Şirket Sekreterinin Görevleri: Faktörler ve Sınıflandırma

Bir Şirket Sekreteri'nin Görevleri hakkında bilgi edinmek için bu makaleyi okuyun. Bu makaleyi okuduktan sonra öğreneceksiniz: 1. Görevlerin Kapsamını Belirleyen Faktörler 2. Görevlerin Sınıflandırılması.

Görev Kapsamını Belirleyen Faktörler:

Bir Şirket Sekreteri'nin görevleri veya işlevleri çok çeşitlidir veya çok çeşitlidir. Görevler haklardan doğar. Bu bir Şirket Sekreteri için geçerlidir. Görevleri, kısmen Şirketler Yasasında tanımında ve farklı Bölümlerde belirtildiği şekilde belirlenir. Ancak Kanun, bir Şirket Sekreteri'nin görevlerini sistematik olarak tanımlamaz.

Bir Şirket Sekreteri bir sözleşmeyle atanırken, görevlerinin genel kapsamı da sözleşmede belirtilir. Genel olarak, kendisine atanan şirketin Yönetim Kurulu tarafından yetki ve sorumluluk ile birlikte çok sayıda görev verilir. Açıkçası, büyük ölçekli bir şirketin Sekreteri'nin görevleri, küçük ölçekli bir şirketinkinden daha büyük ve daha karmaşıktır.

Öte yandan, büyük ölçekli bir şirkette Sekretere yardımcı olmak üzere birçok başka memur atanabilir. Kısacası, görevleri şirketin büyüklüğüne göre şartlandırılmış.

Görevleri bile, şirketten büyük boy şirkete kadar dikkate alarak farklılık gösterebilir:

(a) Şirketin yakından tutulup tutulmadığı veya geniş ölçüde tutulduğu ve

(b) Şirket hisselerinin kayıtlı bir borsaya kote olup olmadığı.

Görevlerin kapsamı ne olursa olsun, bir Şirket Sekreterinin görevlerinin iki ayrı yönü olduğu belirtilmelidir:

(a) Sekreter olarak görevler ve

(b) Şirket hükümlerine ve müttefik kanunlarına göre verilen görevler.

Buna göre, bir Şirket Sekreterinin farklı görevleri aşağıda sınıflandırılmış bir şekilde özetlenmiştir:

Görevlerin Sınıflandırılması:

Bir Şirket Sekreterinin görevleri Kanuni ve Yasal Değil olarak sınıflandırılmıştır.

(A) Kanuni Olmayan:

Sekreter olarak, bir Şirket Sekreteri, sekreterin sahip olması gereken tüm görevlere sahiptir. Bu görevler yasal değildir ve genellikle bir Şirket Sekreterinin Rutin ve İcra görevleri olarak tanımlanır.

Üç türdendirler:

(1) Ofis Yöneticisi Olarak Görevleri:

Bir Şirket Sekreteri, genel olarak ofisteki genel müdürlük ve şirket ofisi tüm bölümlerinin (yazışmalar, hesaplar, kayıtlar, halkla ilişkiler vb.) İşlevleri üzerinde kontrolü olan genel müdürdür.

Ofis personelinin performans standartlarını ve ayrıca ofis disiplinini korumaktan sorumludur. Farklı bölümlerin işlevlerini koordine etmesi gerekiyor. Bazı şirketlerde Sekreter ayrıca alımlar ve personel yönetimi ile de görevlendirilir. Şirketin Genel Müdürü olarak tanımlanır.

(2) İrtibat Görevlisi olarak görevler:

Bir Şirket Sekreteri, bir yandan şirket ile şirket üyeleri, şirket ile bağlantılı kişiler (müşteriler, borçlular, alacaklılar vb.) İle halk arasında geniş bir ilişkide bulunmalıdır.

Herhangi biri, şirket tarafından bilinmesi veya bilinmemesi durumunda, şirketle iletişim kurmak istediğinde, yazışma yoluyla ya da doğrudan Sekreter ile görüşür. Pratik olarak, Sekreter, aracının kendisi veya şirketin kendisi olan şirketin yöneticilerinin temsilcisi olarak görev yapar. Yönetim Kurulu bu amaçla Sekretere özel yetki verir.

(3) Danışman olarak görevler:

Bir Şirket Sekreteri, şirketin yönetimi ile ilgili çeşitli konularda ve özellikle de idare için istenen yasal formaliteler için Yönetim Kurulu'na tavsiyede bulunmalıdır. Bir Şirket Sekreterinin danışman olarak görevleri, çoğunlukla yasal formalitelerle ilgilendikleri için özel bir öneme sahiptir.

(B) Kanuni:

Bir şirket bir 'kurum şirkettir', bir hukuk yaratımıdır. Şirketler Yasası, oluşumu, sürekliliği ve ortadan kalkması için ayrıntılı formaliteler sağlar. Şirket Sekreteri, uzmanlık bilgisi, nitelikleri ve tecrübesiyle her aşamada bir şirkete yardımcı olmak zorundadır. Bir Şirket Sekreterinin bu tür görevlerine Yasal Görevler denir.

Bunlara ayrıca rutin görevler de denilebilir, çünkü bir şirket esas olarak bu amaç için bir sekreter atar. Şirketler Yasası dışında, Damga Yasası, Kayıt Yasası, Gelir Vergisi Yasası vb. Gibi diğer kanunlar da resimde yer almaktadır. Ancak bu tüzükler, başka şirketler için de gereklidir ve bir şirket için zorunlu değildir.

Bir Şirket Sekreteri'nin yasal görevleri aşağıdaki şekilde alt bölümlere ayrılabilir:

(A) Kuruluş Öncesi:

Kuruluştan önce, önerilen bir şirketin ilk üyeleri veya destekleyicileri olan bir grup insan, çeşitli ve karmaşık formalitelerden geçmelidir. Bu amaçla ya bir avukattan yardım alabilirler ya da aynı kişinin kuruluşundan sonra resmi olarak şirket sekreteri olarak atanması amacıyla gerekli nitelikleri olan bir sekreter atarlar.

Kuruluş öncesinde veya kuruluş yerine, bir Şirket Sekreteri, destekçilere aşağıdaki şekilde yardımcı olmak zorundadır:

(a) Bu Devletin Kayıt Şirketi ile irtibatta bulunmak, özellikle de şirketin teklif edilen isminin mevcut olup olmadığını tespit etmek.

(b) Şirketler Yasası gereklerine göre gerekli belgeleri hazırlamak. Bu tür belgeler şunlardır: Ana Sözleşme, Ana Sözleşme ve Prospektüs. Üçüncü belge, yalnızca halka açık bir anonim şirket için ve aslında kuruluştan sonra gereklidir.

Şirketler Yasası, belgelerin hazırlanmasına ilişkin modeller sunar:

(i) Tablo A - Bir şirketin Ana Sözleşmesi için hisse sınırlı bir model,

(ii) Tablo B — Hisse Senedi Şirketlerle ilgili Mutabakat Zaptı için bir model,

(iii) Tablo C — Teminat ile sınırlı bir şirketin Ana Sözleşmesinin ve Ana Sözleşme'nin bir modelini,

(iv) Tablo D - Sermayesi olan teminatla sınırlı bir şirketin Ana Sözleşmesinin ve Ana Sözleşme'nin bir modelini,

(v) Tablo E — Sınırsız yükümlülüğü olan bir şirket için Esas Sözleşme ve Esas Sözleşme için bir model. (Tablo A ila E, Kanunun I Çizelgesine aittir),

(vi) Program II: Bir Prospektüs modeli.

Tüm bu belgelerin seri olarak numaralandırılmış her paragrafla birlikte basılması ve paragraflanması gerekir. Esas Sözleşme ve Esas Sözleşme Notu destekleyiciler tarafından ve bir tanık tarafından imzalanır. Prospektüs, yöneticiler ve bir 'uzman' (güvenilir herhangi bir kişi) tarafından imzalanacaktır.

(c) Şirket tescili için gerekli kayıt ücretini ve evraklar için dosyalama ücretini, Şirket Siciline, Ana Sözleşmenin bir kopyasını ve Esas Sözleşme'nin bir kopyasını, gerekli damgaları iliştirmek üzere dosyalamak.

(d) Halka açık bir şirketin kuruluşu sırasında gerekli olan diğer beyanları aşağıdaki gibi Şirketlerin Sicil memuruna sunmak:

(i) Şirketin ilk yöneticilerinin listesi;

(ii) Her direktörden, direktör olarak görev yapacak bir onay mektubu;

(iii) Varsa, genel müdürün atanma şartlarının bir kopyası;

(iv) Her direktörden, varsa yeterlilik payı almak için bir anlaşma mektubu.

(e) Tescil ettirene, şirketin kayıtlı ofisinin asıl adresini bildirmek. (Bu kayıt tarihinden itibaren 30 gün içinde yapılabilir.)

(f) Katılımcıların tüm toplantılarına katılmak ve toplantıları düzenlemek ve yürütmek için onlara yardım etmek.

(g) Destekleyicilerin şirket adına ön sözleşmelere girmelerine yardımcı olmak, ancak daha önce bu sözleşmelerde bulunmalarına yardımcı olmak.

(B) Kuruluş Sonrası:

Bir şirketin kurulmasından sonra sekreterinin yerine getirmesi gereken çeşitli görevleri vardır. Bu tür görevler daha gizli bir şekilde incelenebilir.

(1) Kuruluştan hemen sonra:

Şirket Sekreterliği, Şirket Kaydı Kurumundan Kuruluş Belgesi aldıktan hemen sonra, aşağıdakileri yapmak üzere hareket eder:

(a) Şirket Yönetim Kurulu'nun ilk toplantısını, geriye dönük etkisi olan (ör. terfi ettirici tarafından atanmasından bu yana), resmi olarak atanması dahil olmak üzere çeşitli ön formaliteler için düzenlemek, Hisse Senedi formunu sonlandırmak, onaylamak Prospektüs’ün (halka açık bir şirket olması durumunda), bankacıların atanması, ilk denetçi vb.

(b) Halka açık bir şirket olması durumunda, payların dağıtılmasını öngören en az 3 gün öncesinden, halka açık bir şirket olması durumunda, Prospektüs Yerine İfadesi ile ilgili olarak.

(c) Yaygın olarak halka açık bir şirket olması durumunda, Prospektüs'ün bir kopyasını almak ve Prospektüs'ün halka açıklanmasını düzenlemek için Şirket Kaydı'na başvurmak.

(d) Hisselerin veya borçların toplam sayısının Rs'yi aşması durumunda, Merkezi Yönetim altındaki bir memur olan Sermaye Sorunları Kontrolöründen izin almak. 50 lakh.

(e) Hisse senetleri için düzenlemeler yapmak, varsa hissedarlar, sigortacılar, finansal kuruluşlar vb., hisse senetlerinin pazarlanması için ve şirket tarafından kararlaştırılmışsa, hisse senedi alımı için tanınmış bir Borsaya başvuru yapmak.

(f) Hedefi pay sahiplerinden alacakları başvuruları, uygulama parasıyla, primli ya da primsiz olarak paylaşmak ve bu makbuzların detaylı ve kronolojik bir kaydını yapmak.

(g) İşletme Kayıt Belgesini, İşe Başlama Belgesi almak için (halka açık bir şirket için gerekli olan), (i) asgari aboneliğin yükseltilmiş olduğu ve (ii) yöneticilerin parasını ödedikleri paylaşır.

(h) Hisselerin dağıtılması ve hisse senedi ihracı için düzenleme yapmak, üyelerin ve pay sahiplerinin detaylarını içeren Üyelerin Sicilini hazırlamak.

(i) Halka açık bir şirket olması durumunda Kanuni Toplantının işletmeye başlama tarihinden itibaren en geç altı ay içinde yapılması.

(2) Bir Şirketin Düzenli İşleyişi:

Tüm ön işlevler sona erdiğinde, bir şirket düzenli işlevlerini sürekli bir endişe olarak yerine getirmek zorundadır.

Şirket Sekreteri bu konuda aşağıdaki görevlere sahiptir:

(a) Zaman zaman devir, aktarım, el koyma, teslim olma veya yeni hisse ihracından kaynaklanan gerekli tüm değişiklikleri yapma Üye Kaydı'nı korumak.

(b) Hisse devri veya hisselerin devredilmesi veya hisse ihracı, hak hissesi veya bedelsiz hisse ihracı, varsa hisse senetlerinin çıkarılması ve teminatların çıkarılması konularında Yönetim Kuruluna yardımcı olmak.

(c) Şirket tarafından atanan Yönetim Kurulu, üyeler, komiteler veya alt komiteler ile öngörülen zamanlarda ve Şirketler Yasasında öngörülen düzenli aralıklarla toplantılar düzenlemek.

(d) Toplantılar için tebligatlar hazırlamak ve düzenlemek, kararlar almak, tartışmalar ve işlemler hakkında not almak, tutanakları yazmak, onaylamak ve dağıtmak, her toplantı başkanının oy saymalarına yardımcı olmak ve sonuçları ilan etmek, toplantılara katılımın kaydedilmesi, vekillerin ele alınması ve her türlü toplantıyla ilgili diğer tüm işlemlerin yapılması.

(e) Belirlenen dosyalama ücretleri ile ve belirtilen süre içerisinde Şirket Siciline tescil etmek,

(i) Denetlenmiş kesin hesapların kopyalarını ve her mali yılın bitiminden sonra Yıllık Getirileri,

(ii) Bazı özel kararların kopyaları,

(iii) Payların dağıtılmasının getirisi,

(iv) Farklı beyanlar vb.

(f) Üye Kayıt Defteri, Dakika Kitapları vb. gibi tüm Yasal Kitapları hazırlamak ve korumak.

(g) Şirketin ortak mührünü korumak ve ilgili tüm belgeleri muhafaza etmek. Bu çok önemli bir fonksiyondur, çünkü bir şirketin yasal belgelerde çok dikkatli kullanılması gereken adını taşıyan ortak bir mühür olması gerekir.

Bir şirketin Hindistan dışında bir iş yapması durumunda, bu, Makaleler tarafından izin verildiği takdirde, Hindistan dışında kullanılacak resmi bir mührü olabilir ve bu mührü, mevcut ortak mührün gerçek bir kopyası olmalıdır.

(h) Yöneticilere yasal yükümlülüklerini yerine getirmek ve hatırlatmak ve bu yükümlülükleri yerine getirmelerine yardımcı olmak.

(i) Şirket üyelerinin yasal defterleri incelemelerini ve bunların kopyalarını almalarını ve üyelere gerekli tüm iletişimleri yapmalarını sağlamak.

(j) Merkezi Hükümet, Şirketler Kayıt Şirketi, Şirket Hukuku Kurulu, Mahkeme vs.'nin emir ve talimatlarını gerektiğinde ve gerektiğinde uygulamak.

(k) Şirket hesaplarının Kanun'un öngördüğü şekilde hazırlandığını ve denetlendiğini görmek.

(l) Hissedarlara beyan tarihinden itibaren 42 gün içinde hissedarlara ödenen (temettü emri çıkarılarak) ödenmiş ve ödenmemiş temettü, üç yıl sonra Merkezi Hükümetin genel gelir hesabına aktarılır.

(3) Şirketin kendisi veya üyeleri veya alacaklıları tarafından Mahkemeye başvurduğu şekilde, şirkette herhangi bir düzenleme (uzlaşma, birleşme veya yeniden yapılandırma veya bir şirketin bir başkası tarafından devralınması veya teklif verilmesi) sırasında, sekreter görevlerini yerine getirmiştir. kayıt ve beyanların hazırlanması, Mahkeme'nin öngördüğü şekilde toplantılar düzenlemek, genelge yapmak vb.

(4) Sarılma Sırasında:

Bir şirket, alacaklılarını ödeyemediğinde veya bir şirket yasal hükümleri ihlal ettiğinde veya Şirketler Yasasında öngörülen diğer koşullar altında ihlal ettiğinde, gönüllü olarak üyelerce veya yasal zorunluluk altında yaralanabilir.

Kanun ayrıca, şirketin bir memuru olan Sekreterin Resmi Tasfiyeye yardımcı olmak ve varsa mahkeme kararlarını susturma sürecinde yerine getirmek için yasal zorunluluklar getirmesini sağlar.

Ayrıca, şartlar gereğince Yönetim Kurulu'na yardımcı olmak, üyeler, alacaklılar, katkı şirketleri, Şirketler Kayıt Şirketi ve ilgili diğer kişilerle irtibat halinde olmak zorundadır. Gerekli makamları ve beyanlarını uygun makamlara sunması gerekir.