Sistem Belgeleri: Özellikler, Amaç ve İçerik

Sistem Belgeleri hakkında bilgi edinmek için bu makaleyi okuyun. Bu makaleyi okuduktan sonra öğreneceksiniz: 1. Etkili Sistem Dokümantasyonunun Özellikleri 2. Sistem Dokümantasyonunun Amacı 3. Sistem Dokümantasyonunun İçeriği 4. Sistem Dokümantasyonun Seviyeleri.

Etkili Sistem Dokümantasyonunun Özellikleri:

Etkili sistem dokümantasyonu aşağıdaki özelliklere sahip olmalıdır:

1. Kolayca anlaşılan dilde açıkça belirtilmelidir.

2. Diğer belgelere atıf yapmak mümkün olmalıdır.

3. Gereken her şeyi içermelidir, böylece onu okuyanlar sistemi dikkatlice anlarlar.

4. Amaçlananlar için erişilebilir olmalıdır.

5. Sistem değiştirildiğinde, dokümantasyonun güncellenmesi kolay olmalıdır.

Sistem Dokümantasyonunun Amacı:

Resmi sistem dokümantasyonu aşağıdaki amaçları yerine getirir:

1. Operatörler ve kullanıcılar için eğitim programı geliştirmek için gerekli bilgileri sağlamak.

2. Geliştirme sürecindeki ilerlemenin kanıtını sağlamak için bir bilgi aracı oluşturmak ve süreci izlemek.

3. Bir sistemin bir makineden diğerine makineye dönüştürülmesini kolaylaştırmak.

4. Sistem değişikliğini ve uygulanmasını kolaylaştırmak.

5. Kullanıcılar, tasarımcılar ve yönetim arasındaki iletişim boşluklarını daraltmak.

6. Ne olacağını ve ne zaman olacağını önceden belirlemek için bir araç sağlamak.

Sistem Dokümantasyonunun İçeriği:

Sistem tasarımı ile ilgili rapor aşağıdaki unsurları içermelidir:

1. Sistemin genel amacını açıklayan projenin tamamına ilgili bilgileri içeren genel bir bakış.

2. Sistemde kullanılan her giriş ve çıkış için dokümantasyon. Her doküman her tasarıma eşlik etmeli ve her formun amacını ve kullanımını açıklamalıdır.

3. Sistemin her dosyasının dokümantasyonu, dosyanın sıralarını oluşturma ve güncelleme işlemleri orada olmalıdır.

4. Verilerin işlenmesinde kullanılan adım serisini tarif eden sistem akış şeması.

5. Önerilen ve mevcut sistemlerin finansal analizleri. Mevcut ve gelecekteki maliyetleri potansiyel maliyet tasarrufları ile sağlamak.

6. Bilgisayar sistemi ve çevre ekipmanlarının tanımı.

Sistem Belgelendirme Seviyeleri:

Dokümantasyon seviyeleri, yönetim hiyerarşisindeki dokümanın işletme amaçları için kime veya kime yararlı olduğu kişi veya pozisyonları ifade eder.

Bu seviyeler:

1. Kullanıcılar için belgeler

2. Yönetim dokümantasyonu

3. Veri işleme departmanı için dokümantasyon.

1. Kullanıcı Belgeleri:

Sistemin sorunsuz çalışması için, kullanıcıların sistemi tam olarak anlamaları ve başarılı bir şekilde çalışması için kendisinden ne beklendiğini bilmeleri önemlidir.

1. Belge, her giriş belgesinin bir örneğini ve kullanma talimatlarını içermelidir.

2. Ayrıca çalışma programlarını da göstermelidir.

3. Kullanıcının belgeleri, dosya düzenini ve dosya ilişkisi ayrıntılarını kapsamalıdır.

4. Kullanıcının dokümantasyonu teknik olmayan terimlerle sistemin tüm yönlerini kullanıcıların bakış açısından açıklamalıdır.

5. Tamamen kurulduktan sonra sistemin nasıl çalışacağını da açıklamalıdır.

6. Her çıktı raporunun bir örneğini gerekli açıklama ile birlikte içermelidir.

7. Giriş belgesi kodlama prosedürünü ve ayrıca çeşitli alanlar ve ilgili tablolar için kodlama yapısını belirtmelidir.

8. Sistemin sınırlamaları da vurgulanmalıdır.

2. Yönetim Belgeleri:

Aşağıdakileri kapsayan sistem önerilerini içerir:

ben. İşlevsel Tasarım — İşlevsel gereksinimler.

ii. Gerekli kaynaklar.

iii. Fayda maliyet analizi.

iv. Geliştirme programı

v. Kavramlar, mimari tasarım.

3. Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Belgeleri:

Bu üç kategoriye ayrılmıştır:

(a) Sistem tasarımcıları için belgeler.

(b) Operasyon personeli için belgeler.

(a) Sistem Tasarımcıları İçin Belgeler:

O içerir:

(i) Ana dosyaların düzenleri

(ii) Ara dosya düzenleri

(iii) Kontroller

(iv) G / Ç programları

(v) Çıktı rapor düzeni

(vi) Sistem akış şeması

(vii) Uygulama planı

(viii) Program spesifikasyonunun kopyası

(ix) Paftalardan giriş.

(b) Operasyon personeli için belgeler:

Bu üç alt gruba sahiptir:

1. Makine işlemleri — buna aşağıdakiler dahil edilmelidir:

(i) Her adım için ayrıntılı talimatlar.

(ii) Dosya saklama programları.

(iii) Araya Girme / Yeniden Başlatma prosedürleri.

(iv) Her adım için JCL Listeleri.

(v) Sistem akışı.

2. Veri hazırlıkları:

Belgeler tüm giriş belgelerinin örneklerini, kart düzenlerini, kayıt düzenlerini, veri hazırlıkları için özel araçları, veri saklama zamanlarını sağlamalıdır.

3. G / Ç kontrolü:

(i) Her adım için kalite kontrol kontrol prosedürleri.

(ii) Sevkıyat (raporlar) detayları

(iii) İşleme programları

(iv) Belge makbuzu detayları.

(c) Programcılar İçin Belgeler:

Her program için aşağıdakileri kapsayan bir program klasörü bulunmalıdır:

(i) Kaynak program listesi.

(ii) Sistem test çalışmasının geliştirilmesi.

(iii) Programın özellikleri G / Ç düzenleri.

(iv) JCL listesi.

(v) Herhangi bir özel tekniğin kullanımı

(vi) Test sonuçları

(vii) Test verisi listesi

(viii) Program mantık akış şeması.

(ix) Program sırasındaki özelliklerde değişiklik.

Nihai belge veya nihai rapor profesyonel olarak yazılmalı ve sınırlı teknik terimlerle net resimlerle ciltlenmelidir. Kuruluşun üst düzey yöneticileri yeni sistemin kavramlarını kavrayabilirlerse, gelecekteki projeleri takdir etme ve destekleme olasılıkları yüksektir.