Örgüt İçinde İletişim Süreci

Örgüt İçinde İletişim Süreci!

İletişim, üç unsur içeren süreçtir; gönderen, mesaj ve alıcı Bu üç unsur iletişim sürecini tamamlamak için esastır.

İletişim sürecinin çalışması aşağıdaki şemada gösterilmiştir:

İletişim sürecinin tamamlanması için aşağıdaki adımlar yer almaktadır:

1. Gönderici veya iletişimci mesajı düzgünce hazırlar. Mesajın üretildiği kaynak odur. İletişim sürecini başlatan kişi o.

2. Mesaj, iletilecek olan sembolik olarak kodlanmalıdır. Bu mesaj, iletmek istediği gönderenin aklına gelen fikirdir.

3. Mesaj, seçimi yapılacak olan bir iletişim yöntemiyle iletilecektir. Mesaj, sözlü olarak yüz yüze, haberci aracılığıyla, hava yoluyla veya sipariş, not, broşür vb. Şeklinde yazılı bir not aracılığıyla iletilebilir. Uygun bir seçim yapmak gönderene bağlıdır.

4. Haberleşme aracı telefon, internet, haberci, posta, faks, e-posta vb. Yoluyla gelir. Ortam seçimi yine gönderene bağlıdır.

5. Alıcı veya iletişim, mesajın gönderen veya iletişimci tarafından gönderildiği kişidir. Mesajı aldıktan sonra alıcı doğru bir perspektiften anlamalıdır, o zaman sadece iletişimin amacı yerine getirilecektir.

6. Mesajın kodunu çözdükten sonra alıcı mesajdaki talimatlara göre hareket etmeli veya işlem yapmalıdır.

7. Son adım geri bildirim almaktır. Geri bildirim, gönderenin, alıcının mesajı alıp almadığını ve anlamadığını bilmesi gerektiği anlamına gelir. Bununla ilgili onay geri bildirimdir. Olumlu geribildirim etkili iletişimdir. Geri bildirim ile iletişim süreci tamamlandı.

Resmi İletişim:

Resmi iletişim kanalı, resmi organizasyon yapısından kaynaklanır. Resmi iletişim, mesajın kuruluş tarafından belirlenen resmi yoldan geçtiği bir iletişimdir. Bir mesajın geçmesi gereken resmi yoldur. 'A', '£' ve A ile £ 8 arasında bazı talimatlar içeren belirli bir mesaj vermek istiyorsa (resmi hiyerarşiyi oluşturan) C ve D ise, o mesaj aşağıda gösterildiği gibi bir rota izler.

A—> B ——> C —–> D ——-> E

Bu resmi iletişim, düzenli bilgi akışı sağlar. Bu iletişim sistemi kapsamında, hedefine sorunsuz ve doğru bilgi akışı sağlanmaktadır. Otorite hattının içinden geçerken bilgi bilgisine sahip olmasını sağlar. Resmi iletişim bazı avantaj ve dezavantajlara sahiptir.

Avantajları:

1. Örgün iletişim yöntemi, kuruluştaki yetki hiyerarşisinin korunmasına yardımcı olur ve astları kontrol ederek sorumluluğu düzelterek kolaylaşır.

2. Üstün, astı ile doğrudan temas halinde olması onu daha iyi anlar ve işyerindeki davranışının farkındadır. Bu, kontrolü kolaylaştırır.

3. Resmi iletişim yoluyla, üstün alt insanlar iyi ilişkiler geliştirir ve birbirlerini daha iyi anlarlar. Bu nedenle, günlük organizasyon sorunlarına birlikte oturarak kolayca çözümler bulabilirler.

Dezavantajları:

1. Resmi iletişim, tüm bilgileri kendilerinden geçirdikleri ve içinden geçmek zorunda oldukları için her satırı daha üstün hale getirir. Bu zaman kaybına yol açar. İş bu nedenle acı çekiyor.

2. Çoğu zaman yöneticileri ayrıntıları okumaz ve bir sonraki alt üyeye iletmez. Bu tutum dikkatsizlik geliştirir.

3. Bazı durumlarda, üstün astlar birbirleri tarafından bilinmemektedir. Bu ilişkiyi engeller.

4. Yürütme tarafındaki dikkatsiz tutumu, mesajın doğruluğu üzerine bir soru işareti koyar.

Resmi Olmayan İletişim:

Tüm formalitelerden bağımsız olan iletişim gayri resmi iletişimdir. Gayri resmi iletişim insanlar arasında gayri resmi temaslar yoluyla gerçekleşir. Örgüt içindeki resmi iletişim ağı ile bir arada bulunur.

Resmi olmayan iletişim, yorumlar, tavsiyeler, öneriler, resmi olmayan görüşmeler ve tepkiler biçimini alır. Bu iletişim türü 'asma' olarak da bilinir. Kuruluşun yönetimi bu tür bir iletişim ağını kontrol edemez veya düzenleyemez. Örgütte çalışan insanlar arasında geliştirilen sosyal ilişkilerden kaynaklanmaktadır.

İnsanın sosyal bir hayvan olması, orada olmalı. Gruplar oluştururlar ve kendi aralarında örgütsel konuları tartışırlar ve görüşlerini ifade ederler ve çalışma üzerine yorum yaparlar, bazıları da olumsuz tepkilerini ifade eder. Resmi olmayan iletişimin bazı avantajları vardır ve bu nedenle yöneticiler bu tür iletişimi teşvik eder.

Koontz ve O'Donnell haklı olarak “yöneticiler, resmi örgütün iletişim kanallarını desteklemek için gayri resmi örgütü kullandıklarında en etkili iletişimin sonucunu” doğru bir şekilde gözlemlediler.

Bazı insanlar yanlış ve yanıltıcı olduğunu söyleyerek gayrı resmi iletişimi eleştirir ama her zaman öyle değildir. Yanlış anlaşılma ile sonuçlanan eksik olabilir. Daha çok resmi iletişimdeki mevcut boşluğu doldurarak resmi iletişim sistemine yardımcı olur. Gayri resmi iletişim sistemi bazı avantaj ve dezavantajlara sahiptir.

Avantajları:

1. Mesaj gayri resmi kanalda daha yüksek hızda akar. Bu zaman tasarrufu.

2. İşyerindeki kişilerin ortak ilgi konusu ile birleştirilmesinde yardımcı olur.

3. Koşullardaki değişime adapte olur. Bu anlamda dinamik ve esnektir.

4. Yeni fikirlerin oluşturulmasına yardımcı olur. Bu şekilde yaratıcılığı teşvik eder.

5. Örgün iletişim ile karşılanamayan işteki insanların sosyal ihtiyaçlarını karşılar.

6. Geribildirim bu kanalda hemen.

Dezavantajları:

1. En güvenilir olmayan iletişim türüdür. Bu kanalı kullanan menajer kendini ciddi sıkıntıya sokabilir.

2. Belirli durumlarda, kurum için zararlı olduğunu belirten söylentileri ve yanlış bilgileri yayar.

3. Çoğu zaman bu kanal çarpık bilgi taşır.

4. Bu kanaldan sağlanan bilgiler genellikle eksiktir.

Bu kanalı kullanan bir yönetici her zaman çok dikkatli olmalıdır çünkü onu kontrol edemez. Bu nedenle, kendisini kullanmak için kendisini kısıtlamalı ve gerekirse etkilerini en aza indirmek için gerekli önlemleri almalıdır.

Sözlü iletişim:

Bu basit ve yaygın bir iletişim yöntemidir. Sözel iletişimdir. Kişiden kişiye iletişimdir. Kişisel konuşma ve astlarla ve çalışanlarla görüş ve fikir alışverişinde bulunmanın özel etkileri vardır ve iyi insan ilişkileri geliştirmeye yardımcı olur. Sözlü iletişimi etkin kılmak için, mesajda açık olması için uygun kelimelerin seçimi kullanılmalıdır. Sert sözlerden kaçınılmalıdır.

Bir insanın tonu aynı zamanda iyi ve uygun kelimeler kullanılsa bile iletişimi etkiler. Hoparlör tarafından kontrol edilmelidir. Dinleyiciyi rahat hissetmek için çaba gösterilmelidir. Konuşmacının talimatlarını dinledikten sonra sinirlenmemelidir. Sözlü iletişim, iyi insan ilişkilerini sürdürmenin etkili bir aracıdır.

Gülümseme, kişisel soruşturma, bir kişiyi selamlama, mizah duygusu, pratik zorlukları anlama, bazı önemli ipuçları iletişimi çok etkili kılar. Sözlü iletişimin bazı avantajları ve dezavantajları da vardır.

Avantajları:

1. Hızlı ve zaman ve maliyet tasarrufu sağlar.

2. Konuşmacı hemen dinleyicinin tepkisini bilir.

3. Daha etkili bir iletişim kanalıdır.

4. Acil durum sırasında yararlı bir araçtır.

5. Geri bildirim anında. 6 Daha doğrudur.

7. Etkili gözetim ve kontrolde yardımcı olur.

8. Mesajlar açıkça anlaşılır çünkü sözlü iletişim iki yönlü bir kanaldır. yani, yüz yüze iletişim veya telefon ya da en yeni elektronik sistem video konferansı gibi belirli mekanik cihazları kullanma.

9. Çalışanların ve işverenlerin sorunlarını çözmeleri çok etkili bir araçtır.

Dezavantajları:

1. Uzun ve gizli mesajları iletmek uygun bir kanal değildir.

2. Eğer iletişimci anlayan dilde yetkin değilse, eskiden sözlü kanalı etkin bir şekilde kullanmak zordur.

3. Dinleyici hemen karar vermek zorunda kalacaktır. Teklifin üzerinde ciddi düşünmek için zaman bulamıyor.

4. Mesajların kayıt olarak tutulması durumunda amaca hizmet edemez.

5. Sözlü iletişimin geçici etkisi vardır.

Sözsüz iletişim:

Hareketler, vücut hareketleri, eylemler, sinyaller ve yüz ifadeleriyle iletişim kurmak sözsüz iletişimdir. İlkel toplumda iletişim sözel değildi. Sözsüz iletişim gözlemlenebilir, kaydedilebilir ve anlaşılabilir bir görseldir. Sözsüz iletişim, sözlü iletişim ile birlikte kullanılır. Sözel olmayan iletişim eski değildir, ancak hala modadır. Bir yönetici, yüz ifadelerinden, astlarının duygularını anlayabilir.

Bir yönetici işiyle meşgulken asistanına el işaretini verir. Belli durumlarda, sözel olmayan iletişimi kullanmak daha iyidir, çünkü kelimeler duygulara zarar verebilir ve bir kişi “Elçilerin kelimelerden daha yüksek sesle konuşması” demiştir.

Iletişim kanalları:

Modern zamanlarda örgütler hızlı bilgi akışı ister. Rekabet dünyasında bu saatin ihtiyacıdır çünkü geç kalırsanız geride kalacaksınız. Artık internet eski kanallardan kurtulup kaçıracak. Gerekli olan tüm bilgiler artık net. İletişim kanalı, mesajları göndericiden alıcıya iletme yoludur. Yöneticiler, yönetsel faaliyetlerini etkin bir şekilde yürütmek için hızlı ve zamanında çeşitli bilgilere ihtiyaç duyarlar. İhtiyaçlarına göre organizasyonlar kendi iletişim sistemlerini kurar. Popüler ve pratik iletişim kanalları aşağı, yukarı, yatay ve köşegendir.

Aşağıya Doğru İletişim:

Aşağı doğru iletişim kanalı, yukarıdan aşağıya doğru yönetim seviyesinden akar. İletişim akışının yönünü belirttiği gibi, üstlerden altlara doğru. Bu tür bir iletişim kanalı, yönetimin ve çevrenin otoriter niteliği için konuşur. Bu iletişim doğada bir yönergedir. Üstlerden gelen iletişim direktifleri, emirleri, politikalarla ilgili talimatları, programları, görevi, amaçları ve belirli görevlerle ilgili diğer bilgileri vb. İçerir.

Avantajları:

1. Çalışanlara direktif vermek için kullanılır.

2. Kuruluşun politikaları ve prosedürleri hakkında bilgi sağlanmasına yardımcı olur.

3. Üst programın organizasyon programlarının uygulanmasına ilişkin emirleri bu kanal üzerinden iletilir.

Dezavantajları:

1. Zaman alıcıdır ve çoğu zaman gecikmeye neden olur.

2. Aşağı doğru iletişim bir yoldur, bu nedenle geri bildirimi bilmenin yolu yoktur.

3. İletişimin çok katı bir kanalıdır.

4. Subordinat'ın tepkisi bu kanaldan bilinemez ve anlaşılamaz.

Yukarı İletişim:

Bu, aşağı doğru iletişim kanalının tam tersidir ve alttan üst yönetim seviyesine doğru akar. Bu iletişim kanalının önemi gerçekleşiyor. Üstler geri bildirim alır ve bu iletişim kanalıyla alt seviyelerinde çalışan astlarının ve çalışanlarının tepkilerini, duygularını ve fikirlerini bilir. Genelde üst düzey otoritelerce bilinmeyen çalışanların şikayetlerinin bilinmesine yardımcı olur. Aynı zamanda bazı avantaj ve dezavantajlara sahiptir.