ve onlar için ilke daha önceki merkezi dikte sistemlerinden çok az farklılaştı. İki şey, sistemde daha fazla 'temizleme' devresiyle kayıt kalitesinin arttığını görecekler ve dünyanın herhangi bir yerinden dikte edebilirler, bağlı oldukları kayıt cihazını telefonun kendisi bir dikte makinesiymiş gibi kontrol edebilirler. Kullanıcılar, gerektiğinde aynı sistemde her iki türle birlikte sözcük işlem merkezinde otomatik değiştirme teyp kaseti kayıt cihazlarını veya sonsuz döngü kayıt cihazlarını kullanma seçeneğine sahiptir.

Aslında, her yöntem için artı puanlar vardır ve bunlar birçok yönden tamamlayıcıdır; örneğin, otomatik döngü bantları saatlerce yoğun kullanım sağlamak için daha iyidir, sonsuz döngü anında transkripsiyonu sağlarken çabuk iş. Kelime işlem merkezindeki sonsuz döngülü kayıt cihazlarını kullanan süpervizör, WP operatörlerini istediği gibi bir yazardan diğerine değiştirebilir, sadece kontrol konsolunda kısa klavye girişleri yapabilir.

Değişim o kadar esnektir ki, aslında, o sırada hangi kayıt cihazında olursa olsun, daktilolar yeteneklerine göre işten işe değiştirilebilir. Ses işleme sistemi, denetçinin kontrol bilgisayarına, her bir işin ne zaman ve kim tarafından yapıldığı ile giriş yapmalıdır. Sistem, ne zaman alındığını ve hangi telefon uzantısından geldiğini, ne kadar sürdüğünü, ne tür bir çalışma yapıldığını ve böyle bir şey olduğunu zaten biliyordu. Bu şekilde binlerce bireysel işin tam kaydı tutulabilir.

İş kaydı, yazar, klavye operatörü, departman, veri, zaman, durum, müşteri vb. Gibi iyi kelime / kayıt işleme uygulamalarında analiz edilebilir. Denetim otoritesi, her operatör tarafından ve birim tarafından bir bütün olarak yapılan iş miktarı, işlem oranları, iş akışı ve iş akışı eğilimleri, mevcut öncelikli işlerin durumu ve hepsi tablo halinde gösterilen uzun vadeli performans bilgileri hakkındaki bilgilere anında erişebilir. grafik biçiminde

Kelime İşlemenin İşlevleri:

Ofislerde yazım ve kelime işlem işlevi, tüm ofis operasyonunun çekirdeği olarak hızla kabul edilmektedir. İnsanların çalışmalarının son ürünüdür, kafalarında olsun, diğer veritabanlarının bir sonucu olarak, vb. Üretilir. Bu nedenle, yüksek çıkışlı kelime işlemcilerinin kullanımı, metin malzemesinin ne şekilde olursa olsun esnek şekilde manipüle edilmesi, girdi materyalinin verimli bir şekilde dikte edilmesi ve operatörlere talimatların birleştirilmesi ve tüm işlemlerin tümünün kontrol kontrolünün yapılmasıyla sonuçlanır. elektronik ofis işlevi olarak kelime işlemenin gerçek incelemesini oluşturur.

Uyumluluk:

Bilgi teknolojisi elbette kademeli olarak kurulacak. İletişim ekipmanı durumunda, eski teknolojiyi bir süre daha kullanmaya devam edecek birçok şirket vakası olacağının farkına varmak önemlidir. Bu nedenle, yeni sistemler, mümkün olan yerlerde, teleteks söz konusu olduğunda, bir teleks dönüştürme tesisinin mevcut olması için mevcut sistemlerle uyumlu olmalıdır.

Adaptasyon:

Herhangi bir yeni sistem gelecekteki teknolojiyi hesaba katacak şekilde adapte olabilmelidir. Örneğin, kelime işlemciler satın alırken, bunların yerel alan ağları ve birbirleriyle bağlantılı olmalarını sağlamak için özen gösterilmelidir.

Standartlar:

Bilişim ve iletişim endüstrisinde uluslararası standartların alanı oldukça karmaşıktır. Uyumluluk ve uyarlanabilirliğe duyulan ihtiyaç nedeniyle, standartlar önemlidir. Bu kurulum sistemleri bu nedenle mevcut ve gelişen standartları dikkate almalıdır.

Elektronik Ofis:

British Telecom'un bugünkü elektronik ofisini kurmak ve hizmet vermek için sağladığı ağları, hizmetleri ve ekipmanları incelemeden önce, güncel gelişmelerin kökenlerini ve ilişkilerini gözden geçirmek yararlı olacaktır. 1970'lere kadar teknik yenilikçilik, mevcut ofis prosedürlerine adım adım atılmasını sağlayan bir hızla gerçekleşti. Daha sonra elektronik bilgi teknolojisinin farklı unsurları birleşmeye başladı.

Elektronik ofisinde yaygın olması muhtemel birçok ekipman, 20. Yüzyıl'ın çoğu için bilinen ürün tasarımına ve teknolojisine, ancak telekomünikasyon tesisi ve şebekelerinde bilgisayar tekniklerinin kullanımının artması ve içindeki telekomünikasyon ağ ilkelerine artan bağımlılığa dayanmaktadır. veri işleme tesisleri oldukça yeni ve yakınsak bir teknoloji yarattı.

Otomatikleştirilmiş ilk telefon santrallerinin öncü tasarımcıları, bir dizi düğmeyi ardışık olarak en iyi şekilde nasıl kullanacakları ve arama sırasını hedeflerine yönlendirmek için kadrandan gelen sinyal uyarılarını nasıl kullanacakları gibi sorunlarla uğraşmak zorunda kaldılar. sandıklar ve borsalar.

Anahtarları çalıştırmak için doğrudan çevirmeli darbeleri kullanmak yerine, ortak kontrol ünitesi 'çevirmeli darbeleri geçici bir depoya kabul etti ve bir makine diline çevirdi. Kayıtlı sinyaller, anahtarın çalışmasını kontrol etmek, alıcı istasyonu uyarmak ve çağrının ilerlemesini göndermek üzere bilgilendirmek için, yerleşik bir programın yönünde kullanılmıştır.

Modern telekomünikasyon ve bilgi işlem sistemleri, elektronik bilgi teknolojisinin iki temel ilkesine ortak bir bağlılık ile birleştirilmiştir: birincisi, dijital bilgi gösterimi ve ikincisi, bilgi işlemenin otomatik program kontrolü. Dijital telekomünikasyonun her türlü iletişim mesajını bir arada kullanabilme yeteneğini birleştirerek, bilgisayarlı kütüphanelerde bilgi depolamak ve bilgi işlemek için bilgisayar tabanlı tekniklerle güçlü bir yeni teknolojik güç ortaya çıkmıştır.

Bilgi teknolojisi ve bilgisayar iletişimi terimleri onu en yakından tanımlamaktadır. Hızlandırılmış telekomünikasyon donanım ve hizmetlerinin sayısının ve çeşitliliğinin, azalan maliyet ve artan kaynaklar, silikon çipli mikroişlemcinin güvenilirliği ve sağlamlığından kaynaklandığı yaygın olarak kabul edilmektedir. Hem bellek hem de işleme devresi için büyük potansiyele sahip olan mikroçip, hızla telekomünikasyon ve bilgisayar teknolojilerinin birleştiği odak noktası haline geldi.

Mikroişlemci kontrolünün arkasındaki prensipler yeni veya mistik olarak adlandırılamaz. Toplama veya çarpma gibi her işlemci işlemi, 19. Yüzyıl matematikçi George Boole tarafından tasarlanan bir mantık sistemine dayanan birçok küçük adımdan oluşur. İkili sayı sistemi ve mors kodu gibi, Boolean mantığı 'iki durumlu' temsili temel alır; Bu durumda 'true' ve 'false' olası iki değerdir.

Bilgisayarlarda bu değerler bir 'bit' içinde saklanabilir. Mikroişlemciler, Boole mantığı kurallarına göre tanımlanan mantıksal düzende anahtarların birbirine bağlanmasıyla oluşan devrelerden oluşur. Yarı iletkenler 'anahtar' olarak hareket eder ve 'doğru' ve 'yanlış' değerleri, küçük bir elektrik akımının 'açık' veya 'kapalı olup olmamasına eşittir.

Bu tür anahtarların bir dizi halinde düzenlenmiş olması durumunda bir 'koşul' kurulur; bir dizi böyle koşulun bir araya getirilmesiyle bir “Süreç” çerçevelenir. Bu şekilde, elektrik enerjisi olarak iletilen bilgiler çeşitli işlemlere tabi tutulabilir; Bunu mikroskopik olarak küçük bir ölçekte yaparak, bir mikroişlemci doğar. Elektronik ofis teknolojisindeki patlamanın 1970'lerde başladığı daha önce belirtilmişti.

İlk mikroişlemci, 1971'de ABD merkezli Intel Corporation'ın 2000'den fazla transistör içeren küçük bir silikon çipte devrimsel belleğe sahip ilk bilgisayar işlemcisini ürettiği 1975 yılında geldi. 1980'lerin başında bu rakam durmadan yükseldi. İlk önce 4.000 'bit' depolayan cips, ardından 16.000 sıradan hale geldi; 64.000 hızlı takip etti ve 256.000 bite varan anıları olan cipsler uygulanabilir hale geldi.

Yarı iletken yongalar artık diğer tüm makine belleği biçimlerinin yerini almıştır. Mikroelektronikteki bu hızlı gelişmeler bilgi aktarımı için mevcut yöntemleri arttırmada belirleyici bir rol oynamıştır. Bunlar, faks, teleteks, video metin, teleks, iletişim kelime işlemcileri, bilgisayar posta kutusu, telesekreter, kablolu yayın ve hatta standart televizyon tekniklerini içerir.

Ofis otomasyonu:

Ofis otomasyonu veya elektronik ofisi her zaman net bir şekilde tarif etmek zor olmuştur. Bazıları yukarıdaki mesajlaşma olanaklarından sadece birinin bu kategoriye girdiğini iddia ederken, diğerleri iki ya da üçün tek bir iş istasyonunda birleştirilmesinin yeterli olduğunu iddia ediyor. British Telecom, en iddialı yorumlara cevap vermek için mümkün olan en geniş görüşe sahip oldu. İhtiyaç duyulan şey, bazı farklı cihazları bağlamak için akıllı bir yöntem değil.

Düzgün tasarlanmış bir ofis otomasyon sistemi, hem uzman hem de amatör tarafından kolayca ve kolayca elde edilebilecek, bilgilerin işlenmesini ve aktarılmasını tek bir kuruluşa entegre etmelidir. British Telecom, tek tek veya eksiksiz bir iletişim paketinde bir bileşen olarak sunulan, X-Stream olarak topluca bilinen bir dizi dijital ağ hizmeti geliştirmiştir.

BT Merlin, bu ağ hizmetlerinde kullanılabilecek çeşitli gelişmiş iş sistemleri sunar. Birlikte elektronik ofisi tek tek şirketlerin ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde uyarlayabilirler. Bu koordineli yaklaşım, ofis otomasyonunun gerektirdiği birçok çelişkili kriteri karşılayabilecek kadar evrenseldir. Mevcut ulusal telefon şebekesi, analog sinyallerle konuşma sinyallerini taşımak için tasarlanmıştır. Sesin yarattığı ses dalgaları, alıcıda üretilen elektrik dalgalarına dönüştürülür.

BT'nin büyüyen dijital ağında, bilgi kodlanmış ikili basamak şeklinde gönderilir. İkili sistem sadece iki durum kullanır: açık veya kapalı, bir veya sıfır. İkili rakamlar bit olarak bilinir ve iletim hızı bir saniye olarak ifade edilir. Dijital iletim ve anahtarlama, İngiliz Telekom'un ulusal ağı tamamen yeniden yapılandırma programının temelini oluşturmaktadır. Bilgisayar kontrollü System X dijital borsaların modüler ailesi işletimde büyük gelişmeler sağlar ve elektronik ofisi desteklemek için gerekli olan yeni hizmetlerin geniş tanıtımına yol açar.

Tandem'de, dijital iletim sistemleri, kablo, radyo ve optik fiber 'Lightlines' üzerinde giderek daha verimli ve yüksek kapasiteli iletişim bağlantıları sağlıyor. Sistem X ve dijital aktarımın birleştirilmesi, tüm telekomünikasyon hizmetlerinin tek bir ağda - Entegre Hizmetler Dijital Ağı (ISDN) - bütün iletişim biçimlerinin tek bir yol üzerinde, ses olsun olmasın; metin, veri, TV yayınları, faks veya Prestel gibi video metinleri. Bu, mevcut BT ağına ayrı erişim ihtiyacını ortadan kaldırdığı için oldukça ekonomiktir. Geçmişte sadece en büyük kuruluşlar kendi özel ağlarına sahip olmalarını finansal olarak haklı çıkartabilirdi.

BT, bilgi aktarımı ve terminal bağlantısı için X-Stream ürün yelpazesi gibi yeni hizmetleri sunarak ve dijital PABX'ler gibi modern iletişim ekipmanlarının maliyetlerini düşürerek, BT artık daha küçük kuruluşların bir şirket ağı işletmesini mümkün kılmıştır. Elektronik ofisler arasında veri dağıtımını organize etmek için yerel ağlar kurulabilir. Genellikle, saniyede çok fazla bit iletebilen, yüksek kapasiteli bir 'geniş bant' sisteminden oluşur.

İşlemciler, teleprinters, bilgisayar terminalleri, veri tabanı depolaması gibi pek çok cihaz ve makine kelime ağının tamamı ağ devrelerinin tamamında sürekli bilgi yayınlayan yerel ağa bağlanabilir. Tesisler, ofis cihazlarının ağda akan bilgileri izlemesini veya dinlemesini sağlar. Bir 'dinleyici' kendisine yönelik bilgileri bulduğunda, veriler ağdan alınır ve ilgili terminalde depolanır veya sunulur.

Bu tür kurumsal ağların yapılandırması, her müşterinin bilgi gereksinimlerine bağlı olarak büyük ölçüde değişir. British Telecom, İngiltere genelinde çeşitli kamu ve özel ağlar işletmektedir ve bunların hepsinden elemanlar kullanarak, her bir elektronik ofis için bireysel destek sistemleri kurmaktadır.

İki çözüm de tam olarak aynı değildir, ancak ortak temalar vardır. X-Stream hizmetleri, günümüzün elektronik ofisi için iletişim, bilgi işlem ve birçok bilgi işlemciliğin kesin bir yolunu sunan yeni bir telekomünikasyon altyapısı kurarak böyle bir temaya örnektir.

Paket Anahtar Akışı:

Paket Anahtar Akışı (PSS), BT'nin ülke çapında paket anahtarlamalı veri servisidir. Verileri paketlere ayırarak bilgisayar bilgisini aktarmanın yeni bir yolunu sunar. Paket anahtarlama, her dijital veri parselinin önündeki kodlanmış bir adresi, onu hedefine yönlendirmek için kullanır. PSS, bilgisayarlar arasındaki iletişim için özel olarak tasarlanmış bir ağ sağlar.

Hizmeti müşteriler arasında ekonomik olarak paylaşarak, ofisler arasında bilgi taşımanın düşük maliyetli bir yoludur. Düşük hacimli işlem ve etkileşimli kullanımlar için özel bir uygulama buldu ve finansal ağlarda, veri transferinde ve satış noktası terminallerinde yaygın olarak kullanılıyor. Servis ayrıca, metin iletişimi için ideal bir araçtır ve çok sayıda elektronik posta tesisini birbirine bağlar.

PSS, dünyadaki ülkelerde düzinelerce paket anahtarlı ağa açılan bir kapıdır. KiloStream, metin, faks, teleteks veya ses iletimi için bilgisayarlar ve çeşitli terminaller arasında yüksek hızlı bağlantılar sağlar. KiloStream devreleri, yalnızca bir müşterinin kendi kullanımı için sağlanmıştır ve merkez ofisi, depoları, fabrikaları ve mağazaları birbirine bağlayan düşük maliyetli, tamamen dijital bir hizmet sunar. Analog özel devreler ve modemler üzerinden veri iletiminin ekonomik bir alternatifi olan 48.000 ve 64.000 bit / sn hızında mevcuttur.

KiloStream, mikro ve mini bilgisayarları, bilgisayar kontrollü PABX'leri, kelime işlemcileri ve yerel alan ağlarını, yavaş taramalı TV'yi, elektronik postayı ve kredi doğrulamasını bağlamak için dijital özel devreler üzerinde çalışan yüksek veri hızlarını kullanım kolaylığı ile birleştiriyor. Bu X-Stream servisi başlangıçta büyük iş merkezlerine hizmet eder. Hızlı büyüme planlanıyor ve pazar talebine göre şekillenecek. Hizmetin ayrılmaz bir parçası Ağ Sonlandırmasıdır. Devrenin her bir ucunda sağlanan birim (NTU).

NTU, müşterilerin kendi ekipmanlarını bağlamalarını sağlayan uluslararası kabul görmüş bir ara yüz gibi davranır. NTU ayrıca, bakımın sağlanması için kontrol sinyallerinin ağa geri gönderilmesi için gerekli işlevi yerine getirir. NTU, kullanıcı tarafından iletilen her sinyale iki denetleyici bit ekler.

Bunlar izleme ve kontrol için kullanılır; hedefteki NTU bunları otomatik olarak kaldırır ve kullanıcı için şeffaf bir veri yolu sağlar. KiloStream ağı, yüksek güvenilirlik ve hatalara hızlı yanıt sağlayan sofistike izleme, teşhis ve alarm özellikleri içerir. Bakım, haftanın yedi günü, günde 24 saat hizmet veren X-Stream servis merkezlerinden kontrol edilir. Müşteriler bu merkezlerdeki uzman personele doğrudan hataları bildirir ve bu merkezlerden BT müşterilere garantili bakım desteği sağlamak için bir imkan paketi sunar.

NTU'lar mikroelektronikteki en son gelişmeleri içeren ve ofis terminallerinin bağlantısı için standart arayüzler sağlayan kompakt ünitelerdir. Masaüstü montajı için tasarlanan çoklu NTU'lar daha büyük kurulumlarda kompakt raflarda istiflenebilir.

Mega Akış:

Mega Stream, video konferans için çok miktarda ses, veri ve resim işleyen büyük şirket ağları için idealdir. 2 ile 140 milyon bit / sn arasındaki hızlarda bilgi aktarmak için özel olarak tasarlanmış en yüksek kapasiteli özel hizmettir. Mega Stream, çok hızlı veriler için veya dijital PABX'ler arasında bağlantılar sağlamak için kullanılabilir. 2-Mbit / sn bağlantı 30 ses kanalına kadar taşıyabilir. Elektronik ofiste, PABX'ler, ana bilgisayar, kelime işlemci ve uzak terminallerin birbirleriyle çok sayıda işletme yeri arasında iletişim kurmaları gerekir.

Mega Stream ideal noktadan noktaya özel devre sağlar. It is also the network solution to such electronic office needs as transferring data to terminal equipment at a distant location along a high-speed digital path. It interconnects a fast, multiplexed circuit to a number of analogue or digital PABXs, telephones or data terminals.

Multiplexing involves the use of a common channel to make two or more channels, either by splitting the common channel frequency band into narrower bands, each of which is used to create a distinct channel known as frequency division multiplexing or by allotting the common channel to multiple users in turn, to constitute different intermittent channels time division multiplexing.

Mega Stream uses the latter technique. The service is available between all major business and commercial centres nationally. It is provided by specially installed cable between customers' premises and the nearest exchange equipped for digital transmission. British Telecom offers a wide range of multiplexers, to channel the circuit into a number of lower- speed data or speech paths.

Mega Stream circuits can also be connected, using a wall-mounted interface, to terminal equipment not supplied by British Telecom. This contains line- powered regenerators, system alarms and an electrical safely device. Like Kilo Stream, Mega Stream is provided with a full alarm system for monitoring equipment and line performance and fast fault location.

Sat Stream:

The fourth X-Stream service is Sat Stream—offering an international small-dish satellite network. The service, opening in 1984, will provide high-capacity private links for multinational organisations. It will initially cover Western Europe, extending to North America and other parts of the world later in the decade. Sat Stream will also offer point-to-multipoint and temporary circuits within the UK.

Digital links can be provided at speeds up to 64 kbitg/sec. Equipment can be located at customers' premises, perhaps on the roof or in the car park for sole use, or it may be shared, between users. The service is well suited to providing the urgent communications links required by remote locations, such as oil production platforms. The dish and its transmission equipment are so compact that they can be housed together on the back of a 35-foot lorry, and easily moved to different locations.

These services together form a telecommunications environment enabling customers to install and operate new kinds of electronic office business systems-systems that can handle data processing, communications and complex commercial management in one open, yet integrated, electronic package.

Merlin:

Merlin is British Telecom's specialist marketing organisation for advanced business terminal equipment. Many offices already depend upon microprocessor-based systems like the Monarch and Herald PABXs, and advanced machines like the Puma and Cheetah telex terminals.

Merlin's approach to the electronic office acknowledges the important convergence between telecommunications and computing. A new range of intelligent business terminals – the Ml 100, ' M2226 and M3300 – is designed to achieve maximum integration of office functions, while remaining sufficiently 'open' in both hardware and software to offer maximum interface with other office equipment. All three models are simple to operate and designed to evolve and change to meet the new needs of a growing business.

The Ml 100 desktop visual display unit gives access to computer bureau services, remote databases, videotext networks like Prestel, Packet Switch Stream and electronic mail facilities like Telecom Gold. The Ml 100's intelligent modem will store access numbers preprogrammed by the user, making them available at the touch of a single key. It can perform the functions of a remote computer terminal, using all the storage and processing power of the chosen database.

Outgoing messages are typed at the keyboard and simply des-patched over a computer-based electronic mail service. Incoming messages are summoned from the unit's 'mailbox' and the contents of a user's 'in-tray' are displayed on the screen when needed. The Ml 100 can also be used for data transmission.

The M2226 small business computer offers similar press- button access to public and private databases. It can interface with all the services available on the Ml 100, with the, additional benefit of working to the national and international telex services, various Datel-type transfer facilities on the PSTN or private circuits, and full interconnection to teletex. It provides 5 Mbytes of Winchester disk drive storage, as well as 800 kbytes on floppy disk.

Merlin's M3300 has 256 Kbytes of storage on' two floppy disk drives. As well as the usual word-processing functions, the M3300 will handle all kinds of office forms, columns of figures, diagrams, flowcharts, and 'newspaper' layouts. This makes it ideal for composing, editing, distributing and updating customer and company bulletins, files and project documents.

This Merlin hardware is complemented with a variety of software packages. WordStar is the most widely accepted microcomputer word-processing program, and is regarded as something of a standard. It organises typed text into a preferred format, moving automatically from 'page' to 'page'. WordStar makes deletions, additions and, changes of format at a single command. M2226 comes complete with WordStar and also features Merlin Master Interface software, which guides the operator to each computing application by simple options displayed on the screen.

The Business Desk program is a complete business administration package, enabling the user to computerise bookkeeping, invoicing and stock control. It can generate management accounts in the form best suited to individual users, and is sufficiently advanced for the professional accountant, but also well suited to the small business manager with no special training.

Data Star will do whatever might otherwise be done with a number of card index systems. It files address lists, inventories, invoice and order records, accounting and employee information.

Mail Merge and Spell Star are companion packages to WordStar. Mail Merge is a file-merging program which draws information from other files and builds it into the documents prepared by WordStar, while Spell Star 'proof reads' documents and instructs WordStar to correct spelling when necessary. With a vocabulary of 20, 000 words, Spell Star is a dictionary on a disk.

Merlin's range of software packages includes Calc Star, an electronic 'spread sheet', which lays out figures on the screen in columns and rows, according to a predetermined formula. The user can design formulae which will present the information in the manner best for particular problems. It builds and automatically maintains a data model and carries out any necessary calculation.

Finally, Sales Desk is an electronic record keeping system, specifically designed to meet the needs of a sales department. In one package it provides a customer card index, a reporting system and a cost-effective direct mail facility. The WordStar software together with this first-generation Merlin hardware combine to make a bridge between the technologies of computing and telecommunications. They are a natural expression of the unity and integration with which British Telecom approaches the electronic office.

Teletex:

The publicity bandwagon for Teletex is Underway. Those who have not yet heard the word will probably very soon do so. Opinions vary over what Teletex is. On the one hand, it is referred to as 'super telex'—a method, similar to telex, of allowing business organisations to communicate with each other in written form.

On the other hand', it is considered as a revolutionary method of allowing word processors from different manufacturers to communicate with each other. The reality is that there is some truth in both these statements and that neither view encapsulates the service to the exclusion of the other. However, the service probably doesn't go far enough to satisfy fully either group of protagonists in this difference of opinion.

Nevertheless in practical terms, the Teletex service can bring decided benefits to businesses who choose to use it, and these benefits occur where it counts-in reducing costs and improving corporate image.

Amaç:

The fundamental objective of the CCITT series of Teletex recommendation was to provide an international standard method of communication between the various types of text- preparation equipment commonly found in offices typewriters, text-editing visual display units, word processors, business computers, and latterly microcomputers and office automation systems.

The outcome of these national and international studies was a series of recommendations for a, method of international delivery:

ben. Amongst various types of office text-preparation equipment,

ii. Of textual documents,

iii. Of a quality similar to that provided by conventional office typewriter.

The transmission of these documents was to be:

ben. Rapid (by electronic means)

ii. Secure against corruption and

iii. Automatic (the text-preparation equipment should be able to continue to be used in local mode, even during transmission and reception of other documents).

Furthermore, the standards defined were to be

ben. Able to be extended in future with changing requirements and'

ii. Able to accommodate differing national requirements, eg different alphabets or transmission networks.

To achieve the above, CCITT proposed a basic teletex service, the more salient elements of which were to be:

ben. An international character set containing upper and lowercase Roman characters, accents, some non-Roman characters currency symbols, punctuation, numerals and other more specialized characters.

ii. A definition of a printable page area with defined margin areas and specific print sizes and line spacing's.

iii. A definition of the minimum features and facilities which were to be implemented in terminal equipment for use in the Teletex service.

iv. A requirement that national PTTs providing a Teletex service should also provide a connection between Teletex and the existing telex network thus immediately providing Teletex users with approximately one million organisations internationally with whom they might wish to communicate.

Following these 'internationally ratified' recommendations, the national PTTs throughout the world were then able to plan for the introduction of their own national Teletex services. In the UK, for instance, British Telecom has decided to implement Teletex on the Public Switched Telephone Network (PSTN) and on the Packet-Switched Service (PSS). Other PTTs have chosen different networks. In the UK, Teletex over the PSTN is particularly attractive to a large class of business organisations because, the PSTN is already widespread and is relatively less expensive in terms of connection costs than other networks.

Benefits of Teletex:

With the increasing amount of business correspondence and other textual information being generated by electronic means, and cheap and accurate transmission of the information, the provision of an internationally agreed service with the objectives described above is, indeed, timely.

The benefits which will accrue to users of the Teletex service will be both quantitative' and qualitative, and it is worth examining both types in more detail. The most readily measurable benefits of the teletex service are transmission costs, although other additional savings are possible. Teletex can be cheaper than mail, telex or facsimile transmission of textual information. The number of A4 pages of text that can be sent for a given number of charge units over the PSTN in the UK to one destination

The actual amount of money which Teletex can save for any particular organisation will depend 'the circumstances of that organisation:

ben. How much existing mail, fax or telex communication can be transferred to Teletex?

ii. How much text needs to be transmitted?

iii. To how many destinations?

iv. With what urgency

v. Can different transmissions to the same destination be combined?

An analysis of these and other factors should be performed by any potential purchaser of Teletex equipment. However, it can be said that in most cases, Teletex is cheaper and faster than other comparable methods of communication. The international Teletex standards also state that where Teletex terminals provide both text-preparation and communication features, the two processes should operate independently. This means that the Teletex devices themselves can lead to quantifiable benefits for their users, in addition to the, transmission cost savings described above.

The text-preparation facilities of the terminals will provide the increasingly familiar benefits of word processors, eg ease of correction, alteration of text, production of standard letters and distribution of documents to multiple addresses that can be measured in terms of savings in clerical or typing effort, or increases in output and productivity. Once a prepared Teletex document has been committed to the transmission facilities of the device, then dispatch to the destination is automatic, thus reducing the loading on support services such as internal mail delivery, post room or telex and facsimile operators.

Qualitative Benefits :

In addition to benefits that can be measured, the Teletex service provides a second set of benefits to its users. These benefits aren't so easily assessed in terms of cost savings or improvements in efficiency as the former category, but they will be important for some users. The following benefits occur in a number of areas, but tend to be drawn together by the theme of improving the service by the user organisation.

Better quality of presentation of transmitted documents compared to its nearest predecessor” telex, the teletex service provides a much higher quality, of presentation of transmitted documents. Use of typewriter —quality printers, with a character set comprising upper and lower-case letters, foreign characters, punctuation, specialist symbols, variable line spacing and A4 paper results in a better, more familiar, more professional standard of document arriving at its destination.

The transmission speed of Teletex compared to the postal services will obviously be attractive to these types of businesses. Enabling clients or other organisations to reduce their communication costs the provision of a Teletex receiving station may not directly benefit the owner organisation, but may allow clients or other business partners to reduce their communication costs where traffic is predominantly one way into the terminal. This, in turn, reflects back into the 'image' of the organisation.

Types of Teletex Device:

The Teletex service is intended to allow interchange of text information amongst a wide variety of types of text-preparation equipment from different manufacturers. Accordingly a variety of different types of Teletex equipment is being made available by different manufacturers to exploit the service. The available devices will provide a broad range of sophistication and facilities, and consequently will cover a range of prices.

Different Teletex users will require different features and different degrees of sophistication from their Teletex equipment and thus will vary in their opinion of the usefulness of the different types in their particular circumstances. The types are distinguished according to whether they are single or clustered systems, and whether they are new devices or 'adaptors' for existing equipment.

New Single-station Devices:

These will cover a range of devices from electronic typewriters, through micro and personal computers to sophisticated word processors. They will all have been designed to generate and display the complete Teletex character set and document formats. Each device will have a single keyboard and print device plus the mandatory minimum' document store which must be able to hold incoming and outgoing documents for the mandatory minimum time. Some devices will also possess optional VDUs and optional memory devices such as floppy or Winchester disks, which will improve their text and document-handling capabilities.

Each single-station device will require its own connection to the Teletex service and will thus be able to function as a totally self-contained Teletex station either as the only Teletex point within a small organisation, or as one of a number of Teletex points within a larger organisation.

New clustered devices:

In the same way as there have been available conventional message switches, small business computers and office automation facilities which, share common resources amongst a number of terminals, new devices are being introduced which share a teletex connection between a numbers of terminals.

This results in the necessity for fewer teletex lines into an organisation and permits these lines to be used more efficiently. As an example, teletex documents generated by a number of different terminals in different departments, but addressed to the same organisation, could be batched together and transmitted in one call by a clustered device, whereas they would require a number of teletex calls by single-station devices. Hence in these circumstances, teletex call charges with clustered systems are likely to be lower than with single-station devices.

New clustered devices are designed to be able to accept full teletex documents from the service and to store them arid distribute them internally with the ability to display the full character set and document formats on their terminal screens.

Clustered devices are likely to find greatest use in medium to large organisations in which a number of departments wish to exploit the benefits of the teletex service, yet for which the provision of a relatively large number of teletex connection points would be uneconomic.

Single-station Adaptors:

There currently exists a large installed base of text-preparation equipment which, as far as their users are concerned, have considerable economic life left. The owners and users of this type of equipment are, quite rightly, reluctant to replace it with new teletex equipment with all attendant disruption to capital depreciation plans and the requirement for operator training on new devices. It is for type of organisation, which wishes to exploit the benefits of teletex, that devices such, as the Ferranti Teletex Adaptor been designed.

These devices are essentially self-contained 'black boxes' or printed circuit boards which' can be installed retrospectively within the host device. They permit existing word processors and similar host devices to use the teletex service. The host device is responsible for generating the document to be transmitted.

At the touch of a few keys the operator then transfers the prepared document from the host to the adaptor, and from that point, transmission via teletex is automatically performed by the adaptor. The adaptor converts the documents from the character set of the host to the teletex character set, establishes contact with the destination, transmits the document, ensuring that all protocols and checks are obeyed, and keeps a log of the transaction as required by the service regulations.

Similarly for incoming teletex documents, the adaptor will automatically receive the document, obeying all protocols and checks, log the transaction and inform the operator that a document has been received. When convenient, the operator can, at the touch of a few keys, transfer the document from adaptor to host device where it can be displayed, stored or printed at will.

It is highly likely that such host devices cannot display or print the complete teletex character set, but where an incoming document contains characters which the host cannot represent accurately, then the adaptor should drive an optional teletex printer so that a hard copy of the document can be obtained.

This type of device is likely to appeal to small or medium-sized organisations for whom the full teletex character set is not vitally important, yet who want to achieve the reduced transmission costs, whilst retaining and increasing the usefulness of their existing investment in text-processing equipment,

Clustered Adaptor Devices:

These devices perform similar functions to single-station adaptor devices whilst allowing a number of host devices to share one or more teletex lines. Clustered adaptors exist either as devices in their own right or exist as devices such as the Ferranti Teletex Manager. This is a clustered teletex message which can also interface non-teletex devices to the service.

These products are likely to appeal to the larger organisation for which, once again, the full teletex character set is of less importance, but which wants to obtain the full transmission benefits of the service by connecting a number of text sources to a small number of lines.

Teletex is a modern international electronic text exchange service that provides cost savings in the transmission and reception of documents prepared on electronic typewriters, word processors, office automation systems and other modern text-preparation equipment. It provides faster delivery of better quality documents than comparable services such as the mail, telex and facsimile, thus enhancing the corporate image of the user's organisation.

However, the service has arrived at a time when there are a large number of text-preparation devices already in use. Therefore prospective teletex users are faced with the choice of having either to replace their existing equipment with new devices designed for teletex, or to buy additional equipment for the service.

This choice depends on how important the features of the service are in any particular case and the cost of the relevant devices compared to the benefit which can be achieved. The two most important features of the service appear to be saving in transmission cost and the ability to represent a high-quality international character set on received documents.

All teletex devices should be able to provide transmission-cost savings. However, depending on how important the latter issue is, users have the choice between purchasing completely new devices which can fully represent teletex documents on printers and VDU screens, or purchasing adaptor devices which will allow their existing word processors to operate, with teletex.